加强高校办公室印章管理规范化的实践思考

文/西安石油大学党政办公室 白鹭； 西安交通大学医学院崇实书院 王楠

一、明确高校印章的作用与功能

高校办公室印章体现的是什么？主要依存于它的重要作用与功能上。作为高等教育的生力军和主力军，高校立足国家和区域发展，面向广大师生和社会群体，承担着培养人才、科学研究、服务社会、文化传承创新、国际交流与合作等重要职能。而其如何体现对内行政和对外合作交流的意图呢？即是通过在教学、科研、行政管理的各类文本性材料上加盖代表学校发言权和行政管理权的学校印章，如学校党委章、行政章、法人签字章、签名章等等。

具体而言，由于高校印章不仅仅是物件本身，是一个单位行使职权、对外联系和进行各种公务活动的凭证和标记，它是对单位身份的认可和执行的依据。其具有一定的法定义务和法律责任，是在教学、科研和管理活动中、因利益权衡而作出的是一种承诺、一份认定，是代表学校“说话”，怎么“说话”、“说”什么“话”、“说”到什么程度都需要高校印章管理人员仔细拿捏。高校的任何公文材料如果加盖了印章就会立即具有法定的效力。体现在行政事务工作中，加盖印章即是一种法律性的保障，如若不是，文件就缺乏法律保障、失去法定效力。正可谓“一章既出，即刻生效”“一言既出，驷马难追”。

印章管理的全过程：过程多、环节多，哪一个环节出问题，都会使得学校利益受损。授权印章的使用范围、严格内设机构印章的制作和颁发、印章的保密、用印审批、印章使用、印章移交、印章更换和废止。制定统一格式规范的用章申请表格，规范、便捷用章审批程序。

二、高校印章管理规范中存在的现实问题

既然具有高校权益象征的印章代表了高校的全部对外活动和对内管理，因此加强印章管理则成为更好地实现对外主张权益、对内实施管理，落实依法治校的重要手段和重点关口环节。另外，随着高校改革的大力推进深化，教学、科研等各类活动日益频繁，高校涉及用印的业务领域范围逐渐增多、用印数量不断加大，印章管理任务越来越重。能否在印章管理工作中实现用印安全、规范，防控用印风险，成为守好高校权益的重要防线。然而，在当前高校的印章管理工作中依然存在以下一些现实问题，对印章的规范化管理带来阻碍。

（一）对印章管理工作的重视程度不足、站位不高。在印章管理的工作实践中，我们常常发现有这样的现象存在：高校内的很多教师、学生甚至印章管理岗位的工作人员都会认为学校印章的使用只是再简单不过的事情。就是登个记、盖个章，是个举手之劳的力气活，而且是简单化、重复性极强的劳动，没有什么难度和技术含量，任何人都能胜任。如果遇到印章管理人员不同意用印，则会认为他们是拿着鸡牌当令箭。可见，从管理者到校内师生，有不少人没有认识到高校印章管理不仅仅是盖章子，而且是代表学校、代表组织的权益，牵涉着学校的政治、经济权益，用章不规范对学校而言存在极大的潜在隐患。因此，没有较高的思想站位，对印章管理工作正确认识不足，重视程度较低成为当前印章管理过程中出现的重要现实问题。

（二）印章使用管理中的原则性不足、灵活性过度。印章使用实践中，由于高校办公室其他工作需要，多位管理岗位的同志存放有抽屉的钥匙，掌握着印章保险柜的密码，一旦有校内外事务用章，特别是校内教师科研项目、学生证书等盖章时，会不同程度地存在“选择性原则、灵活性便利”，如：审核把关不严、印章使用随意性大的现象，或是印章申请使用人不愿意办理审批手续，或是印章管理人员碍于情面不好意思对不适宜用章或未经主管领导审核过的材料拒绝用章，于是，多人管理、对公章“齐抓共管”、卖人情、靠刷脸用印的“熟人章”频频出现，甚至“有求必印”，造成印章管理混乱。而一旦因前期材料审核不严格、用章不规范、手续不齐全出了差错，也难以就内部职责不清的高校办公室管理人员进行追责，印章管理的原则性不足、灵活性过度使得责任难以落实到人。

