企业秘书的职业倦怠产生原因及解决对策

王仕雪 庞明秀

【摘要】随着社会竞争程度的加剧，一些社会从业人员的心理压力也随之加重，尤其容易产生职业倦怠现象。企业秘书工作的高复杂度，极易导致秘书行业人员产生心理倦怠，进而影响到个人甚至领导工作的开展。目前国内对于秘书职业倦怠问题的研究较少，笔者在对企业秘书职业倦怠产生原因进行分析的基础上提出相应的对策，旨在为秘书从业人员职业及身心健康发展提供参考。

【关键词】秘书；职业倦怠；对策分析

一、企业秘书职业倦怠的定义及主要表现

（一）职业倦怠的定义。所谓职业倦怠是指个体不能顺利应对工作压力时的一种极端反应，是个体伴随长时期压力体验而产生的情感、态度和行为的衰竭状态。马斯拉池（MlaSlaChMlaslach）认为职业倦怠的重要维度的组成内容有：情绪衰竭，去人格化和低成就感。情绪衰竭是个体在察觉了个人能力和心理情感用尽之后形成的情绪不稳定、忍耐力降低，在行为上不愿再给予他人以情感支持；去人格化具体表现在个体在群体行为或群体压力的影响下，其自我导向功能的日渐削弱直至责任感的完全丧失；低成就感指认为干什么都缺乏意义，这样的人大多不相信自己做的事能够对服务对象造成影响。

（二）企业秘书职业倦怠的主要表现。一般而言，企业秘书职业倦怠是指在长时间紧张的工作环境或工作压力下，通过个体的身体状况、心理状态、行为表现等反映出来的一系列负性症状和衰竭状态。主要表现在：身体状况上，容易失眠，作息和饮食不规律，注意力不集中，易患腰痛、颈椎病等；心理状态上，脾气易怒易躁，牢骚满腹，焦虑敏感等；行为表现上，消极不作为，效率低下，应付敷衍。

二、企业秘书职业倦怠产生的主要原因分析

（一）社会的舆论压力和认知的偏差。有些人称女秘书为“高级保姆”，男秘书则是“吃软饭”，这是社会上对秘书人员普遍存在的一种认知，主要受影视作品等对秘书角色塑造的影响，与个体认识上“以偏概全”的错误思想发生作用，从而产生偏见。而这无形中推波助澜产生了一定的舆论压力，极易导致秘书人员失去对职业的尊重，造成自我价值的贬低。

（二）企业的组织形式与管理方法不科学。秘书作为企业的一员，其思想、态度和行为很大程度上受到企业组织和管理等方面的影响，主要表现在以下几个方面：1.工作的硬性条件缺乏保障：表现在工作环境不具备舒适整洁，办公设备不能达到齐全高效，工资薪酬不够合理公平，同事之间不能友好相处。办公环境和硬件支撑不仅影响秘书人员的办公心情，也影响整个企业的办公效率；工资薪酬上，其复杂的工作量和较低的工资水平不成比例，付出与回报形成反差，容易使秘书人员对工作失去热情；同事交往体现在人际交往，秘书人员需要承担着沟通协调工作，难以避免会和企业各部门中形形色色的人打交道，秘书人员面对“利益关系”和“公事公办”原则时会陷入进退两难的窘境，容易情感交流受阻，心情压抑。2.工作内容的过度复杂重叠：秘书岗又俗称“不管部”，即“没人管的我管”，这就使得秘书人员除了处理岗位内的文书档案和办公收发等业务外，还需要承担一些岗位职责外的临时性和突发性任务，再加上工作领域的角色重叠，工作量负荷大，自由度小，单调繁琐等，使秘书人员产生了心理不适。3.组织公平感的倾斜和缺失：组织公平是作为个体在组织中所感知到的公平。组织在进行资源配置时往往容易忽视秘书人员对组织发展的贡献，没有量化的测评标准。公平感的缺乏会降低秘书人员的成就感，间接地加剧其工作倦怠，造成秘书人员情感上的愤懑和对工作的疏离。4.激励措施落实不到位：受动机激励理论中强化理论的影响，人的行为很大程度上是由外部因素控制的，并且控制行为的因素会提高行为重复的可能性。因此，企业对秘书工作的认同、肯定和表彰起到的则是正强化的作用，有利于增强秘书人员的职业认同感，增加高效行为重复的可能性；而当周围人员认为秘书工作可有可无时，会外在表现出一种理所当然的态度，易造成秘书人员对自身工作的不自信。5.不能对员工的职业生涯进行科学规划：职业规划是根据自己的职业倾向，确定其最佳的职业奋斗目标，并为实现这一目标做出行之有效的安排，而职业规划往往与职业机会相连。与企业内部其他职能性、专业性岗位人员相比，秘书岗位人员普遍缺乏职业培训和外出学习的机会，同时受其服务性、辅助性的职业性质的影響，企业管理人员很容易对其造成忽视，晋升机会渺茫。

