信息化时代办公室档案管理工作的创新研究

王胜红

【摘要】近年来，我国的科学技术水平得到了快速的发展，信息化已经融入了人们生活、工作的方方面面，我国已经全面进入了信息化时代，信息化时代对办公室档案管理工作也提出了更高的要求。企业的办公室档案管理面临着一定的挑战，如何做好档案管理工作创新是人们非常关注的课题。本文就信息化时代办公室档案管理工作的创新进行探析：首先分析了现阶段办公室档案管理工作中存在的问题，然后提出了办公室档案管理创新措施，旨在为人们提供一定的参考。

【关键词】信息化时代；档案管理；工作创新

办公室档案管理是企业管理的重要内容，加强档案管理能够为人事管理提供可靠的信息支持。在信息化时代，办公室档案管理工作内容更加繁多，要想适应人事管理的需求，就一定要采取有效的措施来创新档案管理工作，要充分利用信息化手段来进行改革，让办公室档案管理能够适应时代的发展。

一、现阶段办公室档案管理工作存在的问题

（一）办公室档案管理工作与信息化社会不相适应。在信息化时代，办公室档案管理工作的范围越来越大，工作内容越来越多，整个部门面临着更大的工作压力，信息化的发展给办公室的档案管理工作带来了一定的挑战，只有充分利用信息技术和信息手段才能够提高办公室档案管理工作的效率和质量。但是从实际的情况来看，很多企业在办公室档案管理工作中并没有充分利用各种信息技术和信息手段，档案管理的信息化程度较低，导致档案管理工作的整体水平偏低，和现代社会不相适应。

（二）办公室档案管理工作人员具备的信息技术能力不足。信息化时代要想充分利用信息技术和信息手段来创新办公室档案的管理工作，就要求办公室档案管理具备高素质的信息人才，充分利用信息化手段来促进档案管理的发展。但是从实际的情况来看，很多企业对办公室的档案管理工作不够重视，认为现有的办公室档案管理已经具有完善的体系，所以不需要引入专业的人才来进行管理创新，这种不正确的思想严重影响了档案管理的信息化发展，缺乏专业人才，档案管理工作人员的信息化技术能力普遍偏低，严重影响了档案管理的效率。

二、信息化时代办公室档案管理工作的创新措施

（一）提高档案管理人员的创新意识和信息化技术水平。信息化时代要创新办公室档案管理工作，首先要提高档案管理人员的创新意识和信息化技术水平。信息化时代办公室档案管理工作需要高素质的人才，所以要转变档案管理人员的思想观念，让所有的工作人员都能够认识到档案管理工作的重要性，增强工作人员对档案管理工作的认知水平和敏感程度，这样才能全身心投入到档案管理的工作中。另外，还要不断提升档案管理人员的综合素质，尤其是信息化技术水平，信息化时代办公室档案管理也应当与时俱进，加强档案管理的信息化程度，这就要求相关的管理人员具备良好的信息化技术能力，因此需要加强对档案管理人员的培训，树立终身学习意识，随着时代的发展来不断提升自身的专业知识以及专业技能，这样才有能力积极参与到信息化档案管理中。

（二）加强办公室电子档案管理。信息化时代办公室档案管理要改变传统的服务方式，要转变以往以纸质档案为主的服务方式，加强电子档案管理。因此，可以建立档案管网站，及时收集相关的档案信息和数据，实现档案管理的网络化和电子化。创建电子档案数据中心，对所有部门的电子档案进行统一管理，实现信息的共享，通过网站就能够快速、高效地查询相关的信息。和纸质档案相比，电子档案的保存更为长久，不会像纸质档案一样因纸质损坏而丢失信息。此外，电子信息在信息采集、整理和归档等方面的工作也更加便捷，能够真正实现档案管理的高效率，减轻管理人员的工作量。此外，可以在线采集各种数据信息和资料，并开展在线服务，这样就能够让档案的作用得到充分发挥，让档案管理发挥真正的用途，提高档案资源的利用率，實现其应有的价值。

（三）建立档案管理信息共享系统。信息化时代办公室档案管理工作要扩大管理的范围，建立档案管理信息的共享系统。信息化时代的档案管理并不是简单地将档案收集保管起来，还要加强对档案的利用，所以需要适当扩大档案管理的范围。办公室档案管理要建立信息共享系统，充分利用现代化的信息技术来管理档案，创建有效的反馈机制，让档案信息的利用更加便捷，改善信息档案的利用方式。在档案管理信息共享系统中，对于特殊部门可以提供一些在线服务，让这些部门能够足不出户就得到想要的信息，非常便捷，以此来更好促进部门的发展。建立档案管理信息共享系统也要求创新工作环节，在档案的收集、整理和利用的全过程都要充分利用信息化的技术。

三、结语

信息化时代办公室档案管理工作要实现创新，就要提高档案管理人员的创新意识和信息化技术水平，加强办公室电子档案管理，建立档案管理信息共享系统，才能促进办公室档案管理的信息化发展，顺应时代的发展。

【参考文献】

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