合同管理系统的应用及研究

刘燕



合同管理系统的应用及研究

刘燕

（中移铁通有限公司吉林分公司，吉林 长春 130012）

企业利用信息化手段加强合同管理，是降低合同风险的有效途径。以合同管理信息化系统建设为视角，从软件架构、研发技术选型、系统功能、信息安全、运维策略5个方向出发，介绍了合同管理信息化系统的建设过程，提出了信息化建设过程中的经验。

合同管理系统；软件架构；系统功能；运维策略

合同管理是企业经营管理基础工作中的重要内容，通过加强管理，规范合同的签订和履行，能够有效防范风险、优化管理、降低成本。

合同管理系统具有可复用合同创建归档能力，可将多业务、多类别合同模板按照版本统一管理，并提供检索及下载接口，降低不规范合同文本附带的履行风险。各地市可将优秀合同范本共享给全省分公司，实现优质合同资源共享，缩减合同编写时间，提升合同办理效率。在签批方面梳理并规范化合同签批流程，通过电子工作流转高效执行会签流程及合同文本归档，为规范合同文本、合同数据统计分析、快速检索提供有力技术支撑。

1 软件架构

合同管理系统提供以合同为中心的全生命周期管理，构架分为3层：①表现层。合同管理首页是系统的唯一入口，以统一的用户界面提供给内部员工的系统。该界面具有信息发布、待办、提醒等功能。②应用层。合同管理平台涉及的内容包括对象、标准文本、合同签订、合同履行、查询统计等，并为实现科学化、高效率的合同管理提供帮助。③应用支撑层。基于ICE产品框架上开发合同管理系统，结合工作流引擎，提供合同审批等流程的电子流程定义功能。

1.1 ICE产品框架

ICE作为开源通信协议产品，是分布式应用中一种比较好的解决方案，能够以最小的代价构建分布式应用程序。它可以支持不同的系统，也可以支持在多种开发语言上使用，服务端和客户端也可以根据自己的实际情况选择不同的语言实现，比如服务端采用C语言实现，而客户端采用Java语言实现，底层的通讯逻辑通过ICE的封装实现。

ICE是一种面向对象的中间件平台，这意味着ICE为构建面向对象的客户—服务器应用提供了工具、API和库支持。要与ICE持有的对象进行通信，客户端必须持有这个对象的代理，这里的代理指的是这个对象的实例，ICE在运行时会定位到这个对象，然后寻找或激活它，再把In参数传给远程对象，通过Out参数获取返回结果。ICE可以保证在任何网络环境或操作系统下成功调用只有1次，它在运行时会定位到远程服务器，在连接失败的情况下会尝试重复连接，确实连不上的情况会给用户以提示。客户端在调用服务端的方法时，可以采取同步或异步的方式实现，同步调用就相当于调用自己本地的方法，其他行为会被阻塞；异步调用是非常有用的调用方式，如果服务端需要准备的数据来自于其他异步接口，此时客户端就不需要等待，待服务端数据准备充分后，以消息的方式通知客户端，服务端就可以运行其他程序了，而客户端也可以到服务端获取数据了。

1.2 工作流引擎

工作流（Workflow），是“业务过程的部分或整体在计算机应用环境下的自动化”，它主要解决的是“使在多个参与者之间按照某种预定义的规则传递文档、信息或任务的过程自动进行，从而实现某个预期的业务目标，或者促使此目标的实现”。

Activiti是一种业务流程管理（BPM）框架，它是覆盖了业务流程管理、工作流、服务协作等领域的一个开源、灵活、易扩展的可执行流程语言框架，并提供了eclipse插件，开发人员可以通过插件直接绘画出业务流程图。

2 技术选型

《合同管理系统》主体部分采用Java/JSP语言开发，并采用Spring框架进行开发，数据库采用Mysql。J2EE是一种利用Java2平台来简化诸多与多级企业解决方案的开发、部署和管理相关的复杂问题的体系结构。J2EE技术的基础就是核心Java平台或Java2平台的标准版，J2EE不仅巩固了标准版中的许多优点，比如“编写一次、到处运行”的特性、方便存取数据库的JDBC API、CORBA技术以及能够在Internet应用中保护数据的安全模式等，同时，还提供了对Java Servlets API、JSP以及XML技术的全面支持。

Spring是一个开源框架，是为了解决企业应用程序开发复杂性而创建的。框架的主要优势之一就是其分层架构，分层架构允许用户选择使用任意组件，同时为J2EE应用程序开发提供集成的框架。Spring框架具有的功能可以用在任何J2EE服务器中，大多数功能也适用于不受管理的环境。Spring的核心要点是：支持不绑定到特定J2EE服务的可重用业务和数据访问对象。这样的对象可以在不同J2EE环境（Web或EJB）、独立应用程序、测试环境之间重用。

