浅析企业档案管理理念的转变

刘庆钰

摘 要：随着信息技术的日新月异的加速发展，对档案管理工作要求越来越高，因此需要档案管理人员要不断加强学习，适应新时代的变化，不断转变档案管理的服务和管理理念；而档案工作也从简单的收集、整理和归档管理工作转变为如何有效地利用档案资源为企业发展、为社会进步提供服务；传统的企业档案管理方法只在本专业内徘徊，对于档案管理工作中遇到的复杂项目及问题，又如何加快在企业转型过程中做好档案管理工作的衔接，以及真正能为企业减少、降低管理成本、提高企业档案管理水平等，都是企业所面临的重大问题。

关键词：企业；档案管理；理念；转变

1 企业档案管理的服务新理念

长期以来，档案工作都是党和国家事业的有机组成部分，也是企业发展史上不可或缺的部分。企业档案是企业发展历史的原始记录，更是企业发展的记忆；追溯过往，企业档案不仅能为企业决策提供依据，也是企业档案知识性、文化性、信息性和特殊属性的体现，而这些都是其它工作无法替代和不可再生的。“以史鉴今”的历史就是我们珍贵的企业档案资源。

但是，随着信息技术的的发展，计算机技术、网络技术、通讯技术以及大数据的普遍应用，使国家的经济得到了快速发展；对企业档案管理工作的影响也非常大，因为企业档案的管理理念决定着企业档案的定位和发展方向。而企业档案管理的理念已跟不上时代的前进的步伐，再加上现代信息技术开始全面介入社会各阶层的生活，人们的思想、行为和生活、生产方式都会随着社会的变革而发生变化，这就要求企业档案管理工作者要更新管理理念，适应信息新时代的变化；及时开发和有效利用好企业档案的信息资源，为企业生产经营更好更快的发展提供有力的保障。

企业的纸质档案历史由来已久，具有耐久性、易于长时间保存等优点，但也存在查阅主要靠人查找，速度慢、效率低、存储密度小等缺点而跟不上新时代的发展。从企业发展的角度来看，企业档案的前身是文件，是为了开展工作、处理事务而做的，是企业各项活动的真实反映。

当今时代，随着科学技术的进步、社会的发展，档案管理工作也被不断的赋予新的使命，对档案工作提出了更高的要求；因此，企业档案管理工作如何能适应新时代发展的脚步、又如何在这样的大环境下转变企业档案管理服务的理念呢？首先，要了解企业档案管理工作的重点，明确企业档案管理工作已不是檔案管理一个部门的事了，而档案管理工作在整个企业发展中起着至关重要的、不可取代的作用；并且企业档案管理工作如何在面临地位下降、被边缘化挑战的情况下，都必须通过创新发挥档案管理的作用，来重塑企业档案管理工作的新形象。其次，企业档案管理服务理念的转变，也需要和新的信息时代接轨、挂钩，同时更注重企业档案管理工作的社会效用和文化功能。第三，要衡量企业档案管理工作做得好与不好，不再是只看保管的是否完整，而是要看是否充分发挥了企业档案记忆的作用和是否合理有效的利用、是否用企业档案的资源为企业发展、为社会进步提供了服务，即是否充分发挥了企业档案资源的记忆功能。

2 企业档案管理的理念转变

要转变企业档案管理理念，就必须先转变档案管理工作的观念和档案管理工作的重心，企业档案管理工作要适应在新时代社会的变革和发展，在新的信息时代怎样做好企业档案管理工作呢？第一，档案管理应与企业生产经营情况相适应，企业档案管理除了有关资产、产权、股权、信用、收益分配、商务合同的档案外，还要做好企业科技档案（产品类、科研类、基建类、设备类）、会计档案（审计）、人事档案、声像档案、照片档案、印章档案、荣誉档案、销售档案、知识产权档案、企业文化信息等档案管理工作。第二，企业档案管理职能的转变，就是要从“管”变成“怎么管”，这是质的改变，也是从跟本上去改变，更是档案管理工作理念的转变，从而能进一步推动企业档案的合理开发和有效利用，对企业的发展具有十分重要的意义。

要转变企业档案管理理念，就必须避免把可能导致企业经济效益受损、遭受不公平待遇和重要决策受影响等现象；而是从企业本身档案管理制度与保管条件方面入手，改变企业重要档案的遗漏与利用不完整、不及时的现状；真正转变企业档案管理理念，从而有助于企业选择正确的发展方向。

要转变企业档案管理理念，企业管理者就必须明确企业档案管理的发展方向，确定企业档案管理要走的道路，使企业档案管理工作者的管理理念更准确、更清晰，从而使企业档案管理水平能得到进一步的提升。

要转变企业档案管理理念，就是能使企业档案记忆红利得到充分的发挥，提高企业的经济效益；随着企业的不断发展，使企业决策者逐步意识到企业档案管理工作的重要性，从而能使企业档案管理工作上一个新的台阶。

3 企业档案管理理念转变的意义

企业档案是企业活动和发展历程的记忆，它不仅具有原始性、而且具有连续性和多样性。企业档案管理工作“由非独立系统到独立系统、由简单管理到复杂管理、由经验管理到科学管理、由手工管理到计算机管理、由封闭式管理到开放式管理、由粗放型管理到精确型管理”的发展，也就是“由计划经济时代指令性管理模式到社会主义市场经济时代管理模式”的转变，最终实现档案的“收、管、存、用”一体化，更是企业档案管理理念不断更新和发展的结果。

企业档案是企业的发展史，也是一个企业成长的真实记录，企业档案管理作为一种“企业文化信息”在企业发展中起着重要的和不可替代的作用。在新时代的变革时期和企业不断升级发展中，由于“网络、电视、广播、期划”等现代大众传播媒介的出现，以其社会性强、覆盖面广、传递速度快的特点，在生产、生活中的地位越来越重要。从“企业文化信息”到“企业档案管理理念”的转变，证明了企业档案的开发与利用的好与否，决定了企业对档案价值的认识以及其在企业发展过程中的作用得到进一步的深化，同时也是对企业档案价值的一次重新认识和定位；企业档案不仅仅是企业简单的记忆，更是整个企业发展史的记忆。

4 结语

综上所述，在企业发展中，企业档案管理工作不仅是企业档案资源的管理者，还是企业档案资源的收集者、整理者、编研者和开发利用者，更是企业记忆的保护者和企业记忆的组织者，要达到这个目的，不仅需要企业各方面的支持，更需要档案管理工作者自身的努力；不仅要在保证档案机构人才队伍的建设方面加大力度，而且更要加强档案管理工作者的理论知识学习，不断提升档案管理水平和提高档案的记忆功能，为企业决策和提高经济效益作用出应有的贡献。

参考文献

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[2]王巍.知识经济时代企业档案管理的四大战略转变[J].现代企业，2016（5）：16-17.

[3]邰曦.知识经济时代企业档案管理的转变[J].现代经济信息，2016（15）.