浅谈档案信息化建设现状、问题与对策

2018-11-20张珊珊

世界家苑 2018年11期

关键词：档案管理人员信息化

张珊珊

摘要：档案蕴含着丰富的经验信息，为相关单位的后续发展起着一定的指导、借鉴作用。为此，当代人们逐渐重视档案的信息价值，并积极进行档案信息化建设工作。本文简述了当今档案信息化建设的现状、问题及对策，以便为档案信息化建设发展提供参考。

关键词：档案管理；信息化

档案管理是各社会主体都较为重视的管理工作。到目前为止，档案的信息化作用逐渐引起人们的重视，其信息化建设已得到初步发展。但在建设的过程中，其效率与质量受某些问题的影响，正处于缓慢上升状态。

一、档案信息化建设的现状

（一）对档案管理的重视度逐渐提升

近年来，随着技术的不断提升，信息化的发展已融入到各行各业之中。如何提升企业所获得的信息安全性与可靠性成为人们关注重点话题。在此背景下管理者逐渐重视档案的作用，受档案建设的严谨性影响，档案具备较多丰富有效的信息[1]。因此档案信息化的作用逐渐突出，档案信息化建设也从多角度展开。

（二）技术的发展为其建设提供支持

档案信息化建设需要以一定的技术作为支持，从信息收集、信息整理、档案管理、档案使用等很多角度进行档案信息化建设工作。当代电子信息技术的发展，提升了信息收集整理的工作效率，创新档案管理方式，实现高效信息共享。因此，科技的发展为档案信息化管理提供了有效的技术支持，促进信息化档案建立的进一步实现。计算机网络等数字化与信息化技术的应用，有效的保证了档案信息化水平提高，为其进一步发展指明方向。

（三）档案管理的信息化作用越发突出

社会各单位及部门多数建立起档案资料信息库，为其制定相关决策提供有效的参考，实现了管理决策的信息化与科学化。同时也反映出档案信息化作用越来越突出。相关人员在进行决策的过程中越发重视对档案信息的参考，提高决策的准确性与效率性。

（四）檔案管理系统促进档案信息化

在技术发展的影响下，各级单位的档案管理工作已由纸质存档模式发展为现代信息化管理模式。利用计算机网络建立档案信息管理系统，促进档案管理进步，更有助于档案信息化使用，为档案信息化建设提供有效途径。

二、档案信息化建设的问题

（一）重视度不足

虽然人们对档案作用的重视度逐渐提高，但其对档案信息化建设的重视度仍不足，导致其实际建设工作存在多种问题。一方面，人们需要档案为其提供有效参考信息，另一方面，未改变传统的档案管理理念，使档案管理仍处于传统的管理模式中。造成档案信息化无法满足管理需求，降低人们对档案信息化的重视度。

（二）档案信息资源缺失

档案信息化建设的基础在于丰富完善的信息内容，否则档案的信息职能将得不到有效发挥。就当前档案信息化建设情况来看，其面临最大的问题就是信息资源不完善，许多信息严重缺失。这导致档案信息职能未得到完全发挥，其进一步建设难度较大。

（三）管理经费不足

人们在生产过程中管理经费多分配至生产资料的更新与完善，以此推动生产力的提升。这导致档案管理的经费严重不足、档案资料得不到完善、档案管理技术无法提升、档案信息提取与利用的水平有限。这些问题严重阻碍了档案管理信息化建设水平，档案的作用无法得到有效提升。

（四）档案管理人员专业素质偏低

档案管理人员管理专业素质的高低，会直接影响档案信息化建设成果。而我国当前档案管理人员队伍建设的最普遍的现象为，管理人员几乎非专业性人才，甚至部分人员学历极低。这就导致管理人员档案的重要性认识不足，未掌握所管理的档案信息利用的有效方式，会降低管理的有效性。

（五）信息化建设技术落后

档案信息化建设技术落后也是阻碍其进一步发展的关键因素，建设技术落后使档案管理的模式未发生改变，从信息整理分析到最后的管理与分享都受到极大的影响。档案信息化各项建设工作技术未得到提升，不利于对其信息的深入挖掘与利用，阻碍档案信息职能的发挥。

三、档案信息化建设的发展对策

（一）加强各级人员的重视程度

积极加强档案信息技术化发展有效作用的宣传工作，提升人们对档案信息化建设工作的重视度。为此各级人员都应做好自身的宣传工作，档案管理人员应以一项档案的信息内容为基础进行整理分析，以此作为理论技术制定发展建议。然后将其传达到领导手中，提高领导的重视度。而领导人员在充分重视该项工作后，应采取一定的措施提升整体员工对档案信息化建设工作的重视度。

（二）完善档案信息内容，丰富信息资源

定期对档案的信息进行丰富与完善，保证信息的多样性、全面性与准确性。通过各种手段不断获取更全面的信息。一方面通过实地收集，对前信息进行补充与完善；另一方面，利用现代化网络技术收集更多的信息，对信息内容进行完善。无论采用哪种方式，都必须保证信息的真实性与准确性，以确保档案的信息职能的有效发挥。

（三）适当增加管理经费

管理者应适当增加档案信息化建设经费，为其各项工作的展开提供充足的资金支持。合理增加档案管理建设经费，及时更新当前档案信息化建设技术与系统，促进档案信息化建设水平不断不升。同时利用充足的经费扩大管理队伍的整体素质与规模，建立专业化、高效率的档案管理团队，提高档案信息化建设的人员队伍水平。

（四）加强档案管理人员素质培养

通过对管理人员进行的知识与技术的教育，培养出高素质的档案管理人才，使其为档案信息化建设工作做出贡献。重视档案管理人员的专业知识教育，提高其档案管理综合水平的同时，加强对其信息化技术的培养，使档案管理人员掌握有效的档案信息化建设技术，促进该项建设水平的进一步提升。

（五）创新档案信息化建设技术

及时更新档案信息化建设技术，以最先进的技术促进档案信息化的发展。为此定期更新档案管理信息系统，使系统的内容更加完善，更有效保障档案信息职能的发挥。

结论：

当前人们对档案信息化作用愈发关注，正利用各种先进技术促进档案信息化发展。档案信息化建设正处于发展阶段，实际工作中存在较多问题阻碍其进步发展。相关人员必须加强对问题的有效处理，促进档案信息化建设质量不断提升。

参考文献

[1]林静.企业档案管理信息化管理的问题与对策[J].城建档案，2016，（5）：20-21.