论体育场馆档案资料管理的方法

2018-11-24山西省运城市体育馆李肖

办公室业务 2018年18期

文/山西省运城市体育馆李肖

一、档案管理目前的工作现状

（一）对档案资料的管理不够重视。在如今档案管理的制度意识和规范行为观念还不够成熟的阶段，更多的是体现在体育场馆的领导身上，因为它们对档案管理的意识不够强，甚至比较缺少依法治档的观念，或者这方面的专业素养不够，从而导致这一方面的工作无法得到进步和提升。但是体育馆的档案资料，可以体现体育馆的发展历史路径，也是体育馆进行管理的基础依据，因此需要被当作重要的保存价值进行对待。但是较多体育场的档案管理岗位权责人是行政工作人员，但是这类人群只负责对档案资料进行收集和归档整理等简单的工作过程，却不明白为什么需要对体育馆的档案资料进行收集与作统一性管理以及这样做的本质意义何在等。因此，在档案管理的这个过程中，会出现档案材料散落在不同人的手里，和不具备一定的系统性等各类问题，而且这个岗位的人员并没有经过一定的专业培训，因此，对档案管理的工作态度不够重视，会造成整个局面比较混乱。

（二）档案管理的结构不够合理。目前，我国对体育场馆的档案资料这一块内容没有进行明确规定，因此，相应的管理人员，在对收集的资料进行归档时，没有一定的依据性和规范性要求，大多简单地对自己的工作计划进行保存和整档，并不包括其他的内容。但是对场馆的档案管理内容，从专业角度来说，远不仅这些内容。它包含的内容需要包括各类型的管理活动或与场馆有关系的业务活动等，即：行政管理活动和相关业务活动档案，还可以对这些活动进行多种型式的保存方式，可以是纸质建档保存，可以是电子存档，或者图片视频等方式。只有在明确了档案的归档性质后，才能够进行合理建档和管理。

二、对档案资料管理工作进行完善的方法

（一）加强重视程度。随着市场经济的深入发展与动态性质，档案管理面临着更大的机遇与挑战，一方面是它概括的信息内容可以进行公开性与传播性，另一方面它的档案数量也不断在增多，那么相对应的保管和提供信息的工作量就越来越多、复杂和困难。而管理方式过于落后，会对档案的管理质量直接构成影响，而只有加强对档案管理的相关人员的意识，才能实现档案管理工作的现代化发展。具体操作如下：

1.首先要认识到档案管理工作中所具有的基础地位，还有对档案进行清晰的整理，可以对相关资料的现代化处理有促进作用，比如：对档案资料进行动态的记录和保存，可以迅速地进行电子建档，利用现代技术进行直接管理。体育场馆的管理人员可以对相关的岗位人员进行培养和教导，只有树立正确的意识，才能规范他们的行为。另外，让工作人员加强档案工作的推广力度，让整个团队的档案管理意识都得以提升，可以使档案管理的运营工作更具有效性。

2.对管理人员的专业素养要进行提升。管理人员对基层工作人员具有榜样和带头作用，因此，提升管理人员这方面意识的同时，需要促进他们对现代化的管理技能的提高和深入掌握。因为档案管理的过程是数字化与信息化的，这已经是社会进行信息化发展阶段，对档案工作的基础要求，也是档案工作者一定要运用到的技巧和方式。所以管理人员需要首先对这些技能和意识进行掌握，这样才能在工作人员面前具有管理优势，可以一边学习一边操作，特别是一些计算机知识等需要熟练掌握，另外，在信息知识与文化方面，也要进行自我学习和培养，虽然需要一个过程，但是管理人员只有具备综合且全面的专业学识和技能，才能使管理工作更加有效。

3.对档案管理使用的硬件设施进行加强和质量提高。设置专门的档案室，而且进行相关硬件设施地配置，如：计算机、打印机、档案置放柜、档案文件袋等现代化的办公设备。那么在档案整理的过程中，工作人员可以通过现代电子技术的高效运用，使工作质量更加高效。比如：计算机可以进行资料的电子文档整理与归类等，使用打印机就可以快速地进行打印和装订，让整个工作过程事半功倍。

（二）对档案资料的管理制度进行完善。将制度规范并进行完善是将工作顺利完成且达到一定质量的重要基础，档案管理也同样如此。分析可见，如今档案资料的管理工作存在较多的不足，制度的不完善、标准无法实现统一性是其重要的影响因素。由此看来，把管理制度进行全面地完善是改善工作质量的关键部分。

（三）对档案资料管理的主体进行体现，使工作流程顺利进行。档案资料的主体是对其所属范围的明确。体育场馆的资料与档案具有一定的特殊性，与其他政府新闻或杂志娱乐等性质不同，它主要是记录以体育场馆为目标对象发生的一些相关的活动记录与记载等。因此，需要明确它的主体性质，进行科学地分类与归纳整理，为了以后方便查阅与利用，也为了科学地对体育场馆的正确记载。