谈数字化档案管理在事业单位中的应用

2018-11-25青海省农牧业项目管理中心窦颖

办公室业务 2018年17期

文/青海省农牧业项目管理中心窦颖

在各个单位中，都需要档案管理工作。事业单位中的人员都需要加强对档案管理工作的重视，并根据不同发展要求的探讨，为其制定出有效的执行策略，以确保能达到总体的规划发展。基于此，引入数字化管理，保证档案管理工作的系统执行。

一、数字化档案管理工作现状

当前，从我国数字化档案管理工作实际情况上看，尽管大部分事业单位工作人员已经认识到数字化档案管理的意义，也为其构建完善的数字平台，但是，我国的数字化管理工作还处于初期阶段，各个单位在执行中存在严重不足。具体表现为：现代办公设备的缺乏；在数字化档案管理工作中，还仅是计算机、大量软件的应用，无法促进档案管理工作的优化开展。实际上，大多事业单位构建了数字档案管理系统，也加强了数字化管理能力的发挥。但是，在实际工作中，由于缺少一定的行为规范，引进的现代设备也比较少，无法全面实现档案的信息化。在对档案进行调节或者阅读的时候，也未体现出方便。虽然数字化管理理念被有效渗透，但是，实施的数字化硬件、软件设备等无法保证优化配置，无法促使数字化档案管理工作效果的发挥与实现，也达不到其作用的发挥。对档案的实际检索效率也比较低，因为在现代数字化档案管理工作中，计算机检索为其中的主要环节，不仅改变了传统的人工方式，也促使管理工作效率和质量的提升。但是，从当前实际情况上看，单位内的档案检索技术不完善，实际的检索效率低，在这种情况下，不仅无法促进我国数字化档案管理工作的优化发展和执行，也影响了档案管理工作效率的提升。

二、数字化管理工作在事业单位中的应用

（一）数字化档案管理系统的创建。在数字化档案管理工作中，网络化为主要的发展趋势，能为档案管理工作的优化执行提供强大保障。在数字化档案管理工作中，为其构建数字化管理系统，将保证其作用的实现和发挥。数字化管理系统的内容更丰富，事业单位需要促进设备的优化选择、设计工作的总体化开展以及档案整体工作的数字化发展，确保在一定执行条件下，能满足新时期的发展。工作中，构建完善的档案管理系统，也能将其作为前提条件。工作中的领导人员、负责人等加强对数字化档案管理工作的重视，以确保能实现总体的扩展与进步。

（二）增强数字化档案管理的性能。在数字化档案管理工作中，为了确保其各个职能的发挥和实现，需要重点分析数字化档案管理性能，保证工作的优化执行。如，保证档案管理能力的提升。在数字化档案管理工作中，对其使用的性能进行优化，是整体上可持续建设的重要条件。要保证自身管理能力的提升，可以基于计算机系统，对自身的档案性能予以优化，保证档案管理工作质量和执行效率的提升。当前，可以使用光纤、磁盘的方式来提高数字化档案管理工作的性能。还要保证档案管理工作的可靠性，给产品硬件的组成、管理等提出较高要求，并引入磁盘列阵产品，确保将其作为重要条件。同时，在使用磁盘列阵产品过程中，也要为其提出多种形式，并根据其实际需要，促进保护级别的优化设置，以保证为整体发展提供方便。

（三）促进办公系统和档案管理系统的结合。将数字化管理应用到事业单位管理工作中，需要将办公系统和档案管理工作进行结合，促进整体的完善。在实际执行期间，要保证资料查询功能的实现，成立资源链接，并将其作为基础，以满足数字化管理工作的发展需求。同时，还要加强单位内的数字化管理体系构建，以实现事业单位档案管理工作的稳定。如，档案归档制度、文档一体化制度、数字制度等，对这些制度予以完善和构建，都能促进数字化档案管理工作效率和质量的提升，也能在整体上提供全面化发展。事业单位具备特殊性，实施的档案资料存有保密特征，为了维护其安全性和完整性，在数字化管理工作的同时，还要增加硬件、软件安全防护工作，在专业部门积极完善下，避免人为和环境对其造成破坏，也能为数字化管理工作营造良好的发展空间。