高校图书馆电子资源成本管理的现状及问题

朱宸沁

【摘要】电子资源作为传统文献信息资源的一种补充形式，在图书馆馆藏资源发展中的重要地位日益凸現。南京某高校在进行电子资源建设的时候投入了很多的物力和财力，但通过对该校电子资源的使用情况进行调查，我们发现结果并不理想。由此，我们不禁思考其中存在的成本管理问题，并对发现的问题提出解决方案。

【关键词】电子资源 成本 成本效益原则

一、成本构成

电子资源的成本可以分为前期投入和后期运营两大部分。

（一）前期投入由两方面的成本构成——硬件投入和软件投入

（1）硬件投入主要是一些为了购置固定资产、基础设施等发生的费用，具体包括计算机、服务器、办公家具、办公自动化设备、存储设备以及网络通讯成本等，是电子资源得以运行的基础设施的投入。

（2）电子资源的软件投入不仅包括购置的数据库成本，系统管理、维护的管理软件、安全软件、存储软件等软件成本，还包括人员培训成本等。数据库的购置成本是很大的一部分，包括购买电子出版物、数据库使用权等。人员培训成本包括对员工的培训成本和对用户的培训成本两个部分。

（二）后期运营的成本同样来自两个方面——固定成本和变动成本

（1）固定成本来自人员成本，网络运营成本和固定资产折旧。人员成本包括图书馆内电子资源管理和服务人员的工资、福利和提供专项服务的额外报酬。网络运营成本主要是一些网络常规的维护费用，万维网网费以及必要的流量费用等等。而折旧费用来自于上述前期投入中的固定资产的折旧，电子设备的更新换代速度是很迅速的。

（2）变动成本是总支出随业务量变化正比例变动的成本。它包括通信成本和信息传送费，是随着电子资源和网站点击量增加而增加的部分。也就是使用电子资源的人越多，变动成本相应的就越多。

二、问题分析

针对上述成本问题，我们将从成本效益原则出发，讨论我校图书馆电子资源的成本控制部分。出于高校图书馆电子资源的公益性，效益主要是来自非货币收益，分为三部分。一是电子资源利用情况，二是给使用者带来的效益，三是给学校带来的效益。

（1）电子资源利用情况是电子资源效益的主要构成部分，它是指用户通过浏览、登录、检索、下载、打印、馆际文献传递等方式利用电子资源数量的统计信息。由于我们难以获得网站具体的每天点击量与下载量，因而我们通过非随机抽样的方式，在校园各处询问本校学生相关的使用情况。最后，统计结果显示：在受访的253名学生中，知道我校数字资源系统的有168人，了解率为66.4%；而仅有62名同学表示曾使用过图书馆官网上的数字资源，使用率仅为24.5%。

（2）用户作为电子资源的服务主体，在考虑电子资源的效益时是不可忽略的重要因素。电子资源的好处肯定是巨大的，不仅能满足用户的各方面信息需求，还免去了用户要亲自到图书馆和信息服务机构去查询的麻烦，节约了用户往返图书馆以及查询图书的时间，促进和提高用户的科研水平、学习能力。

但是尽管存在着这诸多好处，在上述调查中使用过学校数字资源导航的62名学生中，满意或是基本满意的仅为43人，满意率大致上为70%，并没有很高。结合我们小组自身的使用情况，问题的来源主要有两点——首先，部分电子资源质量差、水平低。我们在使用过程中，发现了几篇文献竟是来自于高中生，这不禁让人对于资源的质量产生了不好的印象与感观。再者，我们认为不同的数据库之间存在很大一部分重复与交叉。当我们在“超星数字图书馆”和“书生之家”两个数据库中搜索“传统文化”关键字，出来的首页搜索结果中前12个有2个重复。这样的重复在一定程度上也使得电子资源的效益受损，影响用户的使用效率。

（3）高校图书馆电子资源的建设绝不仅仅为学生带来便利，对于高校也有好处，比如说有利于提高高校教育的质量，从而促进高校竞争力的提升。但是一定程度上，学校效益等于用户效益总和。高校致力于这一切的初衷就是为了学生的发展和教育，如果用户的效益差强人意，那么学校的行为就造成了资源的浪费。那么从上述用户情况来看，这方面同样并不完善。

三、解决方案

根据上述问题我们认为，图书馆电子资源的管理主要需要在两个方面加强，一个是数据库购买过程中的质量和成本管理，另一个是购买后在校内的宣传与推广。针对这两个方面，我们提出以下解决方案：

（一）数据库购买过程中的成本管理

（1）调查与分析阶段成本管理。调查与分析阶段成本管理的主要措施包括：①参照其他高校购买数据库的情况确定要试用或购买的数据库。②可以与数据库供应商协商，由数据库供应商提供调查费用，图书馆进行实际操作进行用户调查。

（2）实施阶段的成本管理。实施阶段成本管理的目标是对数字图书馆信息资源建设项目的成本进行动态的管理，实现数字图书馆信息资源建设项目经费的最合理利用。主要工作是确定价格。

（3）提供服务与总结评价阶段的成本管理。提供服务与总结评价阶段的成本管理的主要目标是对项目建设中的经费使用进行统计和控制，保证资金使用的合理性，并为以后的建设提供借鉴资料。同时运用相应的会计方法进行经费的控制分析。

（二）校内的宣传与推广

在固定成本占比较大的情况下，只有用户使用的检索次数越多，资源利用率越高，平均使用成本才会降下来。因此提高资源利用率应成为学校图书馆追求的目标，据此重视电子资源的宣传与推广是必不可少的：

（1）用户培训。即利用讲座来介绍图书馆的电子资源以及每种资源的使用方法，比如新生的入馆教育、研究生和教师的专场讲座。

（2）资料宣传。将一些资料放到图书馆大厅的报栏中由用户自由取阅，其中包括各部门撰写的数据库介绍和使用指南的宣传单，还有数据库商提供的使用说明：在培训讲座中，给参加的用户发送相关的电子资源宣传单等资料。

（3）培养重点用户。通过对重要用户进行走访，面对面地与他们沟通与交流，有针对性地介绍图书馆现有的数据库，介绍数据库的新功能，掌握用户在使用数据库过程中的问题和困难，了解他们的需求，征求他们的意见和想法等。