微信公众号在档案利用中的研究

文/上海大学档案馆 张文燕

早在2014年12月，前国家档案局局长杨冬权就提出，档案工作要有网络思维，特别是移动网络，要给传统档案工作插上网络的翅膀。微信是腾讯公司推出的，提供免费即时通信服务的聊天软件。微信公众平台有4类账号：订阅号、服务号、企业号及小程序。订阅号和服务号统称为公众号。订阅号：主要偏于为用户传达资讯（类似报纸杂志），认证前后都是每天只可以群发一条消息；服务号：主要偏于服务交互，认证前后都是每个月可群发4条消息；企业号：主要用于公司内部通信使用，需要先验证身份才可以关注成功企业号。

档案界灵敏地感知到微信的潜在力量，从2014年3月开始，许多档案馆陆续开通微信公众号，构建基于微信公众平台的档案馆信息服务体系，打破传统档案查询利用的时间地域限制，实现了用户与档案馆的及时交互。“再小的个体，也有自己品牌”的口号深入人心。档案新媒体研究团队（即“档案微平台研究”微信号：dawxyj）通过国内最大的新媒体指数（清华大学清博指数）持续监测全国档案微信公众号，从推送文章的传播度、覆盖度及程度和影响力等方面，运用微信传播指数（WCI）对其进行周、月、年度的综合排名。目前全国已有300多个档案微信公众号。在微信公众号的监管上，微信传播指数WCI一定程度上代表微信建设的好坏。本文的研究对象——高校档案馆微信公众号的服务功能。

笔者通过注册，逐一添加数据，得到最新的高校档案微信WCI排名（2018年2月份排名前十的档案公众号）。本文的统计时间为2018年2月1日至2018年2月28日之间。综观排名前十的高校档案微信公众号，本文将从档案宣传和档案服务两个角度介绍高校档案微信平台的实践以及笔者的一些思考。

一、从公众视角设计微信账号

账号认证、菜单设计和首次问候方式，是公众关注档案微信号后得到的第一印象。微信公众号只有通过认证，才能获得更丰富的高级接口，提供更有价值的的个性化服务；如果想简单发送消息，达到宣传效果，建议可选择订阅号；如果想用公众号获得更多的功能，例如开通微信支付，建议可以选择服务号。

排名前十的档案公众号中，只有宝鸡文理学院档案馆、中山大学档案馆、东南大学档案馆、辽宁师范大学档案馆校史馆通过了认证。中山大学档案馆和东南大学档案馆是服务号，其余都是订阅号。因此，档案微信号应该首先完成认证，以便用户搜索和识别；其次，应该鼓励档案微信号基于用户视角开发自定义菜单，以便公众查询信息和服务，提升用户体验；另外，公众关注账号后发送的首次问候语，应避免空话套话，可通过数字或文字导航等方式，帮助用户迅速方便地找到自己所需要的信息和服务，同时，也在一定程度上减少人工回复的工作量。在关注的10个账号中，有4个微信号未设置首次问候语，占总数的40%。导航指南欢迎中6个账号大部分是简单欢迎，仅有2个的微信号使用导航指南欢迎语。

二、注重信息发布的效果

档案微信号阅读数不仅来源于账号粉丝的直接阅读，更多来自于朋友圈分享和转发，但目前档案微信号的阅读数普遍少于送达人数。因此，信息发布应注重传播效果。一方面，档案微信公众号应当注重发布内容的质量和吸引力，多推送与民生相关的实用性信息和公众普遍关心的时政类信息，且能较为巧妙地将地方文化、社会舆论、重要节庆、热点事件等与档案相结合，通过有层次的、差异化的选题类型，来满足公众对信息丰富性、多元化的要求，从而推动档案微阅读的传播。

另一方面，发布形式上要充分利用音频和视频等流媒体，以设计出集文字、图片、语音、视频等多种元素于一体的，形式多样、质量高效的多媒体档案信息。

三、提升在线服务能力

根据最新的高校档案微信WCI排名（2月份排名前十的档案公众号），调查方式是通过智能手机微信客户端里公众号中搜索对应的公众号，添加高校档案馆微信公众号，从办事指南、预约查档、预约参观、在线查档、档案征集、出具证明6个方面进行统计。

调查显示办事指南达成率最高，共有4个，遗憾的是，高校档案馆微信公众号的具体业务仍未实现网上办理，用户仍需前往档案馆查阅，未能做到真正的便捷。有些微信号的菜单直接利用网站链接提供档案查询。但由于微信对功能接口和界面布局的限制，微信平台虽能显示电脑端的网页，其界面、功能等操作性都有不同程度的破坏。这说明，大部分微信公众号的服务功能尚未被充分利用，档案微服务还有很大的提升空间，尤其在线查档、出具证明两项核心办事功能还有待于档案部门的大胆创新突破。

高校档案馆微信公众号的负责团队，应该充分利用服务号提供的高级接口的二次开发功能，和现有的数据库系统进行对接，比如，校友想通过微信公众号中的出具证明菜单办理成绩单，用户可以直接在表单中填写个人信息（姓名、学号、身份证号、学院、专业），然后将这些信息跟数据库中的学生信息字段进行对比，如果一致，则进入证明办理环节。使公众足不出户、随时随地都能获得档案信息服务，为公众带来切实的便利。