浅议综合档案室在供电企业发展中的重要意义

文/国网青海省电力公司西宁供电公司 赵丽娜

档案是指企业在各项生产、经营活动中形成的对国家、社会和本企业具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。做好档案管理工作是企业健康发展的需要，档案管理工作是企业管理工作的一部分，是提高企业工作质量和工作效率的必要条件，是维护历史真实面貌的一项重要工作。科学规范地管理档案，是衡量一个企业业绩与管理水平的重要尺度。综合档案室是企业统一保管和管理本单位各门类档案的独立实体，将企业里的文书、会计、科技及其它门类、载体的档案集中起来统一保管和管理，并为企业提供利用服务。

一、行政管理方面

企业综合档案室的设立有利于对档案工作的组织领导。档案工作是企业管理的一项基础性工作，企业领导应将档案工作列入议事日程，经常督促、检查，解决工作中存在的实际问题。供电企业综合档案室的正式设立，实现了档案的集中统一管理，有利于对企业档案工作实行统一指挥和管理决策；有利于单位领导更加准确地掌握和处理档案信息，有利于对全局工作的控制和协调；有利于及时贯彻落实党和国家及上级单位关于档案工作的各项方针政策。

二、档案管理方面

（一）有利于档案管理的规范化和标准化。一些企业档案分散管理，由于没有统一的组织机构，没有相应的管理制度，使档案工作无章可循。企业档案实行集中统一管理后，建立了综合档案室，从组织机构上有了保证。档案人员制定档案的收集、整理、借阅等制度、标准，有利于档案工作的制度化、规范化和标准化建设。

（二）有利于档案的收集、整理和保管。在一些档案没有实行集中统一管理的企业，各部门形成的档案由若干个兼职的档案人员分头管理，档案的收集、整理和保管没有保障。有的单位文件资料散失严重，形成的材料不少，保存下来的却是寥寥无几。企业建立综合档案室，配备专职档案员，有利于企业形成的档案能够及时收集、整理、归档。可以集中财力、物力保障档案库房的设施设备，更有利于档案的长期保管、有效利用。

三、档案信息开发利用方面

档案工作的最终目的是为了利用。综合档案室集中统一管理档案，有利于档案信息的开发利用。

（一）决策参考方面。企业任何规章制度的出台，都是建立在原有管理系统的基础上，充分发挥档案的作用有助于计划和决策的科学化，有利于提高工作效率和管理水平。

（二）项目管理方面。档案是企业业务活动的记录，具有凭证和参考作用。供电企业电网建设项目较多，项目管理的各个环节都会产生诸多资料，项目的验收投运等工作都建立在项目档案收集、整理的基础上，档案整理与项目管理工作同步开展、相互促进。

（三）企业文化方面。档案与企业文化紧密相连，档案是企业发展的真实记录和见证，档案是企业文化的重要组成部分。通过企业的档案我们能够了解到企业的成长历程，企业的核心价值观，文化氛围等。

（四）法律方面。档案是当时、当地和当事人在业务活动中形成的原始记录，真实可靠，是令人信服的真凭实据。能够保护企业、员工、业主合法权益不受侵害，明确各方面的责任，减少不必要的纠纷。

（五）培训方面。档案是重要的教育资源，其原始记录性对教育工作具有强大的说服力和感染力，一个个真实的案例可以提高培训的效率和效果。

四、档案人才队伍建设方面

档案工作是一项专门业务，也是一门技术工作，档案人员不是一朝一夕就能掌握和胜任的。档案人员要有较高的技术水平和业务素质，才能不断提高整个单位档案工作水平。在分散管理的形式下，档案人员多为兼职造成了精力分散，经常是兼而不管，而且不稳定，档案管理工作难有建树。综合档案室集中统一管理，档案数量和工作量逐步增加，专职档案人员的设立，改变了档案人员兼职过多，无时间顾及档案工作的被动局面。档案人员可以有充分的时间进行档案整理和管理工作，有精力钻研档案业务，不断提高业务水平，保持人员相对稳定，实现档案人员的专业化建设。

从以上分析可以看出，企业综合档案室的设立，实现了档案的集中统一管理，既满足了企业现实发展的需求，又有利于企业长远规划的决策，利在当代，功在千秋。