浅谈办公室行政事务管理

2018-11-25南京市石湫镇政府赵有兴

办公室业务 2018年19期

文/南京市石湫镇政府赵有兴

随着我国经济的不断发展，各种类型企业日益增多，办公室作为企业内部不可缺少的一部分，在不同规模的企业发展中都起到了不可替代的调和作用。办公室行政事务管理工作包括企业内部人员的调配、增加企业内部员工之间的联系与沟通以及传播企业文化等等。办公室行政事务管理工作复杂零碎，综合性强，如何应对在办公室行政事务管理中出现的问题是本文所要探讨的问题。

一、办公室行政管理中普遍存在的问题

（一）管理者的综合素质低。办公室行政管理工作中普遍存在的问题是办公室管理者的综合素质不强。很多办公室管理者通过相关专业的学习或在工作前经过了短期的培训，但是，很多管理者依旧没有较强的综合素质。对于工作性质的理解不全面，服务性差，不能根据企业现实的情况展开工作，无法为企业上级部门提出一些可以推动企业发展的建议，不能为企业的工作人员提供切实有效的服务。

（二）所涉及的工作没有科学的界定。从现实情况来看，办公室行政管理工作涉及企业的大事小情，管理人员要处理的事物十分繁重，工作压力大，直接导致了从业人员的流动性大，积极性差。管理者要实时将企业的各种各样的信息进行归类和总结，除此之外，为了增加对工作的了解还要花费大部分时间参与企业的项目活动，否则不仅会受到来自领导的压力，同时也会导致企业员工之间沟通不畅快。这些都增大了办公室行政管理工作的难度，增加了管理者的心理压力。

（三）工作效率低下。目前，很多企业为了有效地管理企业内部事务，多数企业设置了薪酬管理制度、人事管理制度以及企业文化管理制度等等，以此来提升办公室行政管理工作的效率。但是，从具体的情况来看，当这些制度应用到实际工作中来的时候，并不能切实有效地发挥作用。办公室管理人员无法管理好制度和现实管理中存在的冲突，在解决问题的时候需要经过复杂的程序，直接降低了工作效率，不利于企业的正常运行和发展。

二、提高办公室行政事务管理能力的具体措施

（一）引进现代化的管理理念。在办公室行政事务管理中，要积极引进现代化的管理理念，要对自身工作有一个明确的界定，在日常工作中，要做到对各个环节、各个流程熟练掌握，能够发挥辅助决策的职能。无论是信息调研或是会议管理，都要提前设置好工作流程，通过周详的计划推动各部工作的顺利展开。同时，要为办公室管理者设置专门的奖励机制，提高其对于工作的积极性和主动性，充分了解每一个管理者，尊重每一个管理者，让其能在和谐的环境中发挥自己的最大能量，实现自身的价值。

（二）明确职责，完善责任体系。在展开办公室行政管理工作时，首先办公室管理人员要明确自己的职责，要对办公室要展开的各项工作进行明确的分工，让管理人员能够各司其职，相互合作，完善责任体系，细化管理标准，制定详细的岗位准则，这样，能够有效提高办公室管理人员的工作效率。

（三）提高办公室行政管理综合协调能力，提升管理人员的综合素质。办公室行政管理部门是企业各部门沟通的窗口，这要求其具有极强的综合协调的职能。办公室行政管理部门必须建立起权威，在面临各种复杂的工作时要有效地梳理，不断地提高综合协调能力，保证企业各项工作都能够自如运转，更好地联系企业各部门，确保各部门工作计划的实现，推动企业的发展。同时，企业要注重对办公室行政管理人员的培养，提升其综合素质。对办公室管理人员进行定期的培训，使其能够顺应时代，为企业的发展提出建议。也可以派一些办公室管理人员去国外学习，吸取国外先进的管理经验，选取适合国内企业的管理理念，应用到国内企业当中。同时，要增加办公室工作人员相互之间的交流，通过交流和沟通，不断提高自身的综合素质，更好地为企业的发展贡献自己的价值。