高校学术会议服务团队工作技巧探讨

文/四川大学高分子材料工程国家重点实验室 范敏敏 唐艳 王迪 王勤 刘怡静

高等院校举办学术会议是学科建设的重要内容，该类会议的成功举办对提升学科社会影响力和知名度尤为重要。学术会议是前沿科技的快速交流平台，参会者不仅能够在会议上汇报自己的最新科研进展和新型理论思想，展示和提升自身价值，而且可以了解同行学术大师的科研动态，借鉴科研经验。但大型学术会议的会务工作繁复，会议组织者必须面面俱到筹备会前、会中、会后的各项事宜，才能确保会议顺利召开，最终达到正面宣传高校的效果。然而高校大型学术会议的组织者通常不是专职会务工作人员，因此如何在做好日常工作的同时，处理好各项会务工作便成了工作的难点。本文结合作者自身在办会服务方面的工作经验，探讨高校学术会议组织技巧，以供高校管理同行参考。

一、加强全流程数字会议服务

会议组织阶段的工作重要且繁琐，在做好会议筹备的基础上，采用数字化先进手段科学管理会议通知、会议联络宣传等环节可达到事半功倍的效果。通常，会议宣传和会议通知采用邮件发送的方式进行，这种通知形式看似简单，实际上存在重发、错发或漏发的问题，且大批量发送会议信息容易被服务器误认为垃圾广告邮件，退信的现象时有发生。此外，后期收集参会人信息时需要会务工作者逐一下载参会人参会回执，再进行归档统计，工作量巨大且易出错。近年来，会议网站和各种移动终端公众平台（如微信、QQ）的建立为会议的筹备工作带来了莫大的便利，可广泛地吸引广大科研工作者积极参会，提高会议影响力，是当下最为流行且高效的会议宣传模式。借助网站和移动终端公众平台，参会者不仅可以及时、准确地查看会议宣传信息，而且可以在线提交参会住宿、报告等回执信息。与此同时，会务工作者可通过网站和移动终端后台快速导出参会者提交的各类信息，及时掌握会议规模、与会专家或报告人的学术层次以及会议期间各项工作的安排布置，实现高效、便捷地管理。当然，对于必须采用邮件发放的部分会务工作，则可通过word的邮件合并功能结合office中的outlook进行分别发送，可以避免遭到邮箱运营商及反垃圾组织的打击，保障群发邮件的安全送达。

二、会议服务管理团队化

高校学术会议筹备工作繁琐、忙碌，工作量远远超出一个人的能力范围，进行团队协作势在必行。会议组织需围绕“组织人员”和“任务分工”来进行，不仅需要确定组织人员的角色、具体任务，而且需进行任务描述、确定会议议程、形成会议纪要等。团队的领导者需凝聚团队力量按计划完成各项任务，确保团队成员明确具体行动和计划等；团队的参与者则需积极参与会务组织讨论、明确自身职责、按时完成所分配任务等。另外，高校学术会议通常会邀请学生志愿者参与会议组织工作，通过专门的会务培训团队加强对学生志愿者的培训便成了重要环节。通过必要的组织培训和指导，学生志愿者可以快速地掌握会议注册、会场服务等环节的各项事宜，从而保障会务工作的顺利进行。近几年来，高分子材料工程国家重点实验室平均每年主办或承办国际、国内学术会议5次，大强度的会务工作势必引导会议服务向团队化方向发展。比如，在会务工作开展前，会务团队的领导者会提前以一个系统的方式制作详细的会务操作手册，详细说明会务工作各环节所需准备的物品和具体负责人，同时让每个团队参与者清楚整个会务的全部流程，明确自己在不同时间和地点的具体工作任务。通过团队协作，不仅可以使复杂的会务工作分工细化、责任到人，避免团队成员分工不合理现象的发生，而且可以向各位会务参与者树立精诚合作、团队作战的意识，有利促进各项会务工作有条不紊地开展。

三、注重细节做好会务服务

会务服务直接影响到会议的质量和效果，而会务服务的质量取决于细节。细节往往因其“小”，而容易被人忽视，掉以轻心；因其“细”，也常常使人感到繁琐，不屑一顾。但就是这些小事和细节，往往是事情发展的关键和突破口，是关系会议成败的双刃剑。在会前的准备工作中，需反复确认核对会务资料是否完善、指示牌摆放是否正确，话筒、投影等硬件设施是否正常。会议期间需切实做好会场内和会场外服务，包括会议报到注册、食宿安排、车辆安排、引导入座、会议记录、录音摄像等环节。只有热情细致地做好各项服务工作，才能有机地衔接各个环节。根据以往办会经验，高分子材料工程国家重点实验室通常会在会场设置会务值班室，由专人收集和发送会议的相关信息，并负责协调会议期间各种突发事件，落实领导交办的各项事宜。通过这种会务值班室的设立，一是可以畅通大会筹备各类事项，加强与参会代表的沟通联系，便于上传下达、沟通和紧急事件处理，更高效地为参会代表提供优质服务。二是可以紧盯细节，整体把握会场情况。除了会务值班室，还会为各分会场指派具体负责人和志愿者，紧盯住各种细节，比如准备一套会议主持词交给会场主持人，以方便其把握会议议程；准备备用电脑、投影仪、话筒、激光笔等硬件设施，以备不时之需；提前在会场入口处张贴会议日程海报、报告人介绍海报等；提前联系报告人将PPT送至分会场调试；会议开始前负责会场人数清点工作，会前5分钟及时提醒尚未到场的参会代表；会中负责PPT切换服务、检查会议音响、室温、通风等情况，并根据实际情况进行调整；维护会场秩序，提醒参会人员将手机调成静音等。如遇报告人缺席临时取消报告，及时修改报告议程，并通知会场主持人通知与会者当日修改报告顺序。另外，要指派专人做好会议的安全工作，保障会议的顺利进行。特别是大型会议参与人多且杂，会务组要保障所有参会人员在会议举办期间的安全，确保不发生任何安全事故。

四、善始善终做好会后会务工作

会务工作不会因会议日程结束而完成。首先要统筹做好会后服务工作，组织协调参会代表办好离会手续，如向代表开具带有公章的参会证明等。其次，为了提高今后办会水平，需及时整理归档会议资料，如会议方案、会议通知、会议须知、会议议程、邀请函、领导发言稿、会议记录、会议期间照片和视频资料、参会人员注册签到表、会议论文摘要集以及相关财务票据等材料。收集整理会议相关资料的工作需贯穿会议工作的始终，并将收集资料分类汇编，以备今后查询。最后，需全面做好会后总结工作，总结会务工作中的经验与教训，修改和完善办会的工作流程、规则等，为今后会议提供参考。

五、结束语

一次大型学术会议对于会务工作者而言，既是一次严格的考验，也是一次难得的锻炼机会。一次大型学术会议的圆满结束是会务工作者们共同努力的结果。作为会务工作者应时刻保持严谨细致、高效运转的工作状态，及时沟通、共同协作，从“会前奠定基础、会中保驾护航、会后总结成果”三个方面，积极创新会务工作新思路、新方法，在保障人力、物力、财力的同时，更高效地组织大型学术会议，为提升高校学术水平和学者们的科学素质发挥积极作用。