乡镇档案管理信息化建设途径研究

贺小红

【摘要】随着科学技术的发展，网络技术的应用越来越广，加强信息化建设已经成为各行各业发展当中重要的一个环节。在乡镇政府的日常管理当中，档案管理是其重要组成部分。在档案管理当中加强信息化建设，对档案管理发展有着重要的意义。但根据调查发现，乡镇档案管理信息化建设现状与建设需求之间还存在着差异。

【关键词】信息化建设；档案管理；建设途径

档案管理信息化，就是运用现代信息技术对档案进行整理、储蓄以及归纳的一种管理手段。档案管理信息化将传统的实体档案逐渐转向电子信息档案，更加便于档案的查取，转调，为档案管理工作带来极大的便利。乡镇档案管理信息化建设工作是开展基层档案管理工作的重要环节，对档案管理工作的建设有现实意义。

一、乡镇档案管理信息化建设的必要性

在政府的档案管理工作当中，随着时间的积累，其所涉及到的资源以及数据越来越多，为档案管理工作带来了很多困难。档案管理信息化建设能够有效地降低工作难度，提高档案资源的利用率。在档案管理信息化建设当中，其包含的内容是非常多的，主要分为三个方面：第一方面，将档案信息资源有实体档案向数字化方向进行调整，录入相关的数据，完善相关数据储存。第二方面，在对档案信息接收的时候，要对信息化软件进行录入，并且运用相关的信息化技术对其进行整理，然后储存，在进行使用的时候，可以通过转发电子邮件的形式，完成档案的调动，节省时间。第三方面，构建信息共享机制，建设统一服务平台，将相关档案储存在其中，在需要运用的时候能够查找出来，从而提高档案资源的利用率。

档案信息化管理有非常多的优点，乡镇档案管理信息化建设，有利于对档案进行统一的管理，在工作人员将信息化档案进行整理分类之后，在查找相关的档案时，只要在相关平台上输入关键词，就可以查找出所需的档案，大大节省了查找时间，也方便管理者对其进行管理。在档案管理当中，采用信息化技术对其进行管理，将实体档案转成信息化档案，就可以减少实体档案所占用的空间，让乡镇政府办公时有更大的空间来发挥乡镇工作的价值，除此之外，加强信息化档案建设，还能够增加档案保管时间，减少档案保管当中所发生的丢失、损坏现象。由此可见，在乡镇档案管理当中加强信息化建设的重要作用。

二、乡镇档案管理信息化建设的途径

（一）加强信息化档案管理理念。乡镇政府要加强对档案信息化建设的重视，提高档案信息化建设意识，不断地进行深入探究，挖掘出更多的信息化资源，加快信息化档案建设的步伐。乡镇政府要本着为人民服务的精神，以百姓的需要为工作准绳，制定在档案信息化建设当中的目标，增加档案信息化建设的资金投入，并且成立档案信息管理人以及相关部门，指派专人负责这项建设工作，从而实现档案信息化管理建设的目标。乡镇政府当中的各个部门还要根据发展的需要，对信息化档案进行优化，加强档案的登记以及整理归纳工作，提升档案资源利用率。

（二）建设乡镇政府网络档案。乡镇档案管理信息化建设当中，首先要对乡镇政府的档案进行网络化，这样才能够对乡镇档案进行信息化管理。因此，乡镇政府首先要建立乡镇政府网站，网站当中的内容要与乡镇政府的政策相关，并且要及时更新，以确保信息的准确性，在网站当中，建立档案管理页面，并且将纸质的档案文件经过扫描，存储到计算机当中，安装其所属类型进行分类管理，在网页上将各个档案之间建设内在联系，使彼此之间能夠进行互相交流，这样，让使用者在网站上进行档案搜索的时候，能够快速准确查找到相关文件，并且档案文件显示比较全面。如户籍部分构件的户口档案就可以与保险部门的保险档案进行关联，补充完善个人的档案资料。

（三）完善档案信息管理制度。乡镇档案管理信息化建设，对乡镇政府当中的管理环境以及管理规范提出了新的要求，这使得乡镇政府管理模式发生了改变，促进了乡镇政府的管理良性发展。完善信息档案管理制度，是促进档案信息化的重要条件，在建设信息化档案的过程当中，档案管理部门要重视信息化档案建设工作，加强档案信息化的管理，结合信息化档案的特征以及相关管理规律，制定出符合信息化档案管理的制度，对制度进行不断完善，并且做好信息化管理制度的考核，明确岗位责任，设立监督部门并且设立相关的激励制度，使信息化档案管理工作人员能够明白自身的责任，对相关的管理制度能做到铭记于心。相关的管理部门还要在管理的过程当中，落实相关制度的管理情况，不断地对其进行改进完善，确保信息化管理制度的先进性以及科学性。

三、结束语

乡镇档案管理信息化建设的实施，能够有效发挥乡镇档案资源的价值，但是在信息化档案的建设过程当中，相关部门人员也要加强对信息化技术的学习，能够熟练运用信息化技术对档案进行管理以及检查，以避免出现不法分子盗窃档案信息的事情发生，保护人们的利益。乡镇政府要结合自身的管理情况，为档案管理信息化建设制定方案，使信息化档案管理能够有效服务人民。信息化档案管理还要依据技术的发展，进行不断探索以及优化改进，以适应乡镇信息管理的需要，从而实现信息化管理的目标和要求。

【参考文献】

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