企业信息化管理中自动化办公的应用研究

一、企业信息化管理中自动化办公的必要性

企业信息化管理是大数据时代企业发展的必然趋势，办公自动化是实现信息化管理的基础。企业办公中的合同管理、报销管理、资金管理、人力资源管理、电子公文等，如果应用相应的自动化办公软件来进行管理，就能够实现高速、高效和高质量。随着企业中办公项目的增多，业务量增大，采用人工的方式来进行各个办公流程和相关部门的协作有很多实际困难，例如办公人员时间有限，因公外出不在办公室等等。如果应用自动化办公，就能够对企业各个部门的工作流程、工作处理进度等进行明示，这样就可以合理安排自己的办公时间，从而提高工作效率。

二、如何高效利用企业各类自动化办公信息系统

（一）合同系统。合同是企业之间合作的重要文件，也是企业保护自身合法权益的重要证明。所以，企业在所有的合作中都要签订合同，并且要经过领导的层层审批，保证合同的内容精确无误。鉴于此，合同的签订数量就非常大。办公自动化中合同系统的缺点是阅读权限问题。虽然合同系统可以提升合同签订的速度，对合同相关内容的审定也不会受到空间和时间的限制，但是合同系统文件的阅读权限是个需要改进的地方。石油天然气企业的业务量大，所需要签订的合同数量非常多，不同数额的合同需要不同级别的领导审核签阅。所以合同管理系统的阅读权限不能一刀切，需要向着授权方向改变。当合同拟定之后，由发起人对需要签阅合同的领导以及人员授权，从而实现合同系统管理的自动化，也能确保企业合同信息的安全。

（二）电子公文OA。电子公文OA虽然在收发文件和会议管理以及协同合作中发挥了优势，但是还有许多缺点需要改进。第一，电子公文系统中，在收文和发文过程中，文件保密没有在实践中较好应用。OA是办公的一部分，但并不是在OA系统中所有的文件都只能在中石油内网中流转，受项目工作环境的限制，并不是所有的人员都能够使用中石油内网，这样就导致有一些需要全员阅读的文件无法通过OA系统进行传阅。如果OA发文件后没有及时阅读，还需要发件员电话告知各个收件人，就失去了办公自动化的意义。所以，电子公文OA系统要设置内外网权限，并且与收件人常用的通信设备关联。这样就可以在公文发布之后通知到各个收件人。另外，收件人的阅读情况要有所反馈，要对没有打开文件阅读的情况进行标注。这样就可以让发件人及时了解到大家对公文内容的阅读情况，并根据需要通知个别工作人员及时阅读。第二，对会议通知发布和协同合作通知，要设置信息反馈对话框。这样可以及时在OA上沟通和反馈信息，从而有利于会议组织和协同工作部门及时调整安排。

（三）人力资源管理系统。人力资源管理系统自动化是企业信息化管理的重要组成部分。在以人为本的发展理念下，企业人才资源管理是企业发展的关键。实现自动化人力资源系统管理之后，可以对企业各个部门的人才资源进行统计，对人才的工作精力、潜在职业能力以及自我职业生涯规划有全面的了解。虽然人资管理系统表现出了诸多优点，但是还有很多缺点需要改进。第一，各个部门对人才工作情况的评价要通过自动化办公软件反馈到人力资源管理部门，从而有利于人力资源部门和各个部门领导对人才背景的了解。第二，企业所有员工都要能参与到人力资源管理系统当中。企业工作人员自身的资质或者职业技能得到提升后，可以登录个人账号来修改个人信息。这样省去了人力资源统计的麻烦，也能够促进员工的自我提升。因此，人力资源资源管理系统实现自动化，可以从众多人才中快速筛选出与目标岗位相匹配的工作人员，进而促进企业的发展。

（四）集中报销平台。国有企业的财务管理非常严格，所有的进出账都需要严格按照既定的流程来办理。这样的财务管理系统有利于企业账目明确，避免徇私舞弊。当利用集中报销处理提交审批报销单据之后，大幅度提高了办公效率。但在实际工作中，报销平台还存在一些缺点有待改进。第一，企业内各个相关部门都要申请财务报销平台账号并划归所管预算。所有需要报销的人员先在平台上进行填报，选用适合的预算项目，填报好后提交所属领导审核，并按照财务部门的相关要求来黏贴报销单据。第二，集中报销平台的使用方式要进行调整，划分内外网权限，使在项目上不方便通过内网登录集中报销平台处理报销单据的人员也可以处理审核报销业务。这样就节省了财务报销人员的时间，也减轻了一定的工作量，并且提高了工作效率。

三、结语

综上所述，办公自动化对于提高企业办公效率有着重要影响，也是实现企业信息化管理的重要组成部分。在“一带一路”倡议的引导下，我国的经济建设会更上一层楼，国有企业作为国家支柱产业，生产经营范围和规模都必然扩大。这就需要一个强大的办公系统来有条不紊地管理各项工作。因此，国有企业所有的工作人员都要熟悉相关的自动化办公软件。需要注意的有两点：一是企业员工要有持续学习的态度，能够快速掌握自动化办公软件以及软件升级后的使用方法。二是企业要对办公系统投资，正所谓“磨刀不误砍柴工”，及时更新办公系统，可以更好地提高企业办公效率，实现信息系统更好地为工程项目服务。