浅析现代企业档案管理工作的信息化建设

罗容

【摘要】檔案管理工作的信息化建设是当前社会关注的热点问题，近年来档案管理信息化的成果充分表明了其重要性和现实性。企业应当档案管理信息化建设内涵有所了解和把握，对档案管理信息化建设的现实意义有所认识，在此基础上探索档案管理信息化建设的路径和方法，为新时期档案管理信息化建设提供更加坚实的基础。

【关键词】企业档案管理 信息化建设

在信息技术和网络技术快速发展的背景下，企业内部档案管理能力得到了日积月累的提升，可以说档案管理信息化建设是现代信息社会发展到一定阶段的产物，同时也是档案管理变革和发展的大势所趋。近年来，各个企业在档案管理信息化建设上投入的时间和精力越来越多，力求要实现档案管理工作的与时俱进，使之与企业经营发展目标相适应，与企业所处竞争环境相契合，最大限度地挖掘出档案管理工作的作用和价值。近年来，档案管理研究的重点集中在提升档案管理技术性和实效性上，并以提升档案管理人员工作能力和档案管理工作效率为重点

一、档案信息化建设的概况

档案信息化建设建立在国家档案行政单位具体管理要求的基础上，以科技信息技术为依托，是对传统档案管理模式进行优化和更新的过程，能够在很大程度上提升档案信息资源收集、整理、存储和服务的能力。此外，从档案管理工作全局来看，档案信息化建设也具有明显的特征和优势。

第一，档案管理信息化具有变革性。档案管理信息化就是在档案管理工作中合规、适当地引入信息化技术规范的一个过程，目的在于对档案管理任务、档案管理工作结构和流程进行重新梳理和整理，是从内部开展档案管理创新的一种关键途径。除此之外，档案管理信息化建设还能有效地弥补传统档案管理模式存在的弊端和漏洞，树立不同阶段、不同环节的档案管理工作的策略和思维模式，使得档案管理工作在本质上发生转变，为档案工作的发展提供更加强有力的支撑。

第二，档案管理信息化建设路具有时效性。档案管理信息化建设并不是一蹴而就的事情，相反其是比较复杂的一个系统工程。建设信息化档案一方面需要先进的科学信息技术，另一方面则需要坚定不移、锐意进取的创新精神，唯有如此，档案管理信息化建设才能取得成效。在档案信息化建设的过程中，企业要对相关的软硬件设施进行及时更新和优化，使其保持在最佳运行状态，并对其开展定期的维护和检查工作，使得档案信息化建设得以持续和稳定。

二、档案信息化建设的重要性

企业档案信息化建设能够在提升档案管效率的同时解决现有档案管理工作中出现的各种状况和问题，提出针对性解决措施，实现档案管理社会化服务目标。档案管理信息化建设的重要性可以从以下几个与面体现：

第一，可以改善档案管理工作质量。档案管理开放化和信息化是其发挥自身价值和作用的前提。档案管理信息化建设表面上看是引入科学信息技术的一个流程，本质上则是引导档案管理工作从管理利用层面转向资源收集、存储和服务层面，能够在整个社会层面进行档案信息资源有效配置，提升档案管理服务社会的能力。

第二，拓展档案服务范围。本质上来说，档案管理工作属于信息资源管理范畴，而信息资源的实际价值只有在信息采集和信息利用的过程中才能得到充分挖掘和发挥，而信息资源的利用效果又会对信息资源的时效性和利用规模产生直接影响。因此，档案管理信息化建设成为现代档案管理工作拓展服务范围、提升信息利用程度的关键。

第三，提升档案信息储量。科学技术的快速发展使得信息技术行业同样获得了迅猛发展，大数据技术、云计算技术近年来得到了快速的普及和应用，在各行各业中发挥了至关重要的作用。信息存储技术的快速发展也让档案信息的采集与整理变得更加高效便捷，信息存储能力的大幅度提升也发挥出纸质存储介质下不可比拟的存储优势。信息存储技术的发展和提升也转变了传统纸质介质的单一存储弊端，同样的信息可以以文字、影像、图表和动画多种形式予以存储。

三、档案信息化建设与档案管理的对策

鉴于档案管理财企业发展的重要意义和档案管理信息化建设的必然趋势，企业需要采取针对性措施来提升档案管理信息化建设质量：

首先，要完善档案管理工作体系。档案管理信息化建设作为一种档案管理变革工作方式，需要完善和工作体系和工作制度给予其支撑。为此，企业建立健全的档案信息化工作体系是必须而且是必要的。建立相对完善的档案管理工作体系需要强调以下几方面的工作：第一，要明确档案管理工作体制，优化档案管理工作制度，根据企业内部各个部门和系统之间的互通情况创建有效的信息管理平台，实现对档案管理工作的动态监控和管理；第二，企业要提升档案管理信息化建设在档案管理工作体系之中的重要性，引导档案管理信息化建设和电子化建设的同步开展；第三，按照档案管理法律法规的相关要求完善企业档案管理工作，使得档案管理工作更加合理和规范。在档案管理实际工作开展中，还要针对档案信化建设设置专项任务，并进行合理有效的分配，让档案信息化建设更具针对性和实效性。

其次，推进档案建设工作进程。档案信息化建设最重要的一个任务在于开展信息资源建设，信息资源数据化构建和档案信息资源的共享成为核心工作要点。首先，要针对档案信息资源数字化建设提出具有可行性的建设方案，并加强对其的动态检查和监，及时关注用户诉求和用户建议，对建设方案进行实时调整，并创建兼具便捷性和效用性的档案目录，给予档案信息化建设足够的人力支持、财力支持；其次，进行档案信息资源共享，根据国家对档案管理信息系统建设的统一要求进行管理信息系统建设，并使之和企业办公系统有效融合，实现真正意义上的网络档案信几自管理。

四、结语

综上而言，档案信息化建设已经成为档案工作开展的必然趋势并且成为档案工作创新的必然选择。现代化社会背景让档案信息化建设愈加被放在重要的位置上。档案管理部门需要意识到档案信息化建设的战略意义，大力推进档案信息化建设历程，充分挖掘档案价值，提升档案管理社会意义。

参考文献：

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