浅析办公室档案管理的可持续发展策略

文/山西省孝义市西辛庄镇办公室 任成智

办公室档案管理工作就是对单位的各项工作资料进行收集、整理和保存，并通过档案记录来反映事物发展的具体过程。档案管理工作作为办公室管理的一项重要内容，必须随着时代的变化不断与时俱进，充分发挥出其作用和价值，以提高工作效率，实现办公室档案管理的可持续发展。

一、提高办公室档案管理工作效率的意义和作用

办公室档案管理对于单位的发展具有非常重要的作用，提高其工作效率具有非常重要的意义，具体如下：一是有利于促进档案事业的可持续发展。档案管理工作具有连续性、连贯性和不间断性的特点，因此这就要求在开展办公室档案管理工作的过程中从档案管理的自身特点出发，采取符合要求的档案管理手段，并根据办公室档案管理工作的实际来采取有效的档案管理手段，从而实现档案管理工作的可持续发展。值得注意的是，档案资料不是一次性形成的，它需要通过一定的时间和历史形成，因此为了保证档案的完整性，必须对档案进行合理的保存和归纳，避免因为不合理的档案管理造成档案资料的丢失和遗漏。二是办公室档案管理工作符合时代发展的要求。办公室档案管理工作为人们查询信息、调查资料提供了很大便利，也是单位工作的重要组成部分，做好档案管理工作有利于更好地为单位发展服务。三是有利于促进档案事业、国民经济及社会的发展。档案管理工作存在于各行各业的发展当中，任何行业的发展都离不开档案管理，做好档案管理工作有利于推动社会的进步，为人们的正常工作提供参考。

二、实现办公室档案管理可持续发展的策略

（一）实现办公室档案管理的现代化。随着时代的发展，办公室档案管理的现代化已经成为档案管理发展的必然趋势，因此在开展办公室档案工作时必须引用现代化的管理方式，更新传统的管理办法，立足于办公室档案管理工作的实际，根据当前时代发展的要求制定适合的档案管理目标，将档案管理工作与时代发展结合起来，这样才能有效提高办公室档案管理的工作效率。此外办公室档案管理的现代化涉及内容较多，不仅包括档案管理技术手段的现代化，还包括档案管理工作中现代技术的应用程度，只有在档案管理工作中多多引用现代化技术，才能进一步促进档案管理工作的发展，才能切实解决目前档案管理中存在的一系列问题。

（二）积极转变办公室档案管理理念。想要实现办公室档案管理的可持续发展必须积极转变办公室档案管理的理念：一是要充分意识到办公室档案管理的意义，了解办公室档案管理工作的内涵，这样才能在工作中明确自身工作职责，全身心地投入到日常档案的管理工作当中。二是要加大对档案管理知识的培训力度，使办公室人员都对当前的档案管理知识有所了解，及时掌握先进的档案管理理念，并将这些理念运用到工作当中，促进日常档案管理工作的正常开展。三是要多多举办关于档案管理的交流会、研讨会，在会议上可以就当前档案管理中存在的问题进行探讨，通过探讨寻找办公室档案管理工作的发展方向，进一步促进后期办公室档案管理工作的开展。四是要加大档案管理知识的宣传和教育力度，档案管理工作人员明确工作规范，进一步提高档案管理工作。通过一系列的措施，及时转变办公室档案管理理念，实现办公室档案管理的可持续发展。

（三）要持续完善档案管理制度。办公室档案管理工作的正常开展离不开完善的档案管理制度，想要实现办公室档案管理的可持续发展就必须持续完善档案管理制度。首先，需要仔细分析当前的档案管理制度，通过分析发现其存在的不足，并针对这些不足之处提出有效的改善措施。其次，要持续提高办公室资料的搜集和整理水平，不断提高档案管理工作水平和效率。再次，要在办公室设置专门的档案室，并配备专门的档案管理人员，根据一定的方式对各类档案资料进行分类别、分时间的管理，便于以后档案资料的查找，对于重点档案资料要进行重点保存和管理，避免造成档案资料的丢失。此外还要对档案管理工作流程进行梳理，确保各项档案工作得以发展，持续推动档案管理制度体系建设。

（四）要逐步实现信息化档案管理。随着信息化时代的到来，给办公室档案管理工作提出了新的要求，而为了办公室档案管理工作的可持续发展，就必须紧跟时代要求，实现信息化档案管理。首先，需要配备信息化档案管理的基础设备，如计算机、打印机以及扫描仪等，只有具备了这些基础设施，才能为后期的信息化档案管理奠定基础。其次，要对办公室档案资料进行信息化处理，将其转变为电子档案，方便后期的管理和应用。最后，要使档案管人员掌握现代的信息化档案管理知识，这样才能保证日常工作的顺利开展，最终逐步实现办公室档案管理的信息化。

三、结束语

综上所述，办公室档案管理工作在办公室工作中具有非常重要的作用，对于任何单位来说，办公室档案管理工作都与其发展有着密切的联系，因此我们必须保证办公室档案管理的可持续发展。不仅要紧跟时代脚步，实现办公室档案管理的现代化和信息化，还要积极完善档案管理制度，实现档案管理的规范化，更要转变办公室档案管理理念，切实为日常工作提供便利。