办公自动化在文书档案管理中的应用探究

文/湖北特种设备检验检测研究院 李莎莎

文书档案管理是档案管理工作中的主要因素，它能有效地表达出管理人员的思想。随着国家不断地发展与进步，文书档案管理也随之不断地发展与完善。办公自动化在文书档案管理的应用中主要是依靠网络办公技术和设备对文书档案的内容进行整理，以此来提高文书档案管理质量。不过办公自动化在文书档案管理的应用中也会出现一系列的问题，因此要加强对文书档案管理的相关技术设备进行完善，加强文件的保密性，提高文书档案管理工作的效率。本文对办公自动化在文书档案管理的应用过程进行了分析，并且对应用过程中所出现的问题提出了相应的解决方法。

一、办公自动化在文书档案管理的应用中出现的问题

（一）文书档案的保密性。办公自动化在文书档案管理的应用可以使文书档案的管理工作能够很好且有效地完成，但是也使文书档案很容易被其他人修改，并且不容易被发现，从而降低了其安全性以及保密性。这样一来，也给文书档案管理工作带来了一定的影响，降低了文书档案的保密性。

（二）文书档案管理者的整体素质较低。办公自动化应用于文书档案管理工作是有一定的技术含量以及专业性的，对文书档案管理者的整体素质要提高。文书档案管理者有比较高的素质的同时还要有一定的技术含量，并且能够快速有效地进行操作。要清楚地知道文书档案管理的理论和相关的技术问题，加强文书档案管理工作的效率与质量。但是就实际情况来讲，有很多企业文书档案管理者的整体素质都不是很高，并不是很清楚文书档案管理的理论和相关的技术问题，使文书档案管理的效率与质量有所降低。

二、办公自动化在文书档案管理应用时出现问题的解决方式

办公自动化应用于文书档案管理能有效地改变文书档案管理的格局。但是其中也会出现一系列的问题，因此，要想提高文书档案管理工作的效率与质量，就要解决掉这些问题。

（一）文书档案办公技术及设备的建设与完善。办公自动化在文书档案管理的应用中主要依靠的是网络技术和设备，因此，要加强对文书档案办公技术及设备的建设与完善，以此来加强文书档案管理工作人员对工作的积极性，提升他们的技术含量以及管理水平，这样就能有效地提高文书档案管理工作的效率与质量。

（二）文书档案管理者的专业性与技术水平。文书档案管理者要保证办公自动化在文书档案管理的应用过程中能有效地完成。以前比较传统的文书档案管理方式降低了文书档案管理者的专业性与技术水平，甚至有的文书档案管理者对文书档案办公技术一点也不清楚，使文书档案管理的相关设备不能充分地发挥其作用，使办公自动化在文书档案管理的应用效率与质量有所降低。所以，要随着国家技术的不断发展与完善，文书档案管理者要有时代精神，加强对问题的解决力度，看清时代的发展与变化。要加强对文书档案管理者的管理，对文书档案办公技术及设备进行相应建设与完善，加强文书档案管理者对办公设备的操作能力以及办公技术含量，以此来提高文书档案管理工作的效率。要对文书档案管理者制定出相应的管理制度，对文书档案管理者的工作质量进行考核，同时进行相应的奖励与惩罚，这样就能有效地提升文书档案管理者的整体素质。与此同时，企业与企业之间也应该相互合作与联系，使文书档案管理者在管理时能够借鉴其他企业的文书档案管理成功经验，并且根据实际情况，利用先进的网络办公技术与设备，以此来加强文书档案管理者的管理能力，并且加大文书档案管理的影响力。

（三）文书档案管理的安全性与保密性。要想加强文书档案管理的安全性与保密性，可以利用微缩技术把那些文字不清楚的、带有印章的文书档案转变成网络电子文件，使文书档案带有图像性质，使文书档案内容不容易被修改，还能减少文书档案储存空间，使文书档案能够长久地保存下去，从而提高文书档案管理的安全性；利用文书档案办公设备，对文书档案进行加密保存，以此来提高文书档案管理的保密性；与此同时，对文书档案进行备份，防止文书档案内容的丢失，从而加强文书档案管理的安全性与保密性。

三、结语

随着国家技术的不断发展与完善，办公自动化也被应用于文书档案管理中。在办公自动化在文书档案管理的应用过程中，文书档案没有良好的保密性与安全性，文书档案管理者的整体素质也不是很高。因此，要加强文书档案办公技术及设备的建设与完善，提升文书档案管理者的专业性与技术水平，提升文书档案管理者的整体素质以及加强文书档案管理的安全性与保密性，这样一来，就能有效地提高文书档案管理的效率与质量。