（三）个人的条件、特质和认同感缺失。每个人的性格、兴趣、意志和心理承受能力都有所不同，除了受外部各因素的影响外，秘书人员的职业心态还受到自身条件、特质和认知的影响。1.自身条件主要包括工作年限、年龄和家庭生活压力三方面。工作年限反映一个人的工作阅历，秘书人员围绕

“办文、办事、办会”开展日常工作，时间一长则会死气沉沉，缺乏创新；年龄高低反映了秘书人员对于工作的新鲜感和热情度；家庭生活压力表现在秘书人员的角色切换中产生的疲劳，家庭幸福感的高低一定程度上会影响秘书人员的工作态度。2.自我特质分别反映在性格、态度和能力上。研究表明，企业秘书往往更容易产生自卑心理，脾气不稳定，通常表现为抗压能力差，工作效率低，不能虚心接受领导批评，抱着“得过且过”的工作态度，这也是职业倦怠的重要诱因。3.秘书人员的自我职业认同感不高：职业认同感是职业发展内在的激励因素，如果秘书人员不认可自身的工作，就不会对工作有过分的热情和动力，潜意识中有一种“迫不得已”的压抑感，进而消极被动，心理厌倦。

三、企业秘书克服职业倦怠的主要应对措施

（一）企业要营造以人为本的文化氛围，提高对员工心理问题的重视。1.加强激励管理，重视维护企业公平性。企业要肯定秘书人员的个人价值和组织价值，合理制定相关的激励制度、考评制度和培训体系，对工作态度积极，工作效果显著的秘书人员要给予较高的物质奖励和一定的提拔机会。2.对员工进行职业生涯规划指导，明确员工的努力方向。企业可根据秘书人员队伍的实际，进行定期培训和交流访学，同时明确和量化晋升条件，催化员工制定个人目标并鼓励员工为其积极开展工作提供有利条件。3.以人为本，弘扬积极向上、团结一致的组织文化。企业要注重以人为本，注重人文关怀，发挥秘书的“主人翁”意识，鼓励秘书积极献计献策，让秘书人员能够自觉地为提高企业绩效而努力奋斗。4.实行“员工援助计划EAP”，增强员工“心理免疫”能力。“员工援助计划EAP（Employee Assistance Program）”是一种面向组织的综合性心理健康服务，使员工在纷繁的个人问题中得到解脱，改善企业的组织气氛与管理效能。例如天津经济技术开发区总工会组织以幸福心理学为基础构架的高感知的体验式学习课程和推进心理志愿者团队服务计划等，有效地提升了工会干部疏导职工心理的能力，最大化地做好了职工的人文关怀服务，增强了职工的心理抗压能力。

（二）员工要适时进行自我调试，增强职业认同感。1.认识自我，自我调适，秘书人员要认清自己的性格、脾气等特质，学会运用自我暗示法、情景转移法等合理调控情绪，在业余时间发展爱好和兴趣，如绘画、唱歌等，还可以考虑旅游或者健身来缓解工作倦怠。2.增强职业认同感，认同自身岗位的不可或缺性。一个企业的有序平稳发展离不开秘书人员的枢纽作用，秘书人员在辅助决策、沟通协调和行政办公等方面具有不可替代的重要作用。要善于发现自身工作的乐趣和益处，努力做到上忍下容、承上启下，以此为领导和群众“逢山开路、遇水填桥”，勇于主动担当“配角”、听命于“主角”、服务于“观众”。3.提高自身的思想道德素质，加强与组织成员的沟通和交流。秘书人员要努力提高自身的思想道德素质和职业修养，不骄不躁，不卑不亢，有原则有底线，宽容待人，设身处地为他人着想，加强与上下级和同事之间的沟通和交流，乐于奉献，吃苦耐劳。

四、结语

综上分析表明，在注重以人为本、和谐共存的当下，社会应以更加开放包容的姿态鼓励各行各业健康发展，企业应以更加严谨的态度重视秘书职业倦怠，采用有效措施进行预防和控制。在这一过程中，秘书人员要积极适应环境变化，发挥自我能动性，克服职业倦怠。

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