农业科研档案管理现代化研究

文/德州市农业科学研究院 朱秀娟

农业科研档案是对相关研究结果的归档，是十分宝贵的资料也是难得的资源，对于农业科研档案的管理是整个农业科研单位档案管理工作的一个重要的组成部分，同样也是整个科研管理系统工程中不可或缺的一部分。做好档案管理工作，是对参与科研的工作人员所做出的结果的一种尊重，保护好了档案对以后科研人员或者其他工作人员的工作都会带来极大的方便。农业科研档案管理是农业科技管理工作中的重要组成部分。在新的环境下，科技档案工作者要更新观念，积极探索农业科研档案管理的新途径，努力提高农业科研档案管理水平。

一、农业科研档案管理的现状

（一）缺乏专职的档案管理人员。农业科研单位改制以来，对省级农业科研院所的管理人员进行了精简，很少有单位能够设置专职的档案管理人员。各个研究所的档案室管理人员多数是兼职人员，且身兼数职，这部分管理者往往被繁杂的行政事务缠身；档案整理需要有必要的时间保证，兼职人员能够用在档案管理的时间是非常有限的，仅在工作时间上就难以保证档案管理过程的连续性，在管理质量上能够保证交上来的档案不丢失，完成基本的查阅利用都需要工作之余完成，想使档案管理工作上档升级和档案开发利用就相当困难了。

（二）对档案管理工作不够重视。农业科研单位以科研为主，领导把主要精力大都放在了科研工作和事业发展上，没有太多的精力顾及档案管理，有的人认为档案管理工作做到存放不丢失即可，对档案管理工作的搜集、整理、编研、开发和利用等一整套工作方法缺乏了解，导致对档案室基本设施建设一般投入不足，或者说重视程度不够，这就导致了档案管理人员对搞好档案管理工作缺乏信心。单位领导应加强对档案室基本设施条件的建设，做到防火、防盗、防虫、防湿和降温，改善档案的存放条件，使档案资料存放条件达到最佳，避免档案资料的损坏。有条件的要积极购置高科技电子管理设备，如照相机、复印机、传真机、扫描仪、电脑等设备，使档案室硬件条件达到档案管理上档升级的必备条件。

（三）专业知识更新缓慢。农业科研单位的档案管理人员进行专业培训的机会较少，专业知识更新速度慢，特别是缺少最新的科技档案管理知识。这些人员平时与专业人员交流的机会较少，工作环境相对比较闭塞，思想比较滞后。长期以来从事单一枯燥的工作，难免产生不良的情绪，加上收入少，显示才华的机会少，职称晋升难，不堪社会生活压力，压抑的心情长久得不到释放，势必会影响工作质量。

二、提升农业科研档案管理现代化的方法

（一）依法治档，提高档案意识。采取多种形式，认真学习、大力宣传、严格实施《档案法》《档案法实施办法》《科学技术档案工作管理条例》，提高科技人员依法管理科研档案的自觉性，为开展科技档案管理工作打下良好基础。

（二）创新管理方式，加强过程管理和服务。档案人员要从过去重视档案的验收、成果申报材料齐全的监督和指导，转向以过程管理深化服务为中心的档案工作各个环节的监督和指导；从管理所有档案转向重点保管成果档案，管理正在研究项目档案材料的形成；从重视归档后的监管转向文件材料形成过程和形成前的监管。把档案收集管理工作延伸到项目研究的每一个阶段、每一道程序、每一个环节、每一个形成材料的节点上，使每一个科研项目材料的形成、积累、整理、归档等始终处于受控状态。

（三）创新管理机制，探索新型管理模式。从保存和利用的层面出发，积极寻求适应农业科研单位特点的档案管理新机制，探索以研究所为中心，以项目组为纽带的分级管理模式，即研究所抓项目组，一级抓一级，管理网络化。以项目组为单位保管结题档案和管理正在研究课题形成的材料，每个项目组确定一名兼职档案人员负责项目研究过程中形成的档案，并建立综合卷，对项目组的研究课题进行综合管理。项目组每年将结题项目形成材料目录、研究进展、项目简介及经费使用情况等分别报科研管理部门、档案部门、研究所备案，以便随时掌握每个课题的研究动态及材料形成情况。

（四）搞好协作管理，提高农业科研档案质量。科研档案工作是科研管理工作的重要组成部分。科研档案是否完整、准确、系统是科研单位科研管理状况的综合反映，而科研档案管理对科研计划的管理、项目的实施、成果的推广、知识产权的保护有着很强的促进和反馈作用。因此，农业科研档案管理要突破长期以来档案部门与科研管理部门各自为政、条块分割、相互脱节的模式，建立起科研项目管理与科研档案管理一体化的模式，切实把科研档案建档工作纳入科研管理的工作制度，使科研管理与档案管理融为一体，相得益彰。

三、结束语

综上所述，农业科研档案是非常珍贵的农业科学资源，对发展农业生产和促进农业科技进步具有重要意义。随着当前农业科技的不断发展，农业科研档案管理工作的重要性日益凸显。笔者从农业科研单位档案管理的特点着手，并结合作者多年档案管理工作的体会，分析了农业科研档案管理现状和存在的主要问题，提出了加强农业科研档案管理的对策与建议，希望为以后档案管理提供一定帮助。