数字校园环境下高校档案馆功能拓展研究

文/苏州科技大学 熊彩虹 王雪梅

高校档案馆是指由高校专设以征集、组织、典藏档案并对其开展利用与推广教育的校内机构。原则上，高校档案馆除了是该校档案的典藏机构，亦是该校档案管理工作开展的指导机构和开发利用的研究部门。高校档案馆绝非是大学的“盲肠”，处于一种可有可无的境遇。大学档案馆的设置可以切实保障大学记忆的延续、传承大学精神，亦可以通过保存的档案服务行政、教学、科研和学生；除此之外，大学档案馆通过妥善保存档案资源，也筑成了大学文献信息资源保障体系中不可或缺的一环，进而保障全校师生的知情权。

一、高校档案馆功能定位分析

教育部、国家档案局颁布的《高等学校档案管理办法》第八条规定了档案馆的九大职能，本文根据高校档案馆的典藏及其服务宗旨，将其功能定位归结为如下四个部分：

（一）典藏“大学记忆”，传承高校精神。大学档案馆典藏资源丰富、种类多样。这些档案不仅仅是一张张独立的纸片、照片或者一段影像，而是可以用叙事串起来的一个个故事。如可以从行政档案中发掘学校创办的宗旨、愿景，也可以从学术档案中还原本校应有的学术地位。除了典藏“大学记忆”之外，高校档案馆亦可以很好地通过举办展览、编辑出版品来传承本校精神。如哈佛大学档案馆保存着200年来的优等生名单和100多年的优等生合照照片、奖章、纪念品等，有时就陈列出来给师生看，通过校友资料的挖掘来督促、鼓励后学。

（二）服务行政。高校档案馆典藏中很大一部分直接来自于学校的文书档案，这些档案见证了学校的发展过程与变迁，也是学校各项业务活动的重要凭证。这些文书归档后，具有丰富的原有价值、史料研究价值、行政凭证价值、法律价值、信息价值等。如高校档案馆保存的基建档案，在学校遭遇重大变故需要展开设施重建或者校（院）重新规划时，将可以提供丰富的信息借鉴；会计文件则可以为学校处理财务类经济纠纷提供证据等。高校档案馆保存的档案因为有明晰的脉络，记录了学校各大事件的发生，档案馆亦可以通过对这些档案馆的梳理，每年编纂出学校年鉴，服务全校师生、校友和社会各界。这些档案的妥善保存将会适时惠及学校行政服务，达到“资政资治”，实现档案保存的社会与经济效益。

（三）服务教学和科研。教师是大学最为宝贵的财产。而教师的宝贵往往集中体现在其授课教学、学术科研、服务地方，具体的成果形式为：教案、教材、授课视频、期刊会议论文、论著、计划成果汇报书等等。高校档案馆应该有序搜集教师在教学、科研、服务中的过程档案和最终成果档案，并予以妥善保管。这些档案一方面忠实记录了教师教学、科研、服务的过程，另一方面也可以为本校的后来者提供学习、借鉴的样本。除此之外，高校档案馆应该配合学校研究领域的拓展，有计划地征集与本校研究领域相关的档案史料，以满足学校研究工作的开展。

（四）服务学生。高校档案馆是专司大学档案典藏、利用与研发的机构，大学档案馆在档案的征集、点收、清理、典藏、维护、利用、推广教育及研究等方面有着其他部门所无法比拟的优势。通过对教务处移转的学籍档案，可以为校友提供成绩单复印件、毕业证复印件及其相关学历的审核与证明，服务学生。

二、拓展高校档案馆功能的必要性

（一）新时代高校档案事业发展的需要。2014年5月4日，中共中央办公厅和国务院办公厅印发了《关于加强和改进新形势下档案工作的意见》，要求建立健全覆盖人民群众的档案资源体系，重视做好民生档案工作，建立健全方便人民群众的档案利用体系，创新服务形式、强化服务功能、加大开发力度和促进资源共享。可见，档案馆公共服务功能已被提高到“国家战略”的高度。多年来，尽管国家已将档案工作及档案对人民群众发挥公共服务的功能提升到国家层面，但是在实际操作层面却受到理念、技术、资金、能力等方面的掣肘，尤其是本文所探讨的高校档案馆功能，在公共档案馆所面临的挑战的基础上，又受到高校管理体制的限制。高校档案馆功能拓展所受到的限制，就高校层面而言，主要体现在两个方面：首先是档案资源上的障碍，馆藏资源丰富程度不足，目前许多高校档案馆存在着馆藏资源类型单一、重数量轻质量、归档范围狭窄、归档率低、检索工具质量不高等问题。其次是档案人员观念上的障碍，尽管国家一直在强调档案管理的中心工作是档案利用，但是在部分档案员的思想中，“保密保险、利用危险”的想法已根深蒂固，还有一部分人缺乏竞争与开拓创新意识，“坐拥库房、坐守办公室、坐等查档”的做法依然存在，不仅限制了档案信息资源的开发力度，而且打击了档案用户的利用积极性与主动性。

