论档案载体的变革对档案管理工作的影响

赵云波

摘 要：档案记载着历史、记录着文明，它可以让历史再现，让文明传承。随着社会经济的发展和人们生活水平的提高，人们对档案价值认知发生了深刻变化，社会开始认识到档案的重要性，开始投入到对档案的利用中去，从此档案开始走进人们的生活。

关键词：档案载体；变革；档案管理；影响

1档案载体的变革对档案管理工作的影响

1.1档案载体的变革对档案保管的冲击

档案是一种社会现象，就其制成材料来说，它又以一定的物质形式而存在。同时，档案的原始记录性质，赋予档案重要的价值，使档案成为国家的宝贵财富。然而档案的寿命是有限的。档案寿命的长短与档案存贮环境与保护条件有极为密切的关系。我国传统的档案保管的基本物质条件，就是拥有一间库房和档案架（箱、柜），再配置温湿度计、防虫剂、除湿机、复印机、消防器材等设备。然而，面对知识经济的时代，社会信息量的爆炸式增长，应运而生的各种新型的档案信息载体，传统的保管方式远远落后于时代，无法安全有效的维护和延长档案的寿命。因为新型档案信息载体的保管条件跟纸质档案相比有特别的要求。新型档案载体的物理化学性质很不稳定，对温湿度、尘埃、有害气体、光线、磁场、机械磨损和震动等非常敏感，稍有不慎就可能导致载体材料出现变形、断裂、伸缩、折痕、生霉、粘连、退磁和磁粉脱落等，从而影响档案信息的安全。改变新型档案载体对现有保管条件的挑战的现状是当务之急。首先，要迎接挑战，应该给档案工作正确定位，树立强烈的历史责任感，解放思想转变观念，加大经费的投入，用于改善库房的保管条件，添置先进的设备，引进先进技术；其次，加强现代化管理技术的运用，增强技术含量；再次，更新档案队伍人员的结构，培养具有创新能力的现代化档案专业人才，以提高档案人员的综合素质。

1.2档案载体的变革对档案储存容量带来的影响

（1）首先储存及表现形式多样。其内容包含文字、图像、视频、语音、三维立体模型等多媒体综合信息。使用者在查阅、读取的时候，可以很直观的读、看、听或者感受到作者的表达意圖。（2）储存容量大。就前文提到的文字储存为例，每百万字信息就需要使用A4纸2000张，通过电子存档的手段只需打火机大小10GB的U盘就能做到。如果仅仅用来储存文字信息，那将大约是相同纸质重量储存信息的一千万倍。由于储存容量的增大，因此对空间的制作材料的使用将大幅减少。（3）此类载体储存的档案，可以由数据库技术、搜索技术、互联网技术等进行融合。一方面，对于档案的整理、管理、排列、存储、销毁等过程，能够大大提高其效率，减少人工投入；另一方面，对于传输、远程共享、更新、录入等，不仅仅均可予以实现，而且能够进行良好管理。这些都是传统纸张档案无法可比的。档案载体的变革的结果是档案载体“百花齐放”的多元化，包括胶片、磁性材料以及光盘的现代档案载体的形成，它打破了纸质档案一统天下的局面，产生了包括照片档案、唱片档案、影片档案、缩微档案、磁带档案、光盘档案在内的声像档案。以音频、视频的形式记载社会历史的声像档案的出现，是档案载体最剧烈的一次变革，特别是颠覆了工程档案只有纸质档案的状况，产生了能形象直观再现城市建设过程、有声有影的城建声像档案。所以，档案载体的第二次变革，不仅对档案的基本理论和传统观念带来了巨大的挑战，而且对城建声像档案产生了深刻的影响。

