如何提升高校办公室人员的工作效能

2018-11-25牡丹江师范学院李想

办公室业务 2018年22期

文/牡丹江师范学院李想

党的十九大报告提出要优先发展教育事业，深化教育改革，办好人民满意的教育。作为教书育人、承担着为社会提供人才支持的全国高校，自然而然成为这一事业发展的先行者。随着新时期新形势的到来，要想使我国教育事业迈上新的台阶，提高高校工作者的业务水平和工作效能势在必行。高校办公室作为学校领导的参谋和助手，相关工作人员的各项能力都将在一定程度上影响着学校大局的发展，所以办公室人员工作效能的提升也属学校发展过程中的重要环节。本文基于现阶段高校办公室工作所存在的问题及相应的解决措施进行阐述，致力于使办公室可以更好地服务于学校和师生。

一、高校办公室职能

（一）行政职能。高校办公室负责全校的行政事务管理，包括印章管理、会议安排、报告厅管理、来宾的接待、校内车辆管理以及信访工作等。

（二）公文起草。负责全校性长远规划以及年度工作计划及总结，组织制定和发布各种全校性规章制度、通告、会议纪要等文件。

（三）信息采集与整理。负责全校大量的信息采集、整理、编印、上报工作。

（四）其他职能。完成校领导交办的其它工作。

二、目前高校办公室人员工作中存在的问题

（一）办公室工作人员对自身工作职能认识不够。办公室作为高校的常设机构，在学校发展过程中扮演着重要的角色。但实际上，高校办公室的工作受各种因素的影响，包括由于上级领导的不重视，导致办公室工作整体工作水平低下，只是进行日常繁重而单一的工作。与此同时，办公室工作人员本身没能对自己的工作有一个清晰的把握，参政议政的职能被忽略，许多职能和作用无法得到充分发挥，也使人才优势无法得到充分展现，这些都在一定程度上影响着学校的整体发展。

（二）工作人员整体素质不过硬。办公室工作复杂繁多，办公室人员大多数时间也都忙于日常工作，致使很多人无暇进行系统的理论学习，新事物新思想接受较少，思想境界进步缓慢，自然影响政治素质的进步和提高，也会进一步导致工作理念和工作方式的僵化落后。而工作能力方面，大多数办公室人员是通过其他岗位的优秀人才调动进行任用，专业能力在一定程度上有所缺失，若能接受专门的系统的培训和学习，此类问题将会得到有效的改善。

（三）工作态度和方式的不及时更新。面对较大的工作量和工作压力，办公室工作人员队伍中也存在着一定的工作态度不积极、工作方式陈旧老化的现象，面对常规工作不能进行及时的总结归纳，与上级领导的沟通不到位，使得办公室工作效率打折，整体的工作效果也显得不尽如人意。对此，校领导可根据具体情况制定奖惩机制，使工作人员之间形成一种良性竞争意识，利用各种手段和方式调动工作人员的积极性，若人人都可以在这种环境下做好自己的本职工作，也将一定程度上影响办公室整体的工作效率和工作质量。

三、提高高校办公室人员工作效能的相关策略

（一）优化人员结构，科学管理。由于工作复杂繁多，提高工作效率自然成为办公室自我提升过程中的重头戏。学校可以通过合理规划办公室人员结构，根据年龄、性别、学历、职称以及工作能力等条件将工作人员进行划分，尽量做到人员分配优缺互补，人才优势充分利用，也通过工作中的不断实践，让工作人员之间相互取长补短，以此达到共同进步的目的。同时较好的协调合作便是推动办公室工作顺利开展的有力武器，办公室人员必须从大局出发，时刻凝聚在一起，齐心协力为学校发展作出贡献。

（二）管理方法制度化、规范化。针对人员管理过程中和日常工作中所出现的各种问题，学校可以通过合理利用制度的约束性，建立健全科学的办公室管理制度，使办公室人员在制度的管理和制约下，自觉规范自身的行为，当然，若想使制度可以有效的利用，制定初期必须进行反复的斟酌，细节之处要进行多次的推敲，以保证制度在公平、公正、公开的条件下使人信服，从而发挥出其应达到的效果。除此之外，制度的制定要坚持以人为本的原则，始终以实际情况为先，也可以制定奖惩机制，调动人员工作的积极性，同时还要根据时代发展要求以及本校自身实际情况，定期对制度进行修改，大胆创新，使制度始终保持活力和生命力。

