企业档案外包工作探析

文/西安热工研究院有限公司 肖潇；西安紫薇地产开发有限公司 陈金星

外包(Outsourcing)是指企业综合利用外部的专业化资源，将企业内部的某项职能或某项任务分包给其他企业或机构来完成，从而达到降低成本、提高效率、最大限度地发挥本企业的核心优势，增加对外界环境应变能力的一种管理模式。在社会分工日益细化的背景下，随着业务的不断拓展，企业既有的档案部门及专业人员已无法应付日益庞杂的档案管理工作，档案外包应运而生。

一、档案外包概述

企业档案外包是指企业将其在生产经营活动中产生的档案内容实体及其从事档案管理的相关活动委托给特定的档案管理中介，从而优化运营过程，降低企业档案工作的成本，使企业档案人员跳出繁杂、细碎的基础工作而专注于更顶层的总体管控、标准设计、质量监督，使企业集中优势资源专注于主营业务的开展。

根据档案介质类型划分，企业档案外包业务包括：纸质文件管理服务（文件保管、文件扫描、文件销毁、编目整理等），电子文档管理服务（特藏库保管、备份周转服务、灾难预防及恢复服务、电子文档销毁等）。

根据业务类型划分，企业档案外包业务包括：档案存储、档案咨询、档案数字化（扫描）、档案信息化平台建设、档案查询、档案运送、档案培训、档案装具支持等服务。

此外，部分档案外包机构还提供大事记编研，WEB应用解决方案，容灾备份服务、文物鉴定、文物拍卖等业务。

二、档案外包的业务流程

企业作为市场活动的主体，其文档工作贯穿于各项业务活动始终，档案外包工作不可避免的需要企业内部各职能部门相互配合，在档案主管部门的牵头下与档案外包机构协商，签订档案服务外包合同，约定双方权利与义务，为后续外包工作的顺利开展提供保障。具体来说，企业档案外包主要包括以下几方面：

（一）需求确定。以档案外包的对象划分，企业档案外包工作分为存量外包和增量外包。存量外包是指企业将现有的所有档案业务外包给档案中介机构，由于所涉及的文档资料已经由企业内部档案机构整理归档，存量外包一般只涉及对纸质档案的数字化及系统著录等业务；增量外包则以年度、季度或月度为阶段，对该阶段产生的文档资料搜集、整理、著录、归档等全过程进行打包招标并委托给第三方档案中介机构。企业进行档案外包前，应根据外包的具体对象类型确定外包业务的内容，分析档案外包的必要性与可行性，确定档案外包的范围与方式，制定档案服务外包工作规划。特别需要注意的是，企业在进行档案外包之前，应根据国家法律法规、制度标准以及企业商业保密需求，对档案进行价值鉴定和密级鉴定，明确可外包档案和不可外包档案的范围。

（二）招标。企业在明确档案外包需求并制定外包工作规划的基础上，应根据国家及上级部门关于服务采购管理的规定，制定并执行具体的档案外包服务机构筛选方案，通过单一来源采购、邀标、竞争性谈判、公开招标等方式选择合适的承包方。根据所涉及档案的重要程度、密级对档案进行分级，对于不同级别的档案可选择具备不同资质、服务能力的外包服务机构。

（三）签订合同。确定外包机构后，企业应与之签订书面合同，建立正式的委托与被委托的法律关系。合同须约定档案外包服务内容和范围、服务质量标准、合同双方的权利与义务、价格标准与付费方式、交付物及交付标准、服务期限、违约责任和赔偿条款、保密条款等内容。

（四）过程管控。企业应对合同执行的全过程进行管控，主要包括对外包服务机构的人力资源管理、财务管理、保密管理、风险管理等进行有效监控，对服务质量进行定期或不定期抽查。在监控过程中发现异常情况时，应及时督促外包服务机构进行改正。必要时，可在充分评估影响、制定善后方案的前提下，主动终止服务协议并采取法律手段应对其违约行为，降低档案外包工作的风险。

（五）评价反馈。企业应在过程管控的基础上对档案外包服务机构的服务质量进行评价，评价结果作为外包服务机构改进服务质量及后续服务项目准入的重要参考依据。为节省招标成本，与档案外包服务机构建立持续健康的合作关系，促进企业档案外包工作稳步开展，企业对于增量外包型档案业务，可在招标过程中，重点挑选现有合作机构中表现优秀的外包机构签订长期战略合作协议。

三、档案外包关键问题及应对措施

企业在进行档案外包服务委托时，应在全过程管控的基础上，重点针对外包服务过程中相关的服务质量、安全风险、知识产权等问题采取必要的预防和纠正措施，确保档案外包工作顺利开展，维护企业合法利益。

（一）质量问题。档案作为有价值的原始记录，应着力确保其真实性、完整性、原始性。在档案外包过程中，由于企业自身的档案工作标准规范与外包服务机构的工作标准规范存在出入，且由于外包服务机构工作人员专业素质及业务技能参差不齐，外包档案的质量不可避免会受到影响。这就需要企业档案部门在进行外包委托时，明确企业档案工作标准和规范，必要时对外包工作人员开展业务培训；同时，企业应严格实施全过程管控，对外包工作成果进行监督和抽查，及时纠正外包过程中存在的质量问题；此外，在签订合同时，企业应明确档案外包工作的验收标准，在最终交付验收时，严格按照合同规定的标准进行验收审核，确保档案工作的一致性、规范性。

（二）安全风险。档案作为公司生产经营活动的真实记录，必然承载了企业的商业机密（国有企业，尤其是涉密企业由于承担国家及地方使命，更是涉及国家机密），涉及企业甚至国家的安全。企业在进行档案外包委托前，首先应对待外包文档对象进行严格审查，剥离涉及企业及国家核心机密的文档，对一般性涉密文档进行标注，后续监督中予以重点关注；其次，对相关外包服务机构开展尽职调查，重点审核其主体资质、专业能力、经营声誉、既往业绩、风险应对能力等方面，及时排除不合规机构；最后，在合同条款中严格规定保密条款，并与外包机构工作人员签订保密协议，确保企业档案安全。

（三）知识产权。企业档案外包工作相关的知识产权主要包括：1.档案本身所包含的知识产权；2.对档案进行著录、标引、扫描、汇编、研究、出版等产生的知识产权；3.档案外包过程中形成的档案工作标准、规范、文档管理软件等知识产权。对于1、2类知识产权，企业档案部门应极力确保其为自身的固有权益，并在合同条款中予以明确，档案外包机构在工作中应严格保护，不得擅自据为己有或进行非法转让；对于第3类知识产权，企业须根据具体情况，主动引导顶层工作标准、规范的制定，积极参与档案管理软件等信息化平台的需求分析及顶层设计，争取掌握档案工作的核心知识和技能，并在与外包服务机构协商的基础上，转化为企业自身的知识产权，确保企业在档案外包工作中的主导权。

服务外包作为企业档案工作一种新的潮流和趋势，因其在节约成本、提升效率方面的优势，受到越来越多的企业及档案管理机构的关注。同时，由于相关政策法规不完善、外包服务行业规范缺失以及企业自身原因，当前的档案服务外包在服务质量控制、安全风险防控及知识产权归属方面有待进一步完善。企业在进行档案外包委托时，应从企业自身利益出发，明确档案外包的范围和标准，通过合同规范档案外包服务机构的工作标准，维护企业的合法利益。