供电企业协同办公系统公文审核问题与解决办法

文/国网长沙供电公司 毛盈旎 肖时雨

公文，全称公务文书，是企业在实施领导和管理、履行职能、处理公务等过程中形成的具有特定或法定效力的规范体式的文书，是传达贯彻党和国家的路线方针政策以及上级部门（单位）和企业工作部署、发布规章制度、请示和答复问题、安排生产经营活动、指导布置和商洽工作、报告情况、交流经验的重要工具。公文具有政策性、定向性、实用性、可靠性、时效性和规范性的特点，公文审核工作应遵循实事求是、准确规范、精简高效、安全保密的原则。

一、公文审核的重要意义

公文审核是公文草稿在送交企业领导人审批签发前，对公文内容、体式等的全面核查，是文稿经领导逐级审签、把关，提升转变为“红头文件”的重要环节，是文秘人员以文辅政、参与决策的重要途径。

公文审核对公文质量有着直接影响。《党政机关公文格式》（GB-T9704-2012）中明确指出公文标准：内容和格式的合法化，即要求公文的具体内容和制定程序必须按照国家法律法规、规章制度的相关规定执行，不能越界，否则是无效的；形式上和格式上的标准化；公文主题突出鲜明、规范严谨，文字庄重合规；对机关工作的依赖性。

公文流转过程中，公文审核贯穿始终，《党政机关公文处理工作条理》中明确规定：各级党政机关办公室（厅）主管本机关的公文处理工作；公文文稿签发前，应当由发文机关审议的重要公文文稿，审议前由发文机关办公室（厅）进行初核。上述规定突出了办公室（厅）在公文审核工作中的核心作用，同时要求公文审核贯穿于公文处理的全过程。

综上所述，公文审核是一项十分重要的工作，对控制公文数量、提高公文质量、确保公文法定效力具有重要意义。公文审核在公文流转过程中处于非常重要的位置，因此要落实公文审核，需实现合法化和规范化。对于供电企业而言，办公室的公文审核既有合法合规性审核，又有公文规范性审核；既具有企业管理的广度，又具有专业技术的深度，是一项要求高、难度大、专业性强的工作。

二、供电企业协同办公系统公文审核常见问题

供电企业协同办公系统公文审核工作，是对协同办公系统中由部门代拟的、以企业名义印发的公文文稿进行修改、规范，提高文稿质量，确保文稿与上级要求和企业决策部署相一致，保证公文的严肃性、原则性、指导性和科学性的一项工作。其为企业公文流转提供了更加便利的手段，优化资源提升效率方面功能尤为突出，但同时我们也要清晰地看到供电企业协同办公系统公文审核存在的问题。公文审核的重点：一是把好行文关，包括该不该发文和以谁的名义发文。二是把好政策、法规关，包括公文的合法合规性审核，是否符合行文规则等。三是把好程序、格式关，包括文稿送审程序、公文格式是否规范等。四是把好文字关，推敲文稿用语是否得体、准确，是否有错字、漏字。五是把好数字、标点关，包括数字、计量单位是否准确、规范，标点是否完整准确等。总结供电企业实际工作中公文审核情况可以发现，与上述要求重点相比，出现了一些新的问题。

（一）不遵守行文规则。一是文种使用不当，对公文文种缺乏认识，出现自制文种、误用文种、混用文种的问题。较常见的是请示和报告混用，甚至“请示报告”连用。另外是自制“申请”文种，与请示、报告混用。请示是向上级请求指示、批准适用的文种，属必须办理的公文，报告是向上级汇报工作、反映情况、回复询问适用的文种，属阅知性公文。一般情况下，若同时收到“请示”“报告”，应先办理请示性公文。二是公文形式使用不当，上行文、平（下）行文格式不分，采用平（下）行文格式向上级部门行报告或请示，属于明显的问题公文。三是主送单位不当，使用不规范、不准确的主送单位称谓，公文中的主送单位名称必须为单位全称或规范简称，同时要注意不可向企业内部部室行文，只可行企业层面的公文。公文内容若有针对性，须具体报送至某些单位，且其相互为不相隶属的单位，主送单位不可合并行文，应单独逐一行文。

