煤矿企业档案管理工作的现状及应对措施

2018-11-25宁夏银星煤业有限公司史宏珍

办公室业务 2018年22期

文/宁夏银星煤业有限公司史宏珍

档案作为重要信息资源库，对其进行有效管理可以显著提高企业管理效率，达到促进自身发展的目的。我国社会经济水平不断提升，煤矿企业市场竞争日益激烈，如何在激烈的竞争中站稳脚步，成为企业相关管理人员需要思考的一大难题。而强化档案管理工作，提高管理水平，对于促进煤矿企业发展有重要推动作用，需要煤矿企业相关负责人给予高度重视。

一、煤矿企业档案管理工作的现状分析

当下我国煤矿企业档案管理现状不容乐观，主要问题体现在三个方面：人员素质水平不高、硬件投入不标准和重视力度不够，以下进行详细的论述：

（一）档案管理人员素质有待提高。对于煤矿企业档案管理工作而言，是一项复杂的工作，需要管理人员具备较高的能力和素养。煤矿企业档案管理专业人才匮乏，人员素质水平有待进一步提高，所以导致档案管理水平较低，具体体现在以下几方面：第一，煤矿企业盲目追求经济效益，将人才培养重点放在了经营和生产上，忽视了档案管理人员培养，导致档案管理人员素质无法适应当下需求。第二，档案管理人员工作积极性不高，主要是没认清档案管理工作重要性，这不仅无法提高档案管理水平，而且还会导致档案管理工作出现极度混乱的现象。第三，信息技术不断发展，煤矿企业档案管理工作逐渐朝着信息化和智能化方向发展，这就需要有相应信息技术人才进行支撑，然而煤矿档案管理人员虽然具备很好的管理经验和能力，对于信息化技术的掌握不到位，无法适应信息化的档案管理需求。

（二）硬件设施不标准。煤矿企业档案管理工作可以有效记录企业发展各方面工作内容，为煤矿企业后续发展战略的制定提供指导，煤矿企业对于档案管理工作重视力度不够，硬件设施达不到相应的标准，最终造成档案丢失和损坏等问题，详细如下：第一，由于硬件设施的不标准，所以在档案保存中对于通风、防火和防潮等工作没有做到位，导致档案出现损坏的问题，给煤矿企业发展造成严重影响。第二，新时期我国煤矿档案趋于多样化发展，这就给档案保存设备提出了更高要求。

二、煤矿企业档案管理工作问题的应对措施

（一）提高档案管理信息化水平。随着信息网络时代的来临，给煤矿企业档案管理工作的有效开展创造了有利条件，为了有效提高档案管理水平和质量，需要加强档案管理信息化建设，重点做到以下几点：第一，加强硬件投入。对于煤矿档案信息化建设而言，必须要有高标准的设备作为支撑，例如计算机、扫描仪等，这都是信息化档案管理工作须具备的，为档案管理效率提升提供重要物质基础。第二，软件方面投入。除了硬件投入外，还需要加强信息化档案管理软件投入，例如完善资源检索系统，这可以快速有效进行档案信息库查询，给档案管理效率提升创造条件。第三，信息化档案管理虽然在一定程度上实现了智能化和自动化，但还不能脱离人员参与，为了达到提高档案管理信息化建设的最终目的，需要重点培养档案管理人员的信息化技能和素养，以确保档案管理信息化建设的有序实施，最终促进我国煤矿企业的进一步发展。

（二）提高档案管理资金的投入力度。现阶段，我国煤矿企业过分注重经营和生产，在这两方面投入过多，而对于档案管理工作的资金投入较低，导致档案管理无法发挥实质性效果。因此，煤矿企业相关负责人需要加强对档案管理工作的重视力度，提高资金投入，引进先进的技术、人才和设施，为档案管理工作高效开展创造条件。煤矿企业相关部门还需要通过协调，制定有效的管理方案，对档案管理体系进行优化，目的是降低档案管理工作劳动力投入，同时发挥出实质性作用。

（三）健全煤矿企业档案管理制度。建立健全的档案管理制度，详细包括以下几点：第一，制度的建立并不是盲目的，需要经过实际的分析和总结，特别是煤矿档案管理工作而言，其性质不同于其它工作，所以在建立管理制度前，需要对以往的档案管理问题进行分析和总结，找出其中出现漏洞的原因，这对于档案管理制度的建立有着重要的指导作用，可以使管理制度发挥最大效用。第二，档案管理制度的建立需要注重细节，切不可疏忽其中任意一个方面，这样才能确保档案管理工作有序开展，最终推动煤矿企业进一步发展。第三，在完成档案管理制度的建立后，需要开展试推行工作，目的是对制度中存在的不足之处进行优化，确保档案管理制度可以真正起到制约管理工作的目的。