创新管理理念做好新时期高校院系办公室管理工作的研究

摘要：随着时代的进步，在高校院系行政管理中，作为管理的重要环节，院系办公为师生服务，与教学安排及学生管理等工作联系紧密，因而院系办公室正常开展工作，对准确传达高校文件精神、提升教学质量具有深远意义。但目前，我国高校院系工作还存在很多缺陷，对高校健康发展造成了很大的影响。基于此，本文主要论述了新时期，高校院系创新管理理念，做好办公室管理工作的相关知识，仅供参考。

关键词：创新管理理念；高校院系；办公室管理

引言：新时期，社会经济的快速发展，现代科技水平不断提高，促使社会各行业发生了翻天覆地的变化，尤其是管理技术与科学方面的变革，为各行业带来了新的发展机遇。同时，国家大力推行教育改革，在此过程中，高等教育快速发展，从而对院校管理水平提出了新的要求。高校办公室管理以教学与学生管理为主，为了更好的适应新形势变化，高校院系应用创新管理理念，提高办公室管理水平，显得尤为重要。

一、新时期，高校院系办公室管理工作热点

（1）服务性。这也是高校院系办公室管理工作的基本特点。院系办公室管理工作，为学校与院系教学目标的实现提供了基础保障，其旨在秉承教学规律与管理原则，以管理育人的理念，热情而周到地位全校师生提供全面服务。其服务质量是院系办公室管理工作的重要衡量标准。（2）综合性。作为院系综合办事与服务机构，院系办公室是党政领导与职权管理的综合性机构，其工作内容与文秘、会务、信访、财会、网络、外联、公用房及设备、统计及后勤保障等密切相关；其有非常宽泛的工作职能，比如参谋、协调与管理、服务等。新形势下，院系独立承担交科研、服务社会与传承文化等职责，日常建设中，出现的很多的新问题与事物，需要办公室负责处理。（3）时间性。办公室工作任务时间节点明确，很多属于上级或其它职能部门安排的紧急任务，强调任务完成的最后时间点，有明显的时效性。另外，院系办公室属于中心枢纽，需要处理各类突发事件。在此过程中，办公室要反应快速，急事急办甚至特事特办，将各方面关系与利益协调处理好。（4）协调性。高校行政管理中院校办公室属于基层办事机构，其工作不但要面对院校相关职能部门与领导机关，还要对所有师生负责。确保准确而及时地进行上通下达、下情上馈，有效开展各项工作。协调处理好各方面关系，加强沟通与协作。

二、新时期高校院系办公室管理工作的困境

2.1工作复杂，头绪多

新时期，高校院系办公室管理工作自身特点与发展，时期工作业务范围广且复杂，有很多头绪。随着工作内容的逐步细化与专业化，事无巨细，且要一丝不苟的完成，而在此过程中需要耗费大量时间与精力。此种背景下，办公室管理工作中，建章立制无从谈起，科学管理缺乏有效性，工作人员极易出现“疲于应付”的局面，使得办公室管理工作失去其本质目标，工作积极与创新性亟待提高。

2.2人员综合素养不高，结构配置不合理

首先，办公室工作人员专业性有待提高，管理、教育或文秘专业人才紧缺。其次，工作人员整体学历水平不高，相较之师资队伍，职称水平偏低。再次，工作人员不重视自身继续教育，培训机会不多，自身缺乏自我提高意识。其实，办公室工作人员应该全面认识高校教科研等管理工作，了解院系各项行政管理工作内容与流程，同时还要具备信息及管理艺术等专业知识。

2.3信息化管理水平偏低

现阶段，高校院系办公室管理工作中，信息化管理水平比较低，亟待提高协同办公性。首先，硬件建设，部分高校院系办公室办公设备设施比较落后。其次，软件建设，没有应用先进与完善的软件系统，使用效率低，亦或是软件功能以文件流转为主，信息交流、共享及协同办公等作用发挥不充分。最后，专业信息化管理人员配备不足，一般由其它办公室人员兼任，在时间与技术等方面，无法保障信息化建设水平。

