“互联网+”视角下高校毕业生档案管理提升策略研究

2018-11-25南阳医学高等专科学校王克付

办公室业务 2018年17期

文/南阳医学高等专科学校王克付

高校毕业生档案主要包含考生档案、入学登记表、毕业生登记表、体检表、奖惩记录、党团材料、就业通知书以及各类社会实践材料等，一份翔实的档案能准确展示学生在校期间的学习成绩、身体素质、心理素质、实践能力以及综合表现。对学生而言，档案是记录，是展示，也是伴其一生的不可或缺的凭证和砝码；对高校而言，学生档案是其教学、管理、后勤服务等方面的“成果鉴定”，是对高校办学水平的全面评估，也是浓墨重彩的一笔精神财富。

一、高校毕业生档案管理存在的问题

实际上，由于受到政策法规、办学理念、机构设置、人员配备、办公经费等多种因素的制约，加之毕业生档案的归整涉及招生就业处、学生处、组织部、团委、教务处、各院系等部门，归类范围广、难度大，高校毕业生档案工作只好沿着一条不尴不尬的路径踽踽前行。省属以上的高校建有档案馆，专业和人才优势比较明显，而那些新建的地方本科高校以及广大的专科院校，毕业生档案管理工作边缘化特征明显，普遍存在着以下几种比较突出的问题：

（一）定位陈旧过时。高校毕业生档案工作表面看起来是学校档案工作的一部分，实则也是学校教学和管理的重要内容，是高校发挥育人功能和服务社会功能的有力支撑。那种收纳盒式的定位和人有我有式的思维，显然跟以生为本的教育理念不符。

（二）规范程度不高。当前虽有《档案法》和《高等学校档案管理办法》，但在毕业生档案方面内容不够细致，缺乏实施细则和操作规范。

（三）个性特征不强。档案材料批量化生产严重，内容千篇一律。

（四）服务水平不高。高校档案馆长期受制于传统保密观念和计划经济体制的一些影响，以封闭、半封闭的运作为主要特征，客观上导致高校档案馆的服务理念失衡。而那些连档案馆都没有的高校，服务水平更是有待提升。

（五）价值有待挖掘。高校档案信息价值的发挥需要高校档案馆结合馆藏资源特点和优势，组织和开发档案信息资源，创新服务手段，提供各类档案信息的二次加工成果，为具有特定需求的公众提供深度服务。

二、档案管理问题的解决对策

高校毕业生档案管理的现状与社会严重脱节，更是掣肘着高校整体办学水平的提升。《全国档案事业发展“十三五”规划纲要》明确指出“要创新档案信息化管理模式，全面深化和拓展档案利用服务方式和渠道”，高校档案管理工作作为高校管理的重要环节，要切实提高管理实效，关键是及时创新档案管理模式，以新兴、强大的数字化技术、信息技术作支撑，建立和完善数字化档案管理平台，这是档案管理工作谋求可持续发展的必然选择。

“互联网+”这一数据时代的到来，对整个档案行业产生了巨大影响，如档案管理方式发生了改变，数字档案馆普遍建立与发展，直至档案学理论研究对象的增加等等，可以说“互联网+”使档案生存模式发生了本质的改变。同时发生的还有服务对象的改变和服务对象需求的改变，生活在互联网时代的人们排斥墨守成规，追求高效、优质、便捷、交互、充分，至此，高校毕业生档案管理提升策略不再是单纯的学者之言，而是制度改革的强力呼声。

（一）完善相关的法律法规，制定可视化的操作流程。

毕业生档案是人事档案的前身，当前毕业生档案的收集整理、保存转递仍执行的是1991年颁布的《干部档案工作条例》。计划经济体制下的统包统分早已转变成市场经济体制下的双向选择，大中专毕业生的干部身份早成了一纸空文，机要送取、一地一政也给人才的自由流动制造了不少的麻烦。毕业生档案应尽早实现从“保密”到“保护”的思路转变，人事档案可以设立不同的保密级别，从而有效避免人档分离带来的弊端。

（二）建设高水平的智慧校园，融合教务、学工、心理、就业等各个系统。按照《高等学校档案管理办法》规定对电子档案材料同步归档，丰富电子档案的内容，突显学生的个体独特性和就业竞争力。当前，国家倡导的“互联网+政务服务”急公众之所需，高校与政府部门应加强沟通和互动，打破档案的分阶段管理模式，帮助毕业生彻底解除后顾之忧。

（三）提升从业人员素质，建立稳定的专业队伍。档案管理者要具备较高的政治素质、较强的责任心和服务意识，还要熟悉档案知识，熟练操作计算机、扫描仪等科技产品，灵活高效地运用各种社交软件和平台。

（四）建立特色鲜明的数字档案馆。档案是历史的忠实记录，电子档案更加鲜活直观，保存和使用起来也更方便快捷。电子档案馆应成为高校精神家园和文化内涵的代言人，实现讲述过去、服务现在和引领未来三位一体。

（五）创造性地发掘档案价值。档案是检验教育成果的第一手资料，加以研究解析能反哺学校的各项工作。如今，电子身份证已横空出世，若是能将电子档案跟电子身份证融合，人档合一，不仅能有效避免档案造假，还能极大地简化求职手续，节约社会资源。