制订房地产项目档案管理规范性文件探析

冯萍萍，王旭初，楼冬仙

浙江浙能房地产有限公司

浙江省能源集团有限公司

杭州市特种设备检测研究院

房地产项目档案属于基本建设类档案，但有别于一般的基建工程档案，除了房地产项目开发、建设与使用维护，还有很重要的备案与销售环节形成的档案，在维护业主合法权益与社会安定方面发挥着重要作用。房地产行业虽然发展已有30年，但到目前为止，依然缺乏具有实操性的房地产项目档案管理方面的规范，给档案收集与整理工作带来极大的困惑，存在收集不全、整理不规范、各类表式不合规等诸多问题，给后期档案利用造成许多麻烦，业主与房地产企业的合法权益均得不到保障。档案人员应当在总结基建档案管理的原则与方法的基础上，结合房地产项目的实际，制订出适合房地产项目档案管理的可操作性规范文件，实现依法治档。

1 构建房地产项目档案管理机制，是规范性文件需要明确的第一步

构建由建设单位统一领导，各职能部门、参建单位分级管理的体制机制，是项目档案管理规范性文件首先需要明确的机制体制，是做好项目档案事前控制的第一步（如图1所示）。

图1 项目档案管理架构

在规范性文件制订中，重点研究房地产项目档案的归档范围、分类规则、档号编制、档案整理与档案移交5个方面，以可操作的制度去指导实践，保障档案的完整性、各类表式的正确性、整理的规范性，使项目档案管理人员有章可循、有法可依。

从确定归档范围到档案保管利用明确3个阶段、10个步骤为主线（如图2所示），实现项目档案管理与项目管理同步，做到事前、事中、事后全过程控制。参考标准主要有：《建设项目档案管理规范》（DA/T 28—2018）、《科学技术档案案卷构成的一般要求》（GB/T 11822—2008）等。

图2 项目档案管理步骤

2 研究房地产项目档案的归档范围与分类规则，保障项目档案收集完整性，是规范性文件的核心内容

房地产建设项目档案包括从房地产开发、建设、销售等全过程活动中形成的，具有保存价值的图表、文件、照片与实物等。按专业可分为：综合类、工程类、销售类、财务类等；按档案种类可分为：工程档案、财务档案、照片档案、实物档案等。明确归档范围、保管期限与分类规划，是房地产项目档案完整性的重要保障，是规范性文件制订的核心内容。归档范围与保管期限在制订过程中要遵循成套性、归档唯一性原则，反复与工程技术人员核实，保障归档范围的完整、分类的正确，见表1。

表1 房地产项目档案归档范围与分类规则

在制定房地产项目档案归档范围的同时，也应当明确不归档范围，主要有以下几方面：上级机关或行政管理部门普发而不需要项目公司办理的文件或技术标准、管理制度、供工作参考的抄件等；无查考利用价值的事务性、临时性文件，一般性文件的历次修改稿，无特殊保存价值的信封，不需办理的一般性通知、信函、电话记录、内部互相抄送的电子文件；同级管理部门或单位形成的，不需要贯彻执行的文件。

3 制定房地产项目档案档号编制规则，确保项目档案有序管理，是档案规范管理的灵魂

档号由反映类别和排列顺序的代码组成，是档案的唯一编号，给档案赋予了灵魂，对档案工作具有重要意义，确保项目档案有序管理。档案整理工作主要由2部分组成：分类、排列，编号、编目。通过编号、编目，以一定形式固定和反映分类、排列状况，作为存取档案的标记，并具有统计监督的作用。房地产项目档案根据不同的种类赋予不同的档号，主要有项目文件类、照片类、奖状奖牌实物类。

（1）项目文件类档号按“项目名称-类别号-类别编号-案卷顺序号”的方式编制。以“尚翰御府”为例说明：

图3 项目文件类档号编制示例

表2 类别号与类别编号

（2）照片类档号编制。如SHYF-Z001、SHYF-Z002、SHYF-Z003……其中，SHYF表示项目，Z表示照片，001、002……表示每一组照片顺序号。

（3）奖状奖牌实物类档号编制。如SHYF-S001、002、003……

4 规范房地产项目档案的整理与移交，促进项目档案标准化，是档案规范性文件制订的基本要求

项目档案规范性文件必须要让档案整理有章可循，明确档案整理的标准化，反映案卷形式、各类表式的标准化及标准化填写要求。房地产项目档案的整理与案卷目录、案卷封面、卷内目录、备考表等要符合国家规范《科学技术档案案卷构成的一般要求》（GB/T 11822—2008）。

4.1 项目档案组卷

项目档案的整理在分类与档号确定以后，主要是文件材料的组卷、卷内排列与档案编目、装订等。组卷要遵循项目文件形成规律和成套性特点，保持卷内文件的有机联系，按问题的重要程度或事件的发展先后顺序排列。而卷内文件材料的排列，遵循“文字在前，图样在后；译文在前，原文在后；正件在前，附件在后；批文在前，请示（或报告）在后”等规则，注意归档文件不重份。

项目文件采用卷或件2种方式整理：按卷整理，一般装订成册，加盖连续页码；按件整理的，一般不装订，应在卷内每份文件首页右上角空白处加盖、填写档号章，档号章内容有：档号、序号（如图4）。页码既可以以件为单位单独盖，也可以整卷连续盖，若本身已存在页码的不需加盖。

续 表

图4 档号章样子

4.2 各类表式填写

项目档案的表式主要有案卷目录、案卷封面、卷内目录、卷内备考表等，各类表式在填写时重点注意以下几项：

案卷题名：由立卷人拟写，立项的项目名称全称或简称＋文件内容简明概括，原则上控制在100字以内；

立卷单位：即为组卷单位；文件材料题名：每份文件标题的全称；

文件编号：为文件文号、图纸图号或合同编号等；

责任者：即文件形成单位；

日期：即文件形成日期，格式为连续8位阿拉伯数字（如果年或年月为连续4位或6位），如20050210；

卷内备考表：排列在卷内文件之后，标明卷内文件的总件数、总页数，卷内文件缺损、修改、补充、移出、销毁的内容。

4.3 项目档案移交

项目档案整理完毕在移交签证时，移交双方要有档案、工程、财务等相关人员参加，并在“项目档案移交签证表”上签字确认，接收方出具相关的“项目档案移交签证意见书”，对相关档案的接收情况与存在的问题加以说明，并签字确认。另外，在项目档案移交时，要同时移交档案案卷目录、卷内目录与档案编制说明等。

5 总结

房地产项目档案是房地产开发、建设与销售等全过程活动的真实记录，是规范与管理房地产业的第一手材料，在维护业主合法权益与社会安定方面发挥着重要作用。制订具有可操作性的房地产项目档案管理规范，让档案管理有法可依、有章可循，是解决项目档案管理问题的关键，以确保项目档案的齐全、完整与准确，业主合法权益得到保障。