2.4激励奖惩机制不完善

作为事业单位，高校院系办公室“在编”工作人员，意味着有“铁饭碗”。虽然事业单位积极推行聘用制改革，但受各方面因素影响，体制改革并不理想，同时办公室工作内容复杂，事无巨细，无法像其他老师一样可以申请研究课题，故长此以往，人员对工作产生厌倦心理。此种情况下，如果不尽快制定相关激励政策，人员内心就会形成“得过且过”等消极情绪。虽然很多高校在学期末，都会测评行政人员工作表现，但大多以传统德能勤绩等标准为主，刚性考核指标的缺失，无法全面了解并客观评价人员工作表现。另外，这一传统评价模式个人感情色彩中，对很多兢兢業业工作的员工工作积极性造成了挫伤。

三、新时期，创新管理理念高校院系办公室管理工作的建议

3.1坚持以人为本

新时期，高校院系办公管理工作中，要强化以人为本理念，加强人才培养。日常工作中，明确办公室工作人员主体地位，创造平等和谐的人际氛围，确保且全身心投入工作。同时，还要考虑并尊重员工个体发展需求，为其提供发挥创造与主观能动性的平台，创新工作管理的基础上，推动办公室实现和谐发展。

3.2加强育人管理

提高办公室工作人员综合素养，为管理工作提供保障。因而首先要对工作人员加强教育与学习，引导院系办公室员工牢固树立全身心服务于教科研工作的思想，在日常工作中，加强育人管理与服务，为教学第一线与师生做实事、办好事，以此提供热忱、优质与高效的服务。其次，积极接受各类学习与培训手段，鼓励办公室员工认真学习先进教育理论与院系专业知识，掌握行政管理、秘书、公共关系及办公自动化等领域知识，在寒暑假时期，积极参加短训班或去其它院校参观交流。在此基础上，确保办公室工作人员全面提高自身业务素养与管理水平。

3.3规范各项规章制度

一方面，高校院系办公室，要结合工作内容的改变，对工作岗位与职责进行合理划分。分门别类地将办公室各项工作落实到人，实现岗位到人与责任到人的目标，以防出现责任混乱或与实际工作不相符等现象。另一方面，建立健全监督、考核与奖惩等机制，全面落实岗位职责，在此基础上激发办公室工作人员地工作潜能，更好地完成本职工作。另外，完善各项办事规则，严格执行办事、办文及办会等相关流程，确保事事有章可循，从而科学、合理与规范化地开展各项工作。

3.4加强知识、信息的共享与交流，成立组织学习机制

新时期，高校院系办公室管理工作中，加强个人学习的同时，有意识地构建办公室共同学习氛围，形成良好的共同学习机制。重视“终身学习”，即办公室工作人员必须要养成良好的终身学习习惯；重视“全员学习”，即办公室各阶层人员要全身心投入学习，特别是管理决策层，其直接影响到组织未来发展，深入学习显得尤为重要；重视“全过程学习”：即在整个组织系统运行过程中，要贯穿学习理念。同时，通过定期轮岗或集中培训等形式，加强知识与信息的共享、交流也是十分必要的。

结束语：综上所述，随着教育改革的深入推进，高校快速发展的同时，创新并改革自身管理工作，以此顺应高校发展趋势。高校院系办公室管理工作中，创新管理理念，对社会稳定发展非常重要。此种背景下，高校院系办公室管理工作中，积极创新管理理念，以此更好地满足高校院系办公室管理工作改革需求，为提高高校院系办公室管理工作水平与效率，推动高校稳定发展，提供重要的保障。未来高校院系办公室管理工作中，创新管理理念，将是时代发展的必然趋势。

参考文献

[1]王艳萍.现代管理理念在高校院系办公室管理中的应用与思考[J].办公室业务，2016（04）：39.

[2]王勇.浅议高校院系办公室管理中存在的问题及优化策略[J].吉林工程技术师范学院学报，2016，32（01）：61-62.

作者简介：杜薇，女，1975年11月9日，汉族，籍贯：江苏徐州，学历：本科，职称：助理研究员，研究方向：教育管理。