（二）主旨内容不清楚。一是“请示”一文多事。请示必须一文一事，这样请示的问题才能明确、具体。不能在一个请示中请示多个事项，能够批复和不能批复的事项混杂一起，或该具体的没具体，上级部门难以批复。二是“报告”夹带请示事项或者“请示”夹带报告事项。报告夹请示，上级机关就可以不批复，请示没有实际意义；请示夹报告，造成文字冗长，不简洁，影响办文效率。三是标题拟写不当。公文标题一般由发文单位名称、事由和文种三要素组成，三者缺一不可。除发布或转发特定出版物名称、法规制度等需加书名号外，公文标题中一般不用标点符号。同时，标题应力求简洁、鲜明、准确，一般不超过50个字，简明扼要地说明公文核心内容，让阅文者一目了然。四是引用文件未完整标注文件标题及文号或标注顺序不当。引用公文应先引发文机关，再引标题，最后引发文字号，并加括号，发文字号中年份应用六角括号〔〕括入，不可使用【】或［］。如多次引用同一文件，第一次出现时引用标题全称及文号，后面可直接引用文号。五是数字、标点符号、计量单位等存在错误的。日期用阿拉伯数字，应写具体的年月日，年份标全称，如“18年”是错误的，应为“2018年”，月、日不编虚位（即1不编为01），如“二〇一八年四月二日”是错误的，应为“2018年4月2日”。标有引号、书名号的并列成分之间通常不用顿号；书名号内标示停顿时用空格；标示时间、地域的起止一般用一字线，标示数值范围起止一般用浪纹线；须套用括号时，应采用不同的括号形式配合使用。要使用国家法定计量单位，且要注重全文计量单位的统一性，不能中英文混用。六是未经注释使用非规范化简称及缩略语。政府规定的机构名称简称、社会约定俗成等规范化简称可以直接引用外，其他非规范化简称或缩略语，一般先用全称，并注明简称；使用英文字母缩写时，应先用中文全称，并注明英文缩写。七是附件说明与附件内容不相符。正文中附件名称、顺序要与附件中附件名称、顺序完全一致。八是存在口语化现象。公文要注意语言的规范，使用书面语言，特别是会议纪要，不能照录领导原话，要转化为书面语，如“××部门要将××设备捋一捋”，可改成“××部门要对××设备进行一次全面梳理”。九是要注意站位。部门在起草代拟稿时代表的是企业，要注意不能站在部门的角度，要从企业的角度组织材料。

（三）体例格式不规范。一是应使用而未正确使用上行文格式。如请示和报告，一般有其固定结束语“妥否，请批示”“特此报告”，部分公文却易将两者混淆使用，或者直接省略。二是层级序号标注不符合要求。正确的四层结构层次应为：“一、”（方正黑体三号），“（一）”（方正楷体三号），“1.”和“（1）”（方正仿宋三号），该结构层次可以跳过，但不可颠倒使用。若层次仅有两级，第一层为“一、”，第二层可为“（一）”或“1.”。而企业内相当一部分公文习惯将第三层序号“1.”误用为“1、”。三是上行文未在附注处注明联系人及联系方式。根据公文管理规范要求，上行文须标注附注，附注要准确标明联系人姓名和联系电话，尤其联系电话要写全，内部电话不能用企业内部短码表示。四是附件未按要求标注“附件”、附件序号及附件标题。附件左上角应标注“附件”二字，不能误标为“附表”“附”“附录”，对于有多个附件的还要按顺序标注附件序号。附件中标题不可缺失，且字体要规范。五是落款为企业名称，不可为企业部门名称。六是公文中的数字，除部分结构层次序数和词、词组、惯用语、缩略语等必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数码。

（四）公文审核不到位。公文起草、审核、签发、封发等环节都需一定的时间，在流转过程中每个环节都要进行严格把关，明确具体责任人，但在实际情况中，有的公文因时间紧急，没有时间充分把关，有的公文起草、审核人员受专业技术水平的限制，不了解具体实际工作，或者审核流于形式，导致公文审核未形成全程、全员审核的局面，如代拟文稿需经总经理办公会或党委会审议通过的，是否已过会？需经相关部门会签的，是否会签？新建制度或成立非常设机构需在法律部门、人资部门备案并完成相关手续流程，这些程序是否完备、有无缺漏，都需要办公室审核人员提醒代拟文稿部门完善措施后再发起流程。另外，公文具体写作规范，如标点符号、文字、数字等的使用未严格遵守《党政机关公文格式》（GB-T9704-2012）、《党政机关公文处理工作条例》《国家电网公司公文管理办法》等相关要求，影响公文审核的效率和质量。

