浅论优抚对象的民政档案管理与利用

2018-11-24渠县光荣院陈东

办公室业务 2018年18期

文/渠县光荣院陈东

自1956年我国优抚制度确立以来，优抚对象人数不断增加。优抚对象的管理工作也受到各级民政部门的高度重视。优抚对象民政档案管理是管理工作中的重要环节。因此，加强优抚对象的民政档案管理和利用是值得探讨的课题。

一、优抚对象的民政档案管理

（一）不断完善档案管理制度。要想实现档案管理的效率，首先必须具备完善的优抚档案管理制度来规范日常行为。因此，坚持与时俱进，建立动态的档案管理机制，将民政中的优抚对象纳入统一的管理和审核，确保制度到位、精准识别，定期了解优抚对象的生活状况，适当的时候做好精准退出工作。所以，各民政部门要积极改变自身的管理模式，促进档案管理系统化、规范化发展。

（二）实现电子档案和纸质档案有机结合。通过信息化建设，将优抚档案纳入电子系统，但是日常管理中必须坚持和纸质的档案管理结合起来。这对于具体的工作人员要求很高，需要档案管理人员能够从思想上重视，清晰明确地掌握电子归档和纸质归档两种不同的形式。在具体工作中，遇到优抚对象填写电子档案有困难的时候，工作人员要常怀爱民之心，帮助其完成电子归档。

（三）实现优抚档案信息高度整合。在档案管理工作中要不断加强优抚档案具体信息的整合。因为优抚对象的信息和发展状况是随着时间变化而不断发展的。比如，有一些对象在审核的时候达不到优抚对象的标准，但是随着时间的推移和社会的变迁，在之后能够达到优抚的标准。再如，有的对象在审核中达到了优抚对象的标准，但是经过社会经济的发展已经不再符合优抚对象的标准了。如果不及时整合优抚信息，可能导致在优抚人群精准不到位，一部分对象无法享受优抚政策。因此，各级民政部门要加强优抚对象的档案管理工作，实现优抚对象电子信息管理，将对象有效划分等级，做好精准识别、精准退出工作。

（四）强化优抚档案安全管理。在档案管理过程中，要不断完善优抚对象档案管理中的安全管理措施，强化档案安全。严格按照《档案管理办法》，设置档案室，并且配置空气除尘、除湿、升降温设备，保证档案保持在通风、恒定的温度、湿度环境中。同时做好电子档案管理安全工作，配置扫描仪、扫码器等档案管理录入设备，确保档案能够有效录入计算机。根据网络风险，购置安全防护软件，并且在日常管理中不断更新升级，确保优抚档案的网络安全。

二、优抚对象的民政档案利用

（一）不断完善优抚档案的利用制度。优抚档案管理是为了更好地落实优抚制度，方便人员管理。因此在优抚档案的利用中必须坚持档案管理基本原则。因此，各级民政部门必须不断完善优抚档案的利用制度，规范档案利用流程。笔者认为，优抚档案未经允许不能外借，要必须确保优抚对象的信息安全，防止信息丢失导致对象权益受损。在档案信息管理中，严格制定网络档案管理办法，及时更新档案管理密码、采取局域网的工作模式、提升网络安全密级，确保在利用过程中的网络信息安全。总的来讲，在档案的利用过程中，操作人员要严格遵守档案利用制度，对于违反制度的行为必须给予一定的行政处罚。

（二）不断规范优抚档案管理的利用方法。在优抚对象档案利用过程中，要不断规范利用方法，确保民政档案信息的安全。实际利用过程中，严格按照程序实现档案管理不外借原则。具体来讲体现在以下两个方面：一是实现优抚档案利用效率，通过对优抚对象的管理，实现对象的精确管理，保障优抚对象政策享受到位。二是实现优抚档案系统管理。通过档案信息化，明确地区靶向，将优抚对象纳入统一的管理中去。根据对象的实际情况，实现政策倾斜。

（三）不断完善电子优抚档案的利用途径。电子档案的利用能够提高民政工作效率，提升档案管理的效率。在电子档案的利用过程中，本文认为可以从以下三个方面实现利用途径：一是电子档案拷贝利用的途径。电子档案的拷贝利用是电子档案利用中独具优势的形式，能够将电子档案最大化保留，实现档案的利用效率最大化。因此，在实际的利用途径中我们要优先考虑“拷贝利用”的形式。二是信息的传输途径。这种形式方便、快捷，是档案利用的重要途径之一。只要有网络的地方，就能实现档案的信息传输，因此这种途径运用得比较广泛。但是值得注意的是，在网络途径下，有可能会导致网络风险的存在，因此对于不适宜在网络传输的信息，依然采取拷贝的形式。三是档案的现场利用。这种途径使用是最广泛的，民政部门可以通过直接查询的方式，实现档案信息现场查阅，当然，优抚对象也可以在档案管理现场查阅到自己的信息。