如何做一名学习型专业型的办公室主任

张景光

【摘要】笔者从自身多年工作管理经验总结出，作为中国科学院研究所的管理者，不仅要有专业的管理知识和能力，更要对研究所的各个学科专业有全面大体的了解，这就需要在工作中不断学习专业知识与管理经验，发挥自身特长，真正成为一名学习型、专业型的办公室主任。

【关键词】办公室主任；学习型；专业型

2015年10月14日，笔者从中国科学院某研究所科研管理处副处长岗位调整至党政办公室主任岗位，环境不同，思维方式和工作方法都发生了变化。2016年6月24日，相关五个单元又组建成立了新的研究院，笔者经过竞聘出任新成立的研究院办公室主任。在这样的关键岗位上需要“思想统一、定位准确、热情饱满”地投入工作，带领机关提升管理队伍的管理理念、提高管理技能，促进研究院管理团队的融合，切实有效地发挥好支撑和服务职能。

笔者到办公室工作二年多来，充分认识到“沟通、关爱、承诺、支持、感恩、责任、信任、共赢、珍惜”的重要性，工作中一定要增强公正意识，服务意识，有担当，有作为，不推诿，不扯皮，凝聚合力，提升动力，激发活力，打造出一支卓越的管理团队，为研究院改革融合、战略目标的推进发挥应有作用。

办公室是一个单位机关的中枢和要害部门，承担着参谋助手、沟通协调、审核把关、督促落实、服务保障、应急值守、安全保密等职责，发挥着承上启下、联系左右、协调各方的作用，最能体现综合能力。办公室主任集领导者、管理者和执行者三种职责为一身，思想境界看领导能力，工作重点看管理能力，关键时刻看执行能力，结合笔者在科研、管理工作中的经验、教训，总结出以下几点体会：

习近平总书记指出：“要努力学习各方面知识，努力在实践中增加才干，加快知识更新，优化知识结构，拓宽眼界和视野，着力避免陷入少知而迷、不知而盲、无知而乱的困境，着力克服本领不足、本领恐慌、本领落后的问题。”习近平总书记还指出：“梦想从学习开始，事业靠本领成就。”我们要担当时代重任，胜任本职岗位，必须加强学习，注重积累，做到持之以恒，毫不放松。积土成山，积水成渊。坚持学习积累，知识会越来越多，学问会越来越大，视野会越来越广，能力会越来越强。

目前，中国科学院一边在提倡建立专业的管理团队管理研究所，一边又大量存在着非专业的管理人员管理着专业化的研究所。这里所说的专业既有管理方面的知识能力又有业务方面的知识。很多研究所依然是管理知识业余的领导人或是专业知识极度缺乏的中层管理者在领导着专业化的团队、高水准的研究员（业界俗称大牛）、职业水准的工程师们。笔者是本单位主学科博士毕业，专业技术职称是研究员。曾经在基层的野外台站学习工作14年，后又在科研管理处从事科研管理工作10年，然后又到办公室从事管理工作。从笔者自身的工作管理经验来看，作为中国科学院研究所的管理者，不仅要有专业的管理知识和能力，更要对研究所的各个学科专业有一个大致的了解，对科研人员尤其是高级专业技术人员所从事的科研工作做到心中有数。如若接到来电、来函、来访就某一专业问题进行询问、专访、咨询或是合作等，在脑海中马上就要闪现出推荐什么人、什么团队，也许这样一个准确的信息有可能换来广阔的合作前景，这样的实例在本单位有很多。但经常听到的答复是“这个事不知道，不清楚，请自己查相关网站”，这样不负责任的回复往往失去的就是机会。

在笔者主管的办公室业务工作中，建章立制方面尤其需要加强学习，发挥专业特长，笔者所在的单位是中国科学院拥有野外台站最多的单位，而野外台站及野外考察的相关安全管理规定只散见于研究所相关制度中，既不利于全面掌握，也不利于实际执行。在中科院向全院征求《中国科学院科学考察安全管理规定（未定稿）》修改意见时，笔者首先对该规定进行了深入学习，并根据自身多年在野外台站工作的实践经验与在行政部门的管理经验，提出了修改意见与建议，相关意见建议被全部采纳。在中科院正式印发《中国科学院科学考察安全管理规定》之后，笔者积极组织办公室业务骨干，学习参考中科院管理规定，并结合本单位实际，制定了研究院的《科学考察安全管理实施细则》，成为全院唯一一家制定了科学考察安全管理实施细则的所级单位，并获得中科院领导的高度评价与肯定。

同时，在深入学习、广泛借鉴、细致研究相关兄弟院所的安全管理制度之后，结合自身在科研及管理中遇到的实际问题，组织团队对单位以往相关的安全制度进行梳理、修订，在全面征求单位领导、科研骨干及管理部门负责人意见建议后，制定了《安全保卫责任制实施细则》《计算机网络与信息安全工作实施细则》和《危险化学品安全管理实施细则》。

在档案管理方面，笔者发现一直以来本单位没有制订过相关管理规定，档案管理主要依据的是国家、中科院及地方的相关管理规定，对于在具体的档案管理中遇到的实际问题，一直是“摸着石头过河”，没有统一标准与规范要求，从档案的收集到保管、整理、利用，档案人员面临着诸多无法解决的困难与问题，于是，笔者组织档案室業务主管，通过学习国家及甘肃省相关档案管理的法律法规和中科院及兄弟院所制定的档案管理规章制度，结合自己在科研及管理岗位上对档案工作的认知，组织制定了本单位第一部《档案管理办法》，为档案管理工作打下了坚实的制度保障。