浅谈企业办公室工作管理新思路

石光华

摘 要：随着社会经济的快速发展，在经济全球化的大趋势下，办公室作为企業综合性管理服务机构，同时兼有很多重要职责，其作用对企业良好的经营运作越发重要和明显，办公室的工作效率直接影响企业的正常发展运作。本文简要阐述办公室工作的特点和主要内容，总结常见的管理问题，并提出办公室工作管理的新思路，以供相关工作人员参考借鉴。

关键词：企业；办公室管理；创新

随着我国经济的快速发展，我国各企业也在不断的发展壮大，企业办工作已经成为一个综合性的管理服务机构，在企业中承担这非常重要的职责，也有着承上启下的作用，关系到各种决策和总要工作是否能够落实到实处，新形势下，办企业办公室的作业和地位日益重要，做好办公室管理工作，坚持以人为本，开拓创新是现代企业发展的基本保障，是提高企业办公室工作效率的关键。

一、企业办公室管理工作的特点

办公室是企业中综合性的管理服务部门，就企业正常运转的关键部门，企业办公室的管理工作具有一下特点：第一，协调性和操作性。办公室是外界和企业内部的重要信息渠道，需要进行有效的信息沟通，处理协调企业内部各部门关系，创造良好的工作环境，培养企业员工团结协作的工作精神。第二，综合性和全局性。办公室是企业运作的关键部门，管理工作具涉及企业的方方面面，具有综合性和全局性的特点。第三，辅助性和服务性。办公室直接为企业领导服务，协助企业领导工作和决策，为企业的发展起到了辅助和服务的作用。

二、新时期企业办公室工作内容

（一）制定企业制度

办公室要根据企业的短期和长期目标以及工作任务，及时制定和完善各项规章制度，以保证企业适应新时代的发展需求。

（二）辅助企业领导决策

办公室为企业发展收集和汇总各种有关于经济和发展的信息，信息的收集和分析可以为企业的决策起到信息补充等辅助作用，一遍企业领导根据市场经济的变化做出正确的战略决策。

（三）公共关系管理

办公室根据公司的战略规划与政府、合作企业等方面建立和维护良好的公共关系，以保证企业各项目工作的顺利进行，并且要组织相关部门进行危机公关处理工作。

（四）企业日常管理

企业日常工作的科学管理是现代企业生存的关紧啊，办公室日常管理包括接待工作、印信保管、值班保障等日常事物，同时还有一些业务细化和业务拓展等工作，通过对日常琐碎事物的科学高效管理，把企业各部门紧密联系起来。

（五）业务档案管理

办公室还要根据实际情况做好文书、人事、重点项目等档案的手机管理工作，进行分类管理，以便能够充分发挥企业档案的作用。

三、办公室管理面临的问题

在这些年我国企业的发展中，很多企业的办公室管理并不成熟，还存在很多问题，包括办公室工作人员的职责分工不够明确，在实际管理中容易出现漏统，其次办公室管理工作缺乏主动性和积极性，只是单纯的执行企业领导的命令，没有发挥其辅助性的作用，并且，企业内部缺乏科学的监督制度，容易导致企业内部出现腐败问题。

四、企业办公室管理新思路

（一）建立高效的管理制度

企业的良好运作离不开科学高效的管理和优化的工作流程，在企业日常工作中，必须要有严谨、高效的工作制度对员工进行约束，严格规范接待制度、印信管理制度、会议制度等等，避免出现工作无序的情况出现，尤其是接待工作和会议工作等需要企业多个部门以及企业外部相关单位参与的工作，这类工作影响因素较多，如果没有严格的工作流程，难以使其有条不紊的进行，在管理制度的建立上，要遵循系统性、可行性、高效等等基本原则，做到统筹兼顾，深入分析工作流程，简化工作工序，提高工作效率。

五、合理分工办公室内部工作

对办公室内部工作进行准确合理的分工是办公室科学管理的前提，企业办公室具有咨询、信息收集处理、服务等众多智能，只有进行合理的分工，细化岗位职责，才能实现科学化的管理，防止责任互相推诿的现象出现，确保工作落到实处，在进行分工时要从实际工作需要出发，合理安排工作量。

（三）发挥协调公共关系的枢纽作用

办公室作为联系企业内部门和企业内部和外部之间的关键部门，如何能够协调好公共关系，其中公关能力的提高非常重要，这就要求办公室的共组人员能够熟悉掌握企业内部各部门的职责和工作情况，在协调时以不卑不亢的态度化解协调工作中的难点，对于企业领导的工作指示要技术下达，对于基层员工意见也要及时反馈。

（四）树立严谨的工作作风

办公室的工作性质具有很强的不稳定因素，在工作中往往充满变数，工作是否认真负责直接影响企业对外的形象，例如接待工作和会议工作等，常常会有突如其来的状况和变故，所以这些工作的合理安排要有很强的责任意识，还要有一定的预判能力，最大可能把工作一次性做到位，以防措手不及，这不仅仅提高了工作效率，有强化了工作计划的执行。

（五）提高办公室工作人员的综合素质

现代企业管理的重要理念就是以人为本，办公室工作人员的综合素质也要紧跟时代要求，除了具备基本的沟通协作能力之外，还要善于学习，不断提高知识储备，还要具有一定的法律意识，以适应新时期办公室管理的要求。

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