电子档案管理在高职学校档案管理中的应用研究

2018-11-25荆州理工职业学院建筑与环境工程学院吴发娟

办公室业务 2018年17期

文/荆州理工职业学院建筑与环境工程学院吴发娟

电子档案是网络化信息化时代的产物，主要借助计算机等电子设备以视频、图表、音频、图片等形式对有参考利用价值的办公信息进行相应的储存和分享，电子档案的阅读利用和传递也需要借助计算机等现代化信息设备，电子档案的广泛使用消除了空间和时间的限制，提高了高职院校档案管理的工作效率，减少了人力的消耗，缩短了管理工作的时间，提高了档案的准确性，档案管理工作变得更加方便和快捷。档案管理成本也降低了，档案保存和管理不再受环境和天气的影响，不必再担心发生意外事故而造成档案的损失，以及档案损失后造成的种种不良的后果。采取电子档案的形式还可以节约纸张、节约资源、保护环境，为大自然贡献一份绵薄之力。更加值得人们关注的是，电子档案的广泛使用提高了档案传输的安全性，提高了档案传递的速度，给人们的档案上了一份“安全保险”。

一、高职院校档案管理工作的现状

（一）高职院校对于学校档案管理的意识不足。大多数高职院校并没有大力地推行档案管理网络化、信息化，对电子档案的建设方面投入过少，没有追随现代网络化、信息化发展的潮流。高职院校日常的档案管理工作仍比较繁琐，对学校的其他各项管理工作的开展也非常不利。

（二）高职院校档案管理的设备相对比较落后，档案管理设备使用率很低。老式的电子设备制约了高职院校档案管理工作的网络化、信息化的发展，无法满足高职院校现代化教育的建设要求。高职院校的老师也没有充分理解电子档案管理对于学校发展的长远意义，相关管理人员的无知消极的情绪和态度，阻碍了高职院校的可持续发展。

（三）高职院校缺少档案管理工作的专业技术人才，从事相关管理工作的人员素质普遍不高。随着信息化时代的到来，教育界对于从事学校相关档案管理工作人员的综合能力要求越来越高，无论是在业务能力方面还是计算机操作水平上，都有比较高的要求。但是目前，高职院校档案管理工作人员的素质和能力没有达到要求，档案管理网络化的进行还存在着很多的阻碍。

二、完善高职院校档案管理工作的具体措施

（一）高职院校要转变传统的档案管理观念，提高自身对档案管理信息化的认识。各高职院校的领导和老师要转变传统的档案管理观念，明确认识档案管理网络化和信息化是如今时代发展的潮流，认识其对学校教育的建设有很大的推动作用，通过努力做好档案管理建设。积极宣传档案管理的网络化和信息化，积极传播档案管理网络化、信息化对学校的重大意义，紧跟时代发展的潮流。高职院校在档案管理建设过程中，组织相关人员进行电子档案管理时，事先要让管理者认识电子档案管理给学校带来的积极改变，要结合学校自身的情况，转变传统档案管理的观念，实现更加高效和便捷的管理模式。提升学校的整体管理水平。

（二）高职院校要增加档案管理的投入资金。高职院校应根据自身的情况，购买一些比较先进的档案管理设备，增加档案管理的资金投入，开展一些校园网络教育平台，平台上可以给同学们推荐岗位和应聘技巧，让学生通过这样的校园平台获取自身所需要的知识。高职院校还应该对档案管理的相关人员进行培训，提高档案管理人员的专业水平和综合能力，提高档案管理的工作效率，推动高职院校档案管理网络化、信息化。

（三）高职院校要对档案的信息进行及时更新。高职院校越来越受到人们的关注，规模在逐渐扩大，学校的档案信息量也大幅度增加，随着高职院校内档案信息的增多，学校档案管理的难度也大了，档案管理的信息需要及时更新，这样才能实现档案管理的高效性，有利于档案信息的维护，也保证了档案信息的准确性，增强了高职院校电子档案的整体化管理，有利于档案管理的网络化、信息化。