信息数字化环境下工程建筑档案管理建设新方法剖析
2018-12-06刘军
刘军
湖南省洞口县建设工程质量监督站 湖南邵阳 422300
1 当前的工程档案管理问题
我国的工程建筑档案管理在信息化建设还处于初期的起步阶段，在建设过程中还存在着很多的不足和漏洞，究其根本原因主要是由于我国的工程建筑档案在信息化建设过程中并没有十分明确的针对群体，这就成为致使工程建筑档案管理信息化建设发展缓慢的直接因素之一。同时，在工程建设档案管理信息化建设过程中，人才紧缺也是阻碍工程建筑档案管理信息化建设的一个主要因素之一，档案管理人员对工程建筑档案管理的信息化建设的重要性认识不足，在工作过程中出现玩忽职守、弄虚作假，无法确保工程建筑档案管理信息化建设的真实性和可靠性。
虽然加大了工程建筑档案管理信息化建设的关注和投资力度，但是据相关的媒体资料显示，目前工程建筑档案信息化建设还是十分的缓慢，根本无法满足我国经济发展和社会建设的需求[1]。在工程建筑档案信息化建设过程中，由于多数的工程建筑档案的来源地不尽相同，因此信息相对的都比较分散，很难进行统一的、规范的管理；其次，虽然我国加大了对工程建筑档案管理信息化建设的关注和投资力度，但是部分的工程建筑档案管理单位在工作过程中还是更侧重于实体的工程建筑档案管理，对工程建筑档案管理的信息化建设的力度还是十分的薄弱。国的工程档案管理信息化现阶段还处于起步阶段，在今后的发展过程中还需要继续遵循我国对建筑行业信息化发展的有关规定，在不断的学习过程中吸收知识总结经验。
2 工程档案管理系统建设方法
2.1 改变原有的管理意识
无论是信息录入人员还是管理人员都应当将原有的落后的工程档案的管理意识加以改进，管理人员要看出工程档案管理这项活动的重要程度。之所以存在档案管理体系建设速度缓慢的情况，主要是因为相关人员并没有找到工程档案材料的基本价值，另外针对工程档案具有开发度不够的问题，管理人员可以对其封闭化的工程档案管理状态进行改变，管理人员要对当前的管理环节之中可用的信息化技术进行合理使用，避免使档案管理体系建设出现被架空的问题。在革新的管理意识之后，管理人员可以对工程档案管理的形式进行改进，使信息化技术与管理工作进行有效结合，在优化过后的管理系统之中对繁杂的工程档案材料进行整理，并做好分类以及数据库录入的工作，将工程档案录入到工程数据库之中，使工程档案转变为可分享的数据资源，这种档案变动也可以使工程档案的应用价值得以提升。
2.2 正确应对工程档案管理环节之中的风险因素
在具有信息化程度极强这一特点的档案管理系统之中对工程档案施加各种处理行为时，管理人员需要对信息技术带来的负面的风险因素加以管控，一些不良的网络病毒会在工程档案数据库开放时渗入到数据库之中，这就会导致数据库之中极为重要的工程档案出现被损害以及被修改的情况，这种安全风险因素必须要被管理人员注意到，并对其进行是迅速处理，同时一些涉及到保密元素的工程档案材料也必须要被以特殊的凡是对待。管理人员可以将加密装置安装到数据库之中，对更高级别的档案材料进行锁定，使其只能观看，不能被修改。应用信息技术以及现代数据处理技术的时候，管理人员必须要以正确的方式来看待这些技术，接受其带来的具有价值的积极影响，减少其带来的诸如风险性因素的消极影响。
在优化数据形式的工程档案的新型管理系统的时候，也不能放松对纸质型的工程档案的管理工作，管理人员可以将两种类型的工程档案管理系统进行结合，使两项管理活动可以并行开展。
2.3 提升负责工程档案管理人员的管理水平
管理人员给工程档案管理工作带来的影响也不容忽视，管理人员需要对建筑相关知识有一定的了解，以此改变自己的管理工作的开展状态。
档案管理人员作为工程建筑档案管理的主要执行者和参与者，档案管理人员的综合素养和业务技能直接影响着工程建筑档案管理工作的科学性和合理性。随着我国科学技术的不断发展和创新，我国多数的档案管理人员在对工程建筑档案进行管理的过程中还是沿用着传统的管理方式，显然已经无法满足我国现阶段经济发展和社会建设的需求，加大对工程建筑档案管理人员的培训力度，对实现我国工程建筑档案管理信息化的关键因素。工程建筑档案管理人员在工作过程中需要不断地充实自我，丰富自己的知识面，从而不断的提升自己在工程建筑档案管理工作中的具体价值；同时相关的管理部门也需要不断的培养和强化工程建筑档案管理人员的现代化意识，提高工程建筑档案管理人员对计算机技术的掌握和应用能力，为实现工程档案管理的信息化建设奠定坚实的基础和保障[2]。
3 结语
当前的社会的信息化水平飞速提升，而一些信息化技术已经影响到了管理工程档案的工作，工程档案拥有的价值不仅仅只体现在信息记录方面，同时也会直接影响到工程建设工作可靠程度。原有的工程档案管理手段比较落后，而借由信息技术改造之后的档案管理方法比较适合现代工程档案管理工作。本文着重对工程档案管理体系中具有的问题进行了研究，同时给出了几种有效管理工程的档案的创新型方法。在管理工程档案时，管理人员需要根据不同类型的建筑档案的具体管理需求来完成管理任务，并将管理经验加以总结，以此来完成现代工程档案体系建设任务。