MySQL是一个关系型数据库管理系统，是最流行的关系型数据库管理系统之一，在 Web应用方面，MySQL是最好的 RDBMS（关系数据库管理系统）应用软件，所使用的SQL语言是用于访问数据库的最常用标准化语言。

3 系统功能介绍

3.1 合同管理

本管理支持上传、解析、下载成熟合同模板文件，并按照应用热度排序；分类别管理律师已核对的先例文本、合同类别，并可在系统设置中在线配置；提供全文检索接口，搜索并下载任意版本合同。

合同在线批改支持在线Word编辑器，可在浏览器端直接新建、批改合同，系统提供自动保存并生成新版本；新建类合同保存后可自动下载到本地；自动保存文档相关信息，比如批改人、修改时间、版本号，并可查询历史版本。为了保障历史版本的整洁，系统将自动归档合并多个版本文件为一个关键点版本。

3.2 合同会签流程

系统提供合同会签流程模板设计，包括流程图、流转过程所需页面表单、流程走向、结果汇聚等功能。整个流程为：发起签批流程，上传或在线选择合同文本、选择对方企业信息、选择合同类型、选择已其他合同为主体、选择各节点签批人、选择是否需要生成水印、选择审批流程；通过及驳回，会签执行人收到会签消息，进入签批页在线查看，也可下载到本地查看，所有会签参与人可对合同进行批注；自动催办，当会签通知发送给多人并只剩一人未签批且超过一个工作日时，系统自动发送催办邮件到未执行人邮箱；会签结果判定，根据会签流程模板定义的通过规则，达到则通过，未达到则驳回，驳回流程自动返回流程发起人账户，并通知所有参与会签人员会签结果；所有参与会签人签批完成并判定通过后，流程自动结束并提示发起人及人力资源部，上传纸质合同扫描件作为附件并填写相关信息，系统自动结束流程并将合同归卷。

3.3 合同执行及跟踪

以合同为主体发起执行跟踪流程，并选择项目参与者，制订执行计划。跟踪流程所产生的数据，归档到合同，最终可通过合同信息一并调出。

可根据项目执行评估制订执行计划，执行计划由预估时间点、执行节点、执行人构成。执行节点为预设选项，包含到货、初验、终验、发票开具或收取、付款。选定执行节点后填写预期执行时间，第一个执行节点必须选择预期时间，后续节点可是前一个执行节点的相对时间。

3.4 信息安全及硬件部署

信息安全防御系统由防火墙、入侵检测系统、漏洞扫描系统、病毒防治系统、Web信息防篡改系统等组成，是一个安全网络系统的基础组成部分，在统一安全策略的指导下，保障系统的整体安全。本系统采用B/S构架模式，后台分别为数据库服务器和应用服务器，数据库负责存储数据和数据运算。应用服务器则负责业务处理和界面操作。

应用服务器组通过专线方式接入到互联网中，通过固定IP访问，符合稳定、高速、安全要求。

3.5 系统运维策略

合同管理系统运维服务包括系统相关的主机设备、操作系统、数据库和存储设备及其他相关的运行维护与安全防范服务，保证合同管理系统的正常运行，降低整体管理成本，提高系统的整体服务水平。同时，根据日常维护的数据和记录，提供系统的整体建设规划和建议，更好地为合同管理信息化发展提供有力的保障。合同管理系统的组成主要可分为2类，即硬件设备和软件系统。硬件设备包括网络设备、安全设备、主机设备、存储设备等；软件设备可分为操作系统软件、典型应用软件（比如数据库软件、中间件软件等）、业务应用软件等。

通过运行维护服务的有效管理来提升合同管理系统的服务效率，协调各业务应用系统的内部运作，提高服务质量。结合业务部门现有的环境、组织结构、IT资源和管理流程的特点，从流程、人员和技术3方面来规划合同管理系统的结构。将业务部门的运行目标、业务需求与IT服务的相协调一致。

定期监控合同管理系统的关键状态及参数指标，包括以下内容：①运行状态、故障情况；②配置信息；③可用性情况及健康状况性能指标；④统计运维数椐、提供合同管理系统管理和工作报告、归纳总结并提供业务部门想了解的数椐报告。

［1］白丹.Web环境合同管理系统中电子签名的设计与实现［J］.机电产品开发与创新，2016（01）.

［2］林恒毅.大型企业信息系统运维服务体系建设研究［J］.信息化研究，2015（02）.

2095－6835（2018）20－0160－02

TU71

A

10.15913/j.cnki.kjycx.2018.20.160

〔编辑：张思楠〕