（二）高校档案需要呈现多样化、社会化的趋势。高校档案馆的馆藏主要来自三个方面：一是校内各系所、行政职能部门按照档案保管期限表移交的档案。二是高校档案馆根据自身的馆藏发展政策定期收集的档案。三是接收捐赠或征集的档案，如与该校发展历程相关的人、事、物等重要档案或数据。随着网络时代的发展，政务信息公开的进程不断深化，高校档案馆馆藏资源不断丰富，馆藏数量不断增加，与此同时，学校师生与社会大众对高校档案资源的需求力度不断增强，大学档案馆更应该在确保全校师生及社会大众的知情权方面予以着力，力图做好信息公开；架构良好的知识管理体系，活化校内智力资本。

三、拓展高校档案馆功能的途径

（一）继承与发展创新观念。在国家供给侧结构性改革的时代背景下，公共档案馆社会化服务方面有了较大的发展，反观高校档案馆在这方面的作为与时代的要求还有一定差距。我们应树立信息开放与共享意识，全方位、多层次深入开发档案信息资源，从传统的各个高校档案馆各自为战，一馆一室的小作坊式开发与服务，扩展为广泛地吸收社会力量的大联合、大开发、大服务，促进高校档案信息的广泛交流。

（二）做好宣传，拓展文化教育功能。实践证明，广泛宣传是增强师生档案意识的重要手段，档案馆应把宣传工作作为一项长期任务来抓，甚至可以将宣传工作放在与档案收集、整理、保管同等的位置来对待。新媒体时代“酒香也怕巷子深”，人们很难对一件自己不了解的事情给予关注或重视，尤其是当高校档案工作在高校整体工作发展中的作用处在“边缘”地位时，“可有可无”“不出错就是功劳”的错误理念就会成为阻碍高校档案工作成就一番作为的绊脚石。首先，建立与图书馆、校史馆、博物馆的合作。档案馆应主动与学校文博部门通力合作，充分利用公共空间，举办档案展览，设立校史展厅，通过挖掘展览学校办学历史、实物档案、校友成就等内容，充分发挥高校档案资源的大学记忆与爱校荣校作用。其次，加强与学校宣传部门、学团组织的联系，充分利用学校广播、校报、宣传栏等媒介向师生广泛宣传学校馆藏档案的相关内容，使档案信息“飞入寻常百姓家”。定期在学校宣传媒体上报道馆藏档案对管理工作、科学研究、职称评审等方面发挥的作用，以典型事例使人们了解档案的价值和作用。另外，档案馆应与学团组织合作，加强学生人事档案方面的宣传，使其充分了解人事档案的重要性，清晰毕业生档案的转递与寄存流向，杜绝人事管理部门“无头档案”的产生，同时解决学生寻找人事档案“无头无力”的问题。

（三）强化档案信息化建设，延伸服务功能。档案专业人员素质提升为档案馆功能拓展提供能力支持，信息技术与通信技术的迅猛发展为其提供技术保障。与省市公共档案馆相比，高校档案馆的专业档案人员引进已经趋于高学历、高素质化，研究生学历、硕士学位已成为进入高校档案馆人才队伍的基本要求，可见，高校对档案专职人员的科研水平、信息素养、技术能力加强重视程度已是大势所趋。伴随新鲜血液的注入，高校档案馆已形成中青年梯队合理、知识结构优化的人员队伍体系，这就为档案馆功能拓展提供了人才保证。其一，充分利用信息技术。利用信息科技对档案馆信息资源进行发掘、加工、远程传输，有利于提高信息利用效率与效益，在满足档案受众信息需求的同时，大大减轻档案工作人员的负担，推动高校档案管理模式的转变。应用数据库技术、多媒体技术、网络技术，建设专题数据库与特色数据库，实现信息社会化传输与利用，档案信息得到充分利用。其二，建设特色网站。档案网站是档案馆向档案用户传递信息的阵地，首先，明确目标，有针对性。根据不同的用户群体，针对不用的档案需求，发布相应的信息，并定期进行更新。在数字化校园与智慧校园建设的背景下，高校档案馆应以建设知识管理型网站为立足点，着力解决学校师生知识需求，实现档案馆与学校同步发展。其次，建立服务预约平台。高校档案馆查询服务的主要受众是学生的学籍档案，主要内容是在校生的成绩单、毕业生的学生档案去向、老校友的人事档案补充材料等，搭建网上预约办理平台，将有利于进一步方便档案获取。如东南大学档案馆开通了网上预约服务，学生可以通过网络预约，网络审核，在约定时间到档案馆取件，毕业校友可通过邮件预约的方式进行档案查询，而且可以委托他人代为取件，此服务不仅受到广大学生的广泛欢迎，而且保持了档案馆鲜活的生命力。

（四）加大开放力度，拓展社会化功能。利用档案是公民和组织的合法权利，向社会提供档案是档案馆的法定义务，无论是公共档案馆还是高校档案馆，都应遵守档案法律法规，依法加大档案信息开放力度，同时加大档案服务力度，把死档案变成活档案，使其充满生命力与活力，扩大档案社会影响，增强社会档案意识，促进档案资源服务经济社会的发展，服务文化繁荣，服务改善民生。依法做好档案开放利用工作，高校档案馆应做好顶层设计，加强组织领导，集中技术力量，组织开展馆藏档案鉴定划控工作，并与档案形成单位沟通协商，共同做好档案开放工作。