PDCA循环在医院文书档案管理中的运用和体会

文/华中科技大学同济医学院附属同济医院 高倩 曾瑞清

PDCA循环是美国学者戴明提出的管理学理论，又被称为戴明环，包括计划、执行、检查和行动四个环节。计划（Plan）：根据任务的目标和要求，制定科学的计划；执行（Do）：进行具体运作，实施计划；检查（Check）：对管理的结果进行系统的总结和评价：行动（Action）：对检查阶段发现的问题进行改进。四个环节环环相扣，互相制约，互为补充，呈螺旋式上升运转；每一次的循环过程，旧的内容都会被新的所替代，以解决所发现的问题，促进管理水平的提高。综合性医院的档案管理，作为医院管理工作中的重要组成部分，其最基本的功能是记载医院的发展历程，为医院制定医疗改革的决策提供必要参考。随着当前医疗体制改革的不断深入，医院管理正由以往的边缘化管理逐渐向管理的内核靠近，更需要对医院档案进行规范化管理并促进其更有效地利用，为医院管理服务。为力求档案管理工作的规范化和高效应用，我们在查阅大量文献和借鉴同行先进经验的基础上，将PDCA循环运用到综合性医院的档案管理工作中，经过近4年的运行，现将运用经验、成效和体会总结如下。

一、PDCA循环在文书档案管理中的探索应用

（一）整体档案管理工作中的PCDA大循环。综合性医院的文书档案管理，非常强调工作的持续性、档案管理的程序化及易于获取和利用。每个年度或一个约定阶段，会有新的文件或资料需要归档入库。因此，既要对原有档案进行规范化管理和利用，也要建立规范化程序将新的资料和文件归档。为实现上述目标，我们将PDCA循环应用到文书档案的管理。P：建立完善的档案分类管理办法和制度，制定年度工作计划，明确人员的岗位职责和分工；根据档案管理对电子化的要求，适时调整归档方案和要求，同时根据发展要求，增配相应专用设备。D：依据档案管理制度和本单位具体要求，开展文件和的资料的收集、归档、管理、利用和开发工作。C：针对档案管理、利用和开发中发现的不足，以及医院深化管理中提出的新要求，运用鱼骨图等检查工具，对现有工作进行梳理，及时进行深入学习和讨论，引进和完善工作程序和方法。A：将上一个循环中发现的问题加以总结，及时改进现有工作，并将经过论证的改进措施列入下一循环的运行计划中，实现整个档案管理工作的上升循环。

（二）具体工作流程中的PDCA小循环。文书档案的电子化管理和归档过程，包括档案的收集、整理、建档、录入等步骤，另外，对档案的利用、开发工作也融合其中，这构成PDCA管理的小循环。P：根据对上一年度文书档案归档情况的总结和分析，列出本年度进程规划和注意事项；同时针对上一年度文书本身或移交环节出现的问题，和相关部门进行沟通，以期在本年度避免。D：执行新一年度的档案收集、整理、建档、录入等程序。需要指出的是，每项具体程序中，均再包含计划—执行—检查—处理的循环操作模式。如：文档的录入环节，从文档录入的计划方案、具体录入过程、录入后的进一步检查及检查后的总结和处理等，这又是一个PDCA的循环（档案的整理、建档过程等亦如此）。可见，大循环中的一环又可分解为小循环来操作，环环有序运行。C：对于本年度新归档的档案资料进行复核检查，尤其是录入环节。由于信息量较大，难免出现录入误差，因此检查环节的落实尤为必要。只有录入信息完善准确，才能保证查阅、利用和开发工作的顺利进行。A：对于复核检查出的疏漏和错误，及时改进，并进一步找出原因，做好总结，为下一批文书归档即新一轮PDCA循环提供指导和借鉴。

二、PDCA循环应用在文书档案管理中的成效分析

近4年来，我们将PDCA循环运行到文书档案管理中，成效初显，主要体现在以下方面：

（一）档案管理的各环节节奏趋于紧密，工作流程更为清晰。PDCA循环本身是一个逐步推进的管理流程，每个环节的指令性非常清晰，这使得操作者在具体操作环节中节奏也趋于紧密。以2016年度的归档过程为例，针对2015年度档案管理中的问题（如相同资料几个部门重复移交入档等），制定2016年度归档计划和注意事项，进一步和相关部门进行沟通和完善；在执行阶段，档案的收集进程和质量就有了更好地把控；归档过程中的每一步环节又均以PDCA的循环路线为指引，工作流程更为清晰，错误率明显降低；检查环节和执行环节进一步跟进，大大提高了归档工作的质量和效率。年度归档工作呈现及时性、准确性和规范性稳步提高的趋势。

（二）利于及时发现问题、找出针对性解决方案。大循环和小循环的每一步环节均以PDCA的循环路线为指引，呈现出“大环套小环”的模式，有利于及时发现不同环节中存在的问题，第一时间得到改进和解决。当小环运行流畅后，大环中发现的问题也会顺利得到解决，有效地避免了问题的积压和“中梗阻”现象的出现。

（三）各环节的相互关联和反馈，为后续工作提供明晰的指导和借鉴。经过上一个循环的检查和执行环节，发现疏漏、解决问题、总结经验，对下一个循环有明晰的、具有针对性的指导和借鉴。例如：在2015年的归档过程中，发现某部门文件中标注的附件标题和实际归档附件不符，在下一步的文档利用上出现障碍，在和相关部门沟通解决后，我们及时将此项问题列入到2016年度的归档要求中。2016年度以后移交的文件资料，附件准确清晰，不仅提高了归档工作的效率，也为后来的医院评审工作提供了全面准确的资料。

三、PDCA循环在档案管理运行中的体会

经过4年的工作实践，在受益于PDCA管理模式的同时，也总结出了PDCA循环运用在档案管理中的如下注意事项：

（一）在运行过程中应避免只着眼于简单的过程性大循环，而须把握“大环套小环”的原则。在查阅文献的过程中发现，很多文献中只将PDCA循环运用于档案管理的大过程之中，经过笔者深入学习和实践，认为PDCA管理循环必须把握“大环套小环”的原则，才能实现管理工作从局部到整体，从片面到全面的宏观循环上升趋势。

（二）对于小循环中发现的问题，须及时进行改进和总结。因为此时的问题较为明确和具体，具有针对性，易于解决；问题解决后及时总结，才能在下一循环中有效避免，从而保证大循环的流畅运行。

（三）应将持续性学习和实践贯穿到PDCA循环的运行中。在PDCA的管理循环中，发现问题、解决问题是必经环节。对于发现的问题，有的是具体操作层面的，可以和相关部门沟通解决；有的则需引进更科学和先进的管理理念和方法才能得以改进。例如：在电子化归档要求下，对于部分涉及保密的文书资料，如何在局域网环境中既方便索引，又实现相关内容的保密要求等问题，需要档案管理工作者不断深入学习和钻研，以及定期接受新技术的培训，才能使档案管理工作实现实质性的改进和提高。