加强高校档案利用的实施途径探究

2018-11-25石家庄信息工程职业学院王福辰

办公室业务 2018年17期

文/石家庄信息工程职业学院王福辰

利用是档案管理工作中重要的环节，深入探究高校档案利用不仅是新时代档案管理的重要要求，更是高校现代化发展的重要环节。随着高校办学规模和办学现代化的发展，档案利用也面临着一些新的机遇和挑战，只有不断加强档案的利用，才能更好地促进高校现代化发展。

一、高校档案利用过程中存在的问题

（一）档案的利用制度不完善。一是高校部门立卷制度的障碍。在档案的收集过程中都是实行立卷制度导致了高校档案管理人员意识薄弱，不重视档案的收集。在收集过程中出现档案材料不完整或者档案质量不高的现象。二是档案的利用效率不高。高校档案没有体现出科研教学的目的，利用效率不高。

（二）档案宣传工作不到位。档案的宣传工作是档案知识普及和利用的有效手段，但是高校在档案的利用过程中宣传不到位，主要体现在宣传活动数量少和档案宣传缺乏有效的机制上。

（三）档案利用信息不对称。高校档案的利用存在着严重的信息不对称现象，这种不对称造成了档案在利用过程中无法体现档案价值。主要体现在档案的利用前信息不对称和利用后的信息不对称、档案的拥有者和档案利用者二者的信息不对等，加之严格的档案利用制度制约了档案利用和效率的发挥。

二、改善高校档案利用工作的建议

（一）强化人才队伍建设，确保档案利用到位。一是高校领导要充分重视档案利用工作。改变档案管理部门“养老”的传统思维，培养一批有思维、有理想的档案管理人员参与到档案管理中，加强档案归集，增强档案的利用。领导层面，要充分发挥高校档案的价值，让档案工作走向学校现代化建设中来。强化档案管理基础设施建设，创新档案利用机制，保证档案在高校教学、科研和管理中发挥应有的作用。严格落实档案管理办法，成立高校档案管理利用责任制，确保高校档案利用有人管、有人用。二是优化档案管理人才结构。促进单一型档案管理人员向复合型人才的转变。具体做法是聘用不同类型的专业人才，例如档案管理人才、计算机人才，做好档案的归集和信息化处理，为档案的利用奠定基础。通过数字化归档，增强高校档案的利用效率。

（二）强化主动服务意识，确保宣传到位。高校档案管理人员要充分明确档案管理内容，不断做好档案利用宣传工作。本文认为一方面要建设内外联动的宣传机制，让档案观念深入人心。利用校内多媒体、高校网站、高校微博、微信，加强档案的宣传工作，让档案利用观念深入人心。另一方面创新档案利用方式，例如高校学生通过扫二维码的形式，就可以明确自身档案的流向和归档情况。学校教师通过校内局域网可以查询部分档案信息，实现档案的数据分析，利于档案在学校建设中发挥应有的作用。形成长效宣传机制。为了推动高校档案宣传工作深入人心，必须建立行之有效的宣传机制。定制相应的宣传目标和宣传方式，纳入学校发展规划中。在宣传的内容上，不仅要注意宣传高校档案利用中的规章制度，还得注重大力宣传学术档案的作用和利用途径，让档案利用观念深入人心，让更多的人参与到档案的利用中来，以此加强高校档案建设。最后，加强档案利用需求的研究。高校档案的利用主体是人，只有充分明白利用者的需求，才能提供有效的利用方式，完成校内有效的利用活动。利用需求的研究首先要求明确档案馆藏，熟悉开放档案利用的内容，然后根据大数据分析区分档案利用者的不同需求，根据需求者的具体需求形态提供不同的形式，强化档案利用。例如，高校中的行政管理人员，其档案利用需求主要集中在人事档案、基建档案、政策性档案等，档案需求具备明确的政策性，因此在建设档案利用库的时候必须强化检索类别，保证充足的档案信息资源，提升利用者的检索效率。

（三）建立特色档案资源，实现用前用后信息对称。高校档案的利用工作能否顺利开展的重要前提是必须具备高校特色的档案资源，实现档案利用前后的信息对称。一方面要根据利用需求者的意志不断完善档案信息资源，并且将信息资源深入人心，达到利用前的信息对称。另一方面完善档案管理制度和数据分析制度，明确档案利用后的信息对称。具体做法如下：建立健全档案工作细则，夯实档案管理和资源归集。工作中坚持以普遍收集为基础，实现重点档案强化收集的原则把档案资源建设工作落到实处。可以借鉴财务绩效分配原则，实现学校特色档案收集绩效制度。逐步建立以档案利用者为导向的档案制度，同时利用宣传工作实现档案利用信息对称。强化数据利用后的档案分析制度，加强档案利用整理和利用数据分析，通过数据分析来实现档案利用效率和频率分析，充分掌握高校在档案利用中的优势和短板。将利用前后的信息统一到高校档案建设中来，不断促进档案工作又好又快地发展，提升档案利用效率，促进高校现代化发展进程。