信息时代的公路行业档案管理模式分析

2018-11-24

办公室业务 2018年16期

处于经济飞快发展的今天，公路的普及应用已经是现在不可缺少的一个部分。所以说，处于信息时代的公路行业其中涉及到的工作也越来越繁重，所要面对的挑战也是相当困难的。本文主要以信息时代公路行业档案管理作为切入点，进行了适当的分析，并且简单阐述了其中存在的优点与缺点，同时还给出了相应的对策方案。

一、简述信息时代带给我们的好处

我们正处于信息时代，计算机的使用已经走进了千家外户，网络时代已经到来，对于信息的传播功能也在大大提升，主要发展特点具体如下：第一，可以采用多种方式进行信息传播。第二，所说的内存扩大含量。第三，其中信息资源可以大家一起使用共享。第四，处于网络时代的今天就要把纸质变成网络输入方式。第五，通过远程协助功能管理档案信息。

二、推动公路档案信息化管理革新的策略

我们现在通过使用网络的手段来进行公路行业档案管理，使用相应的设备进行数据信息管理，这种方式比传统模式有很大的好处。公路建设的主要因素就是施工、设计、管理等。我们为了保证公路行业更好地发展，时刻需要对其中的档案进行保护，把涉及的信息传播出去。因此，在信息时代的背景下，各个行业都要顺应时代发展，公路行业也一样，需要使用信息技术和其他学科完善管理制度，既可以提高管理的高效性，又可以实现自身的使用价值。

三、信息化应用于档案管理中的优势分析

经过我们不断的研究分析，信息时代公路管理模式和之前传统管理模式有着非常不一样的地方，不管是效率还是在应用上都是非常实用的。其中的差异有很多，从管理方面来看，信息时代管理更加开放，与之前传统的封闭性有很大的进步，其中还具有多样性，应用起来非常方便快捷。信息时代在管理方面也有自身的优点和缺点，其中优点就是信息时代档案管理应用更加便捷、实用，根据容量的增加，可以储存更多的资源信息，对于以后查找起来是十分方便的，并且信息资源可以共享，同时还可以根据远程协作的功能进行管理监督。虽然信息时代管理应用非常广泛，但在具体实用中存在一定的问题。在我们进行大量信息管理的情况下，需要建立相应的数据库，重新组建资料整理系统。在开展一个项目的时候，可能就会存在一定的风险。所以我们在建立数据库的时候，需要对比较重要严密的信息进行保密，同时也要提高管理人员的保密性。

四、选择专业人员进行档案管理

（一）提高管理人员专业素养。在我们进行档案管理的时候，需要的是具有专业素养的人才，这样就需要管理人员提升自身的管理和专业意识，相关单位应该定期举办培训，要求管理人员参加，让管理人员可以接触最新的知识和技能，同时通过培训可以很好地掌握相关的知识要点。企业会通过多种方式进行培训，可以选择自己需要的技能，具有一定专业水平的人才会使公路行业档案管理更加简单。企业可以根据每个管理人员培训结果，拿出一部分资金请相关专业人士进行培训，这样对于管理人员的学习更加有利，还可以提高培训的质量。

（二）增强电子文档管理技能。我们通过互联网的应用，可以很好地对公路行业档案进行良好的管理，可以很有效地进行数据采集与整理分析，目的就是方便快捷地完成整个信息收集管理的过程。因为是信息时代的系统，所以是比较先进的，可以通过远程或者扫描的方式将资料传给对方，同时还可以分层管理，管理会更加系统化。这是一种全新的电子文档管理，需要相应的专业人员进行管理，所以就要培训学习相关知识，达到一定的技术水平，才会对电子档案进行更有效的管理。

（三）增强电子文档的安全技能。我们建立电子文档，其实就是一个收集资料的过程，把公路行业具体涉及到的资料进行录入、整理、修改等一系列的过程，但是在这些操作上，会出现一定的安全隐患，有时就会出现信息更改或者丢失的情况，如果遇到这样的情况，企业就需要采取一定相应对策，确保信息不会丢失，所以，要对电子文档安全性方面举办培训，增强管理人员这方面的意识，目的就是保证电子文档不会丢失，保证安全性。

（四）转变管理思想理念。在公路行业档案管理的过程中，管理人员的素质和思想都存在一定的差异性，如果管理人员具备先进思想并且素质高，这样就可以提高公路行业的管理工作，反之就会降低管理工作效率。就目前来看，档案信息管理人员是比较重要的，在工作中需要非常过硬的专业技能，在搜集大量信息的时候，还要时刻留意这些信息的真假。所以，在档案管理中，管理人员不仅要有管理技能，还需要有检索技能，通过各种渠道找到相应的资料进行检索提炼。