就业视角下高校学生档案管理工作的创新与实践

2018-11-25浙江越秀外国语学院王秀芳

办公室业务 2018年17期

文/浙江越秀外国语学院王秀芳

浙江越秀外国语学院历来十分重视学生档案管理工作，出台了《浙江越秀外国语学院学生档案管理规章制度》等一系列政策文件，对学生档案的各项管理工作作出了具体规定，要求各毕业班班主任、辅导员要重视档案管理工作，尤其要加强毕业生的档案管理，做好与企事业单位的档案移交工作。但随着我校毕业生数量的大幅增多，学校档案管理工作存在着就业服务机制不健全、档案管理方式落后、档案管理信息化程度低、就业服务意识缺乏等问题，制约了学校档案管理服务毕业生的实际效果。因此，有必要通过创新档案管理的方式方法，提高学校档案管理工作的科学性、有效性。

一、健全就业服务档案管理工作机制

在学校档案管理工作中，存在着就业服务不健全的问题，主要表现在：1.档案管理制度不规范。制度上的不规范导致学校档案管理工作开展存在较多漏洞，影响到毕业生档案信息的收集、整理、分类、归档等工作。2.档案服务人员整体素质较低。我校毕业生档案工作由学生会成员兼职，他们对档案管理工作没有清晰的认识，更不懂档案管理工作的基本流程，导致毕业生档案管理工作流于形式。3.档案信息不全面。学校专职档案管理人员较少，在校期间只记录学生的重大情况，如获奖或违纪，对于较小的事件没有记录，导致毕业生档案存在信息不健全的状况。

基于以上问题，在以就业为导向的档案管理工作机制中，首先，要健全就业服务档案管理工作机制。以《浙江越秀外国语学院学生档案管理规章制度》为依据，建立严格的档案管理制度，对档案管理的工作流程、工作内容、人事管理、保密安全等工作作出具体规定。落实工作责任制度，要求每项工作都由专人负责，做好档案管理工作记录。其次，要依托学校资源，建立高素质的档案管理队伍。高素质的档案管理人员是档案管理工作有效开展的重要前提和保障，在选用人员时不仅要了解其是否有档案管理的基本知识与业务能力，还要看其是否有服务学生档案管理工作的道德素质。最后，要加强学生档案尤其是毕业生档案的信息记录工作。各二级学院学工办要定期记录学生信息，将学生的获奖、违纪、道德、行为等方面的信息及时记录到档案上。在填写档案时要禁止学生互填档案，而要由二级学院兼职档案管理人员做好相关信息的记录，保证档案信息的客观真实。此外，学生档案中应增加一项“个人信用记录”的内容，用于记录学生的个人信用情况。这有助于契合现代信用社会体系建设，使毕业生档案更能满足用人单位的现实需要。

二、增强管理队伍的档案意识

（一）增强档案管理人员的服务意识。首先，学校领导层要重视新形势下档案管理工作的重要性，转变档案管理意识，增强档案管理工作的服务功能。学校领导要经常关注就业服务背景下的档案管理工作，在资金和人力投入方面给予大力支持，推动学校档案管理的创新发展、持续发展；要参与到学校档案管理制度的制定和执行中，使档案管理制度发挥出应有的规范与监督作用。其次，要增强档案管理人员的服务意识，树立主动为毕业生服务的意识，做好档案管理的人性化服务，比如借助微信、QQ等社交软件建立群组，将毕业生集中到该群组，借助信息化工具，及时向毕业生传递学校的档案管理工作信息，在群组中解答毕业生在档案管理方面的疑惑。最后，要按照学校的规章制度，自觉做好毕业生档案管理的各项工作，提高服务质量与水平，增强档案信息的收集、整理、分类、归档、安全保密等方面的功能。

（二）增强学生的档案意识。针对部分学生不重视档案管理工作的问题，毕业班班主任要采取措施增强学生的档案意识。学校招生就业办公室要通过设立展牌、分发宣传册等多种途径，加强对学生档案管理工作的宣传引导，向学生介绍档案管理工作的流程，及毕业档案涉及学生切身利益的内容。要组织毕业生定期召开档案信息讲座，让广大毕业生深入了解档案与自身未来发展的密切关系，让毕业生了解档案的作用及如何保管好档案等方面的知识，增强毕业生的档案意识。要依托学生会、社团组织，向在校各年级学生介绍档案工作的内容，让学生了解档案信息记录的重要性，树立自觉关注档案工作的意识，将可以入档保存的信息记录下来，二级学院兼职档案员要及时记录学生的相关信息。