1.3档案载体的变革丰富了利用服务方式

当代社会经济的巨大发展与科学技术进步息息相关，档案利用的方式也融入在时代的步伐当中。除原有的档案阅览服务、外借服务、展览与陈列服务外，面对新型档案信息载体变革，必然出现新的服务方式。如：纸质文件向电子文件的转化，档案信息通过计算机网络进行远距离传递，人们可接受网上查询服务；空间位置的传送技术与地面上的光学纤维技术也使人们能方便利用高速数字通信线路。与此同时，电算系统或电缆、电视两者的结合将使数字通信深入到千家万户，档案馆（室）将会变成一个数据库。显然，新型档案信息载体已向以往的载体提出了挑战，但这决非意味着以往的档案载体的主体—纸质档案使命的结束。考察人类社会实践，我们很清楚，纸质档案仍是记录与传送信息的最重要的途径。视听、机读、缩微档案等，终究不能取代纸质档案的作用或功能。我们的服务方式应面对多种门类档案的原始凭证功能、记录与传送信息功能更替运用与协调。我们档案人员也应掌握现代化技术和专业的检索知识，否则就不能胜任工作。

2加强电子档案利用及安全技术防护措施

2.1网络技术的广泛应用，使电子档案在进行网络传输

时，具有极大的共享能力，也极易被黑客攻击和破坏，急需加强电子档案安全管理。档案管理人员应认真领会《电子档案安全管理办法》、《综合电子信息系统管理办法》、《涉密电子信息档案管理办法》等法律法规，明确岗位职责，熟知工作流程，提高管理电子档案应用能力，确保电子档案的真实性和原始性。

2.2学习现代声像档案技术，适应声像档案的发展

声像档案已经受到信息技术浪潮的激烈冲击，正如冯惠玲教授所言“档案既有的概念边界和实务边界正在破堤决口，档案职能正在多向扩展，广泛的实质性的跨界合作正在形成，一些全新的观念和方法正在生长。”现代声像档案技术已经是涉及多学科、多种类技术的综合体，包括数码相机、摄像机的需要的数字识别技术和影像技术，包括磁带、光盘、移动硬盘及数据库等使用的数字档案存储技术，包括智能检索、图像检索等需要的声像档案检索技术，包括数字签名、数字加密等档案信息安全技术。特别是随着21世纪信息化浪潮的到来，移动互联网、物联网、云计算、大数据等信息技术的不断推陈出新，带来崭新的技术手段和运作模式，人类社会的记忆方式进入由图文、视频组成的多媒体声像时代。借助移动通讯、有线电视和互联网的三网融合技术，改变了声像档案的采集、整理、存储、检索和传播方式，为声像档案资源的管理和利用提供非常有力的技术保障；借助手机、电视机、计算机的三机融合技术，可以全方位地展示声像档案内容和业务流程，全面提高声像档案管理水平；包括智能手机、移动电视、平板电脑以及电子阅读的移动技术，声像档案系统向移动终端的延伸，极大地拓宽声像档案的应用平台，可以实现声像档案信息的无障碍传播，实现能够将任何声像档案、在任何时间、传递到任何地点的任何人手中；包括虚拟终端、虚拟服务器、虚拟存储等声像档案虚拟技术的普及和应用，使虚拟档案馆建设向更加专业化、规模化和高效化的方向发展，形成更高效得声像档案数字化管理系统。如果这些技术跟声像档案的资源整合得好，就能产生显著的社会影响，给档案事业发展提供广阔的空间。因此，为了档案事业的生存和发展，我们必须学习现代声像档案先进技术，跟上档案信息化的步伐，这是声像档案能否发挥魅力的关键。

结语

纸质文件与电子文件在一定时期，他们之间在某些方面存在不可替代性，在未来的发展过程中，二者必将长期并存，电子文件管理推动纸质文件管理改革。自从在文件和档案领域实行计算机辅助管理以来，纸质文件管理的方法就开始发生变化，电子文件的管理对纸质文件管理的影响更大、更深，从而引发的变化也更多、更明显。它们二者没有谁取带谁的说法，二者的使用将会一直发展下去。

参考文献

[1]宋宁.论档案载体的变革及保护[J].兰台世界，2014，29（2）：42-43.

[2]刘云艳.档案载体的变革对档案管理工作的影响[J].云南档案，2000，8（3）：7-9.

[3]杨剑云，郭燕，马威.新型载体材料对档案工作的影响[J].兰台世界，2010，25（5）：11-12.

（作者单位：石家庄市长安区社会劳动保险事业管理局）