（三）高校办公室管理人员系统化业务培训缺少缺失。高校印章管理工作是高校办公室行政管理工作的重要组成部分。对于高校办公室管理人员，由于其承担着联系上下、协调左右、沟通内外的重要职责，因此，必须拥有较强的处理行政事务与文秘事务的综合能力。而当前的实际情况往往是管理人员未经管理业务培训即上岗，带来日后工作中对印章管理制度不明确、审批操作流程不熟悉、保管使用规定不清晰，加盖印章位置不准确、文字不端正、图形不清晰等，印章质量和效果不佳，使得非法分子有了可乘之机，潜藏着较大的风险隐患。

三、高校印章管理规范化的路径

（一）充分认识高校办公室印章的重要性。要做好高校办公室的印章管理工作，首先要让高校办公室管理人员和广大师生从思想上明确高校印章管理的重要性，提高对印章的正确认识。高校办公室管理人员要充分认识到印章管理中潜存的风险性，要从风险控制功能、内部控制机制等全盘考虑。要清晰确立“用章处处为公”，牢牢树立“印章管理无小事”的意识，严格遵守用章规定，做好本职工作，维护印章的法律性、权威性。另外，要在高校开展各类宣传警示教育活动，以更多的形式、在更多的场合强调加强印章规范化管理、安全性使用，让广大师生深刻明白“印章管理无小事”“印章审批不能省”的道理，理解印章工作，支持印章管理人员的规范化工作，切实从自身做起，维护好学校权益。扩大印章使用的宣传普及范围与力度（用章流程的熟悉性，理解和了解规范用章的必要性，避免不必要的矛盾。

（二）印章管理人员原则性与灵活性的把握。高校印章管理人员在印章审核、用印等过程中，要有原则底线并筑牢底线。要高度明确自己在学校对内行政和对外合作活动中的“守门人”作用，做好“归口”管理，主动给自己戴上紧箍咒，构筑起思想“防火墙”，架设防控“高压线”，增强岗位责任心，在过程管理中始终坚持做到“人熟审批不能省”“有理有据方显有情”，让自己成为有党性、有原则、有规范的合格管理人员。当然，必要的灵活性不可缺少，但要知道所有的灵活性都必须建立在合乎规范的基础上，在个别用章紧急情况下，在及时请示报告领导、获得用章确认之后，尽快解决广大师生的难题。

（三）建立和加强高校办公室人员印章管理系统化业务培训。要逐步建立起高校办公室工作人员印章管理业务的系统化、成体系化培训，将印章管理培训纳入高校办公室行政管理业务培训课程设计中，并作为重要版块，通过一系列印章管理文件规定的学习，借助课件、案例、调研、检查、用章安全反面教材视频或案例等素材对印章管理人员进行知识性、操作性的培训。通过确立常态化的培训体系，让办公室的印章管理工作走上制度化、体系化的道路。

四、结语

随着数字化、信息化时代对高校打造“移动智慧校园”提出的更高要求，高校未来的印章管理工作势必要求更多的改革新方向、新趋势、新工具、新方法。

高校办公室的印章管理工作人员应该紧密结合印章管理工作实际中遇到的现实问题，积极思考、主动谋划，大胆打破传统固有的印章管理模式，尝试大量运用、引进先进的网络信息技术，如电子防伪印章、联网型保险柜控制系统、印章使用人员系统身份识别、用印过程实时监控、远程签章授权等机械化、自动化、信息化的手段，推动实现高校印章管理工作的信息化、现代化，助力推进高校办公室行政管理工作的高效化、优质化。