中小型制造企业内部采购信息流管理及相关工具设计

付敏 吴艳 张伟娜

【摘 要】论文分析了采购业务在企业中扮演的角色，根据国内中小企业的实际情况指出了采购在组织内部存在一个突出的问题即采购信息处理与共享传递问题，论文通过实际需求设计不同的采购辅助工具，通过数据的对比显示出使用工具前后的工作效率提升比率，采购中工具使用对采购信息流的管理起着重要作用。

【Abstract】The paper analyzes the role of purchasing business in enterprises. According to the actual situation of small and medium-sized enterprises in China， it points out that there is a prominent problem in purchasing within the organization， that is， the processing and shared transfer of procurement information. Based on the actual demand， different procurement aids are designed. The comparison of the data shows the efficiency improvement rate of the work before and after the use of the tool. The use of tools in purchasing plays an important role in the management of purchasing information flow.

【关键词】采购；信息处理；共享；辅助工具

【Keywords】 procurement； information processing； shared； support tools

【中图分类号】F273 【文献标志码】A 【文章编号】1673-1069（2018）11-0038-02

1 采购业务在企业内部扮演的角色

采购业务在企业中是保证企业正常运转，保持企业持续成本化，确保企业产品质量满足客户需求，实现企业存货投资和损失的最小化，提高公司的盈利水平和竞争地位的重要环节和关键节点。采购工作涉及收集信息，询价，比价、议价，评估，索样，决定，请购，订购，协调与沟通，催交，进货检收，整理付款等，这些采购工作过程正是与企业内部需求部门以及外部的供应商共同合作而满足各方需要的过程，那么作为一个企业内外部沟通的枢纽，采购信息流的正确顺畅传递显得尤其重要，若信息传递过程中存在断点信息，必然会出现组织间矛盾重重，影响项目进度，信息无法溯源，产生大量的核对工作。

2 中小型制造企业采购组织内部信息传递过程存在的问题

没有适合企业的软件工具。随着供应链管理被国内各大企业青睐，有些企业已开始购买并使用ERP系统，MDM公共数据编码平台等物流信息系统，起到了一定的信息化管理作用，但受各种条件的制，这些系统也存着不同的问题。比如有些大型企业引进了管理系统软件，软件的设计是站在集团的高度进行设计，而每个成员公司因业务不同存在着个体差异，加之平台使用上存在人工配合的问题，使得软件平台使用的模块并不能惠及所有成员公司的所有采购业务，某些工作还必须维持原有的工作模式，这样就造成了信息共享不完全，不彻底的现状。而有些中小企业由于资金问题无法引入这些软件实现信息共享。

采购工作运转效率低，对于采购品种繁多，采购頻率高，数量大的制造型中小企业，经常发生原材料不能及时供应容易出现整台设备等个别零部件的停工待料现象，这种情况很难提前预警。由于原材料供应不上造成拖期不仅使中小企业遭受拖期罚款的经济损失，而且给中小企业的声誉造成很严重的影响。在采购信息的传递上存在拖延现象，各部门间存在沟通壁垒，扯皮现象严重。

3 企业内部采购信息流整合

企业内部的信息流主要包括企业内原材料、半成品、产成品物流以及生产过程物流和与之相关的物流成本核算所产生的信息流动；企业间的信息流主要包括企业间订货、收货、发货、中转、代理以及核算等活动所产生的物流信息。企业内部采购整合的信息是采购业务连接各组织和供应商各方的沟通载体，采购物项就是通过信息流这条纽带将供应商和企业内部各组织集成起来，供应链中各个阶段准确的信息是企业决策的有力支持和依据，能有效降低企业运作中的不确定性，提高采购过程中的反应速度。

本文所述的企业内部信息流主要是以项目采购订单为驱动，刺激采购、入库、制造、仓储、对账等一系列动作并如实记录其相关信息的过程，实现信息流的不间断流动，同时保证企业资金良性运转。企业内部采购信息流整合正是指将企业内部的信息和部分外部可用信息串联在一起为公司内部各部门共享。

4 设计适合企业的信息共享工具

在中小企业中的采购工具无论是大型还是小型，无论是购买还是自行设计均需以不增加工作量，适合企业自身业务，直观发现问题等为原则开展，这样链条上各种角色的人员才能够积极配合，达到共同加快采购生产速度的目的。同时，为了规避大型软件系统中存在的使用上的问题，需要对中小型企业内部的采购流程，库房入库流程，支付流程，程序规定均有清晰的了解并能站在整个信息链路角度思考工具设计问题。本文提出了一种用VBA编程的方式设计EXCEL表格工具，该工具不仅可以减少每个环节的工作量，而且可以使信息流链条上每个人均能时时清晰获知自己想要的信息，仅仅需要链条上各角色的人员配合使用。

4.1 物料信息工具设计

为了保证采购信息流中的组织和个人能够直观时时得到想要的信息，需要将时间信息转换成直观的文字信息，并组织信息流上的相关人员共同维护基础信息，用excel编程的方式转换成文字信息。在进行信息维护时需要人员进行录入，为了减少录入的工作量，本文用VBA编程的方式设计excel，使得维护人员仅需一个按键就可以完成相关工作。

按实际到货及入库情况进行信息维护后，在另一个sheet页面可非常直观地查看物料位置，跟催状态，物料在采购组、在供应商处、到货在库房停留的时间等信息.

4.2 支付环节的信息流工具设计

采购组还有一项工作就是支付环节，采购组每天均会接收很多发票，按照企业内部要求，同一物项的资金支付需要发票和入库文件，合同文件等文件信息同时具备时方可开展支付流程，而且每一个项目均在不同的时间点出现，这就造成了采购组每天都会接收到毫无关联的碎片信息，为了更快速和直观地发现哪些订单满足支付条件并快速定位该订单的位置，本文提出了一种快速整理碎片信息的方法和使用工具。即接收到发票和支付文件时均对其进行编号，并将信息录入到excel表格中，以共有信息为基准公式自动找出发票对应的文件信息。

4.3 BOM表统计与跟踪工具

为项目物料统计工具，库房管理人员可以在接到项目上确认的全部物料下单完成的通知，一键完成项目物料的统计，工具上可直观地看到项目中任何一项物料是在采购阶段还是在库房，若在库房，那么这项物料所在的位置号可直接显示出来。最终可实现项目从BOM到产品的自动流转。

5 结论

通过调研，我国中小生产企业数量众多，采购物项存在种类繁杂、批量小、多批次等特点，若要提高企业的经营效益，增强中小企业的市场竞争力，势必需要提高采购效率，共享采购信息，达到企业快速运转并满足客户的需求。适当的工具是达到这一效果的有效途径，工具的引进与设计因企业而异，不可一概而论，还需要从企业的实际情况出发来考虑。