浅谈提高基建档案管理水平的方法及措施

文/云南省红河州屏边县档案馆 李建华

从本质上来看，基建档案是对基建工程项目进行全面记录的重要文件，通过基建档案，一方面能够为基建工程的审计和检查工作提供便利，另一方面也能够作为处理工程中的事故问题的依据。随着建筑行业的不断发展，为了满足社会和人们的需求，建筑工程的复杂性和系统性越来越强。如果不能够有效提升基建工程管理水平，将会对基建工程的顺利开展形成严重的阻碍，影响建筑行业的健康可持续发展。

一、现阶段基建档案管理工作中存在的问题分析

（一）缺乏正确的管理意识。现阶段，我国大部分企业负责人和相关的管理人员没有真正认识到基建档案管理工作的重要性，对于基建档案管理工作缺乏应有的重视。从现阶段的基建档案管理现状来看，尽管从法律法规的角度上来看，基建档案管理已经被纳入基建工程的管理项目之中，但是在实际的管理工作中，基建档案管理工作往往缺乏应有的力度，很多档案管理工作已经成为了一个形式。相关部门以及管理人员对基建档案管理工作的不重视主要体现在以下几个方面：1.在建筑企业的管理过程中，负责档案管理的部门往往得不到应有的重视，在人员分配和资金的投入方面都明显不足。2.企业在发展的过程中一味将发展的重心放在了生产力和经济效益的提升方面，导致基建档案管理工作不能够顺利开展。3.在管理模式和管理理念方面，现阶段大部分企业仍然沿用传统的观念和模式进行管理，导致基建档案的管理不能够发挥出应用的作用，进一步导致了基建档案管理工作不受重视，形成恶性循环。

（二）基建档案的工作模式以及目标与企业的发展不相协调。1.目前，大部分企业中的基建档案管理人员兼职的现象非常普遍，由于我国的基建档案管理起步较晚，基建档案属于冷门行业，缺乏充足的专业人才。企业中的基建档案管理人员一方面要从事基建档案管理工作，另一方面则是要应付其他其他工作。既不具备专业的管理能力，又不能够将精力全部投入到基建档案管理工作中，造成基建档案管理水平难以提升。2.在实际的基建档案管理过程中，由于基建档案涉及到多个部门和不同的领域，需要管理人员做好各个部门的协调工作。但是由于管理人员对基建工程缺乏充分的了解，导致档案材料整理不够高效，阻碍了档案管理工作的顺利开展。3.基建档案管理人员缺乏先进的管理意识也是一个非常严重的问题，在管理工作中，很多管理人员为了省事，将很多档案材料积压在手头不及时进行处理，导致后期基建档案管理工作困难重重。

（三）缺乏先进的基建档案管理模式。由于很多企业在实际的档案管理工作中仍然采用传统的管理模式，导致档案管理工作效率低下，待处理的档案材料越积越多，造成后期管理工作手忙脚乱，无法对档案管理的质量进行有效的保障。

二、基建档案管理水平提升的有效策略

（一）构建高素质的档案管理队伍。随着我国社会的不断发展以及城市化建设步伐的不断加快，基建工程将会获得更加广阔的发展前景。在这一过程中，如果想要提升基建工程项目的质量和水平，推动建筑企业的健康稳定发展，就必须要充分的认识到人才培养的重要性。企业与企业之间的竞争，归根结底还是人才之间的竞争。一支高素质的基建档案管理人才对于基建档案管理水平的提升有着非常重要的意义。在今后的发展过程中，必须要加强对管理人员的培养，提升他们的专业能力和业务水平，促进管理人员树立强烈的责任意识，认真对待基建档案的管理工作，避免由于人为的错误而造成的基建档案管理的低效。

（二）树立先进的档案管理意识。在对管理人员进行培训的过程中，不仅仅要注重对管理人员的专业水平和业务能力的培养，还要对管理人员进行思想上的引导，促进管理人员形成严格的归档意识，确保管理人员在实际的档案管理工作中能够对工程项目的各个部分进行及时的归档。

（三）提升基建档案管理工作的服务质量。基建档案管理工作的本质在于服务。基建档案是对企业基建工程项目的全面记录，是企业持续稳定发展的重要基础。因此，在今后的基建档案管理工作中，相关的管理人员必须要充分的认识到基建管理工作的重要性，积极提升服务质量，为基建工程提供全面可靠的档案基础。除此之外，还要加强对服务方式的扩展，提升服务的多元化，为企业经济效益的提升奠定了坚实的基础。

（四）做好竣工验收环节的档案管理工作。在工程项目的竣工验收阶段，档案管理的关键在于质量问题。相关的基建档案管理人员，在这一环节的工作中，必须要将质量监督的作用充分发挥出来，对工程的质量进行全面的审查，一旦发现问题要进行及时处理。除此之外，管理人员还需要对工程的相关材料进行整合和归档，为今后工程项目的顺利开展提供参考资料。

（五）构建科学合理的档案管理制度。基建档案管理制度的建立必须要充分结合工程项目的特点和需要并结合各个部门工作的特点制定针对性的管理策略。同时，还要对管理人员以及各个部门的职能进行明确的划分，确保基建档案管理过程中能够实现各部门的高效协调配合。正如上文所提到的，如今的基建档案管理工作具有非常强的复杂性，不仅仅包含了立项、勘察、测绘、初步设计等环节的档案管理，还包括了施工、竣工验收、评优选优等阶段档案整理工作。因此，如果想要有效提升基建档案管理水平，必须要对基建档案管理工作的内容进行细化，将各项工作落实到每一个管理人员身上，在增强档案管理工作系统性的同时，提升档案管理工作的高效性。

三、结语

基建工程的档案管理工作，不但是对基建工程项目的全程信息整合和归档，而且是顺利开展基建工程项目的重要基础。不论是工程项目中出现的质量问题，还是工程事故问题，都需要以基建档案为依据进行处理。在竞争日益激烈的行业中，建筑企业如果想要在激烈的市场竞争中占有一席之地，就必须要充分的认识到基建档案管理工作的重要性，积极引进和学习先进的管理经验，构建科学合理的管理模式，加强管理人才的培养，以此来提升企业的基建档案管理水平，为企业的健康可持续发展奠定坚实的基础。