新时期如何创新高校学生档案管理工作

2018-11-24西京学院王海燕

办公室业务 2018年18期

文/西京学院王海燕

创新高校学生档案管理工作能够顺应时代要求，提高工作效率，为学生建立更准确更全面的档案资料，真实反映学生在校期间的学习与生活过程，同时也能为用人单位提供方便快捷的获取人才信息的途径。因此，在新时期，创新高校学生档案管理工作应得到重视。

一、高校学生档案管理工作现状

（一）学生资料过于片面，信息贮备不足。很多高校的档案管理工作以学生的基本信息为主，并对学生每学期的奖惩情况进行简单记录。但随着时代的发展与教育观念的转变，学生档案内更应该准确记录学生的信用度、品行与作风、各时期学生心理变化情况以及学生各项综合能力强化程度等多方面数据。但由于很多高校的档案管理工作由学生负责管理收集与整理，很难全面展开工作，导致学生档案涉及到的资料不够完善，很难通过档案数据分析学生的情况。

（二）高校学生档案管理人员专业素质有待提升。高校人员众多，除了要进行学生档案的管理，还要进行其他教职工的档案收集与管理工作。很多管理者同时负责多个部门的档案，专门管理学生档案的人少之又少。很多管理人员缺乏专业的学生档案管理工作知识与经验，将学生档案管理工作等同于其他管理工作，忽视了学生档案资料的特殊性质。同时由于缺乏专业素质，导致学生档案管理人员的责任意识过低，档案丢失、加盖公章不规范等缺失对学生产生严重影响的问题时有发生。

（三）高校学生档案管理技术不完善。很多高校在工作中能够利用互联网技术的发展与数据库的应用，将学生档案采用信息化、数字化、电子化的方式进行存储，并通过数据工具与网络技术对学生的成长变化进行分析与预测。但是，很多高校的学生档案仍以纸质版形式存在，没有进行电子化的信息录入，未能实现对学生档案的高效管理。

二、创新高校学生档案管理工作的方式

（一）全面收集学生资料，体现学生综合能力。目前学生档案收集到的信息，很难全面反映出学生的综合能力与心理素质，学生很难通过档案发现自己的变化，用人单位也无法深入了解毕业生的真实情况。创新高校学生档案管理工作，首先要做的就是全面、多角度收集学生的信息。要将学生在校期间的行为习惯、道德观念、心理素质、实习或兼职经历等信息记录归档，及时针对学生的变化情况更新学生档案中的数据资料，保证学生档案能够准确反映学生成长情况，为老师、学生和用人单位提供借鉴。

（二）运用现代化技术进行管理。科学技术的发展，为我们提供了更高效的管理手段。高校学生档案管理工作要结合时代特点，用现代化的手段创新管理方式，提高管理效率，建立电子档案管理系统，学生可以通过网络将本人的信息分类提交到数据库中，将图片、声音等新形式融入学生资料中，并通过数据分析技术形成学生发展变化情况的对比图，有利于实现网络化管理，提高高校学生档案管理的工作效率，可以通过网络数据掌握不同专业、不同年级甚至是其他学校学生的发展情况，实现学生及学校发展的可视化。

（三）积极研究并引进大数据分析工具。运用大数据分析工具能够准确实现学生信息的自动归类与预测。高校要积极与大数据开发公司取得联系，并与之进行合作。通过引进先进的分析工具，不断创新档案管理工作。同时，要广泛吸纳人才，能够完成校内基础数据分析工具的研究。可以通过大数据分析，掌握学生心理变化，及时对学生提供必要的心理咨询服务；分析学生在校期间的实习情况，为学生提供正确的就业指导等。要在新时期，充分发挥数据资料分析的作用，利用先进的技术管理学生档案，帮助学生发展的同时也提高了工作效率与质量。

（四）注重数据收集的双向性。以往的学生信息收集，多以学校了解学生情况为目的，很少考虑用人单位关注的重点。新时期，高校档案管理工作要更加重视用人单位对学生档案的关注角度，通过收集用人单位的人才需求与反馈，及时丰富学生资料的收集内容，使学生档案既能反映学生的情况，又能满足用人单位的需求，实现学生档案的双向性，提高学生档案对学生发展的促进作用。