三、原因分析

（一）部门和单位领导对公文审核工作重视不够。有的部门负责同志不重视公文处理工作，只要求公文能说明白问题即可，不了解上级部门和本单位对公文管理的相关规定，忽视企业公文处理工作的程序化、规范化和制度化建设，致使本单位的公文存在这样那样的问题。

（二）学习培训交流少。公文处理工作专业性强，文字水平要求高，没有严谨细致的作风、没有认真负责的态度、没有深厚扎实的功底是做不好的。供电企业内较多部门的公文撰写人员只能算是兼职文秘人员，长期在本职岗位上默默奉献，但较多的时间忙于自身部门业务工作上，主动学习掌握上级有关公文管理的新规定新要求较少，甚至参加系统学习培训和交流的机会也较少，长期以来习惯于用老套路、老办法来处理公文，并且有的部门公文起草人员流动较快，新进人员对公文业务不熟悉，不能按规定制度办事，导致出现了一些低级错误。

四、加强公文审核工作的对策建议

（一）领导重视是关键。企业内各级领导都要高度重视公文审核工作，切实加强领导，并落实到对这项工作的高标准、严要求上来。不断适用新形势新任务新要求，积极创造条件，支持公文审核人员大胆开展工作，做公文审核制度化、程序化和规范化的带头人。对不按公文处理办法报送的公文要坚决退回，从根源上避免“文件倒流”现象。

（二）制度落实是根本。公文审核工作政策性、程序性强，工作环节多，时限紧，要求高。近年来，国家及供电企业系统内就公文管理出台了一系列具有较强针对性和操作性的制度，确保了公文审核工作有章可循、有据可依、责任明确。一分部署，九分落实。既然定了制度，就要认真学习、严格遵守，将执行制度作为一项经常性工作。充分发挥公文审核中的把关作用，以制度规范行为确保发文严谨、细致和规范。

（三）强化责任意识是核心。公文管理工作具有政治性强、涉及领域广、规范化要求高、被动性大等特点，从事公文审核工作的人员，只有具有较高的政治觉悟、严谨的工作态度、较好的文字水平、强烈的责任心和时间观念，对每一件公文严把程序关、政策关、行文关、体例格式关，对每一句文字的表述、每一个标点符号的使用认真推敲、反复斟酌，才能确保公文的严肃性和权威性。

（四）加强学习培训是保证。做好公文审核工作，需要培养一批政治觉悟高、综合素质高、责任心强的高素质专业队伍。供电企业内的部门文稿代拟人较多为本部门专业技术人员，学习交流公文管理工作的机会较少，长期默默奉献于专业岗位上，按老套路办事，对公文审核中出现的新问题新现象缺乏研究，在一定程度上影响了公文处理的效率和质量。加强学习培训，首先要经常学习上级机关和本单位有关公文的规章制度，以及中央有关政策和电力行业前沿知识，时刻提醒自己以制度约束行为，从根源上保证公文程序化、规范化和制度化。其次，对公文审核中出现的新问题、新现象，要与同行多交流、研讨。再者，要加强对企业公文管理工作的指导，邀请上级机关专家开展公文培训活动，尤其要针对本系统公文中存在的问题进行公文审核培训和讲评活动。可以成立公文工作协作组，针对本系统公文中存在的问题经常或定期进行研究探讨和交流，促使公文人员提升业务水平，从而提高企业公文质量。

（五）强化绩效考核是抓手。建立健全科学、完善的考核评估标准和激励机制，从文稿质量、行文规则、体例格式等方面定期检查本单位公文管理情况，并对发文质量进行综合评价，对优秀的个人和单位进行表扬，对不符合考核标准的情况予以批评，以维护公文管理的严肃性，将考核结果同单位绩效考核及公文起草人员评优、提职挂钩，充分调动各方积极性和主动性。

五、结束语

公文作为企业传达政策、部署任务的重要方式，涉及员工的切身利益，以及企业全局性工作安排，公文审核工作的质量和水平，关系到为领导、为部门和为基层服务的效率质量，因此必须切实认识到公文审核的重要性，尽量避免一些问题的发生，只有审核符合规范标准了，才能提高公文的质量，使得公文发布后出现的问题减少，从而让公文的执行效率提高，充分有效发挥公文的效力，让企业内部运转更为顺利，将上级决策部署正确贯彻实施，最终为企业持续健康发展起到有效促进作用。