（三）提供对外学习、交流机会。换句话讲，工作结束后所呈现出来的质量和效果就是工作人员工作能力的直接体现，而提高办公室人员业务水平和工作效能的最直接最有效途径，就是提高工作人员的工作能力，面对办公室人员存在专业能力不过硬的现象，领导阶层要想提高其工作效率，必须针对这一问题进行改善。可以采取外派参观学习、邀请专业管理专家开展讲座等形式，对其进行定期培训，学习新的、与时俱进的管理理念和管理方式，而后将理论联系实际，在不断的实践过程中提升自己的专业能力和专业素养，从而提高工作效能。

（四）加强思想政治教育。习近平总书记在十九大报告中指出，要加强思想道德建设，要提高人民思想觉悟、道德水准、文明素养，提高全社会文明程度。作为一名高校教育工作者，本身就应具备一定的政治素养，要始终保持坚定的理想信念，始终以饱满的精神状态去面对复杂繁多的工作，当然这也就需要通过不断地学习理论，从而不断地提高自身的思想道德素质来实现。虽然办公室人员由于工作量大导致想要进行系统理论知识学习十分困难，但是学校可以通过组织思想政治教育活动，加强对工作人员思想教育的同时，也达到了为其提供系统学习机会的目的。

四、新时期对高校办公室人员的新要求

（一）紧跟时代步伐，做新时期高校工作者。习近平总书记在十九大报告中指出，要全面贯彻党的教育方针，落实立德树人根本任务，办人民满意的教育。作为新时期高校工作者，必须要从一而终跟随党的脚步，思想上、行动上、作风上牢牢与党保持高度一致，紧跟时代步伐，全面宣传和学习十九大精神，坚决按照党的十九大的相关要求，牢牢把握新时期的发展方向，结合自身，更新思想，努力做好本职工作，加强理论知识学习，不断提升自身的思想道德素质，以崭新的精神面貌面对新时期所带来的机会与挑战。

（二）认清自身职能，各项工作稳扎稳打。办公室人员要想提高工作效能，就要对自身的工作职能有一个清晰的掌握，对待工作要有整体的规划，时刻保持清醒的头脑，牢牢把握工作大局，做到心中有数，包括了解自己什么时候做什么，应该怎样做，使得工作方式逐渐模式化。同时清晰的思路可以让工作人员在此基础之上进行更加全面的思考，更好地结合实际，加以创新，当然还要做到分配合理，沟通有效，采用灵活的工作方式将各项工作顺利推进，如此可以使工作人员了解到自身的责任所在，对工作人员自身责任感也是一种锻炼和培养，能够以高度的责任感和使命感来面对自己的工作，也在一定程度上推动着工作的顺利开展和落实。

（三）灵活工作方式，及时进行归纳总结。面对复杂繁琐的工作，要想提高工作效能，办公室工作人员必须要做到工作前有规划，结束后有总结，头脑中保持绝对清晰的工作思路和流程，将固定的常规的工作进行模式化整理，以为未来此类工作的高效开展打好基础。还要不断学习、借鉴新的管理和工作方法，不断更新自身的工作方式，放弃陈旧的落后的工作方法和工作理念，紧跟新时期新思想，灵活面对各项工作，在实践中总结经验、吸取教训，不断在工作中充实自我，提升自身的工作能力和业务水平，培养和锻炼自己的思考能力和大局意识，实际上在自我进步的过程中，也在提高整体的工作效率。

（四）增强学习意识，提升自身业务能力。社会发展日新月异，时代的进步所带来的新的要求，无时无刻不在督促我们要通过不断学习来提升自己，由于工作量大导致办公室人员学习时间相对较少，使得很多工作人员在自身业务能力不过硬的条件下，只能靠工作中不断实践来寻求突破，但是所带来的效果也不尽如人意，自然也一定程度上影响了整体的工作效率。在此条件下更需要全体工作人员保持一颗好学之心，不断在思想上、专业知识上以及个人能力上突破自己，不断提升自身的业务能力，在每项工作中做好自己，配合好其他人，彼此之间取长补短，共同进步，为整体工作水平的提高以及学校大局的发展贡献自己的力量。

（五）积极主动思考，大胆创新工作思路。沉思就是劳动，思考就是行动。作为一名教育工作者，必须要争做思想上的先驱，而在高校处于重要位置的办公室工作人员更要始终保持独立思考的意识，要对自己的工作有整体的把握和清晰的认识，在经验和教训的基础上不断充实自己、提升自己，不断地学习和摸索适合自己的工作模式，大胆思考，勇于创新，紧跟时代步伐，更要充分利用互联网、新媒体所带来的可利用的工作手段，丰富工作形式，努力为学校提供更加高水平、高质量、高效能的服务。