基于大数据时代背景下的档案管理分析

文/青岛西海岸新区灵珠山街道办事处 梁云华

信息化社会的发展给各行各业的发展都提供了机会，随之也带来了较大的挑战，档案管理活动也是如此。档案管理活动的关键性是不言而喻的，档案内的各种资料均要得到妥善保管，而且，资料还应当得到进一步更新与再次保存，便于及时查找与翻阅。

一、档案管理工作在大数据环境下受到的影响

（一）提升了档案存储质量。以往的档案管理内容关键是纸质信息，一般情况下，纸质信息的防风险性能偏差，且对存储环境的有很高要求，如果档案保存位置产生水患和火灾等突出情况，或是存储环境比较潮湿等，纸质信息因不能抵抗环境的破坏，造成档案出现缺失或破损。一般档案特别是不动产档案，要求存储的时间很长，但纸质信息通过长期保存以后会产生字迹不清、纸质退化等现象，影响资料的查看质量。纸质资料的存储问题在大数据背景下得到了有效处理，利用大数据系统保存档案资料，在减小存储空间的同时，还能有效提高档案数据的存储质量和时间。

（二）减少档案管理费用，提高管理效率。大数据背景下，利用数据平台和信息技术能够有效处理海量数据资料，使用智能技术来采集整理与配置信息，大幅度提高了人工信息操作的效率。目前，国家经济的迅猛发展和房地产事业的日益发展，不动产档案管理信息量不断增多，但以往的纸质信息保存空间和纸张成本很高，增多了档案管理的费用，而利用大数据平台来保存和处理档案资料，能够节省保存空间并减少数据载体的支出。

（三）大数据实现了档案管理活动的数字化。随着社会经济的迅猛发展，在大数据环境下，要处理好档案管理工作，必须充分发挥出每个部门的作用，突破以往的管理模式，进一步革新管理方式，基于大数据的功能，充分调动档案管理者的主动性与积极性，提高档案管理的质量及效率，促进档案管理的长远发展。

二、大数据环境下提高档案管理质量的途径

（一）建立完善的档案管理机制。大数据环境下的档案管理工作有了更广阔的进步空间，但是管理者与数据资料的安全还存在诸多问题。大数据的到来革新了档案管理模式，但因为规章机制不健全，造成档案管理过程责任与义务混乱，降低了档案管理工作效率，由此，建立完善的档案管理机制是提高档案管理效果的重要途径。在档案管理工作中，管理层要积极创建完善的数据准入机制与监控管理机制等，按照规章机制划分和管理责任。采用数据准入机制，档案管理者可以更加清楚数据的关键性及该数据是否具备可使用性，由此在最大限度上降低管理人员的工作负担。相关的责任及时能够对管理人员展开详细的责任和义务划分，避免在档案管理过程产生混乱现象，同时能在问题发生后及时追踪相关责任主体，提高档案管理人员的责任感和职业素质。监控管理机制能够严格监督档案管理人员的行为，减少档案管理者不作为和失职行为的产生，对信息保护及提升管理效率有着显著作用。

（二）提高档案资料的安全性。大数据环境下，采用多种信息系统和网络技术来管理档案，在很大程度上给档案管理机构带来了更为完整的数据资料，档案的关键性逐渐加强，但档案资料极易被泄露和篡改，所以，信息的安全性尚待进一步增强。档案管理机构要尽可能减少管理者的流动，在招聘管理者时，需全面检查其道德涵养，在培训相关管理者时注重提高其安全观念，增加管理者的安全观念。在对档案信息利用移动硬盘传递时，要确保设备的安全性，避免把病毒带进档案管理的计算机软件中。在上传档案资料以后要妥善保存并做好相应的信息备份，避免信息缺失。

（三）加强培育档案管理高质量人才。人才是档案管理活动顺利进行的重要条件。大数据环境下，档案管理活动要想顺应社会的发展潮流，就一定要加强培育专业性高素质人才，需要注意的是，有很多档案管理机构仅仅简单地更新仪器设施，并未及时改进知识观念，如此是无法和大数据背景相融合的。以往的档案管理者对大数据的专业理论比较缺乏，根本无法满足管理的基本要求，所以要注重培育可以熟练使用大数据开展档案管理活动的高素质人才。为了培育出现代化档案管理者，企业可以和高校设立跨学科的内容，便于高校能够直接为其培育并传输专业性人才。而且，企业还能够引入国内外有丰富经验的信息管理者，使之指导以往的档案管理者，并采取培训模式把以往的档案管理者培育成高素质的档案管理者。

三、结束语

总而言之，大数据环境下，档案管理出现了较大的改革和创新，各种先进的高新科技在提升档案管理处理效率、减少管理费用、提升档案管理水平等方面有较大帮助。但在大数据背景下，档案管理工作依旧面临着许多问题，对此，相关管理者一定要详细分析存在的不足，通过加大数据安全性、培育专门人员、建立完善的管理机制等，来提升档案管理的质量，促使档案管理的可持续发展。