档案信息化的信息资源管理问题探讨

于艳飞

摘 要 在现代信息技术全面发展的趋势下，档案信息化管理已经成为大势所趋，而传统的信息资源管理模式下所的产生的纸质档案、档案管理制度等都不再适用于信息化的档案管理模式，要求能够展开对档案信息化管理的趋势探讨，分析传统信息资源管理存在的与现实相矛盾的地方，提出优化措施，推动信息资源管理在档案信息化发展趋势下能够发挥最佳的作用。

关键词 档案信息化；信息资源管理；现状；创新

中图分类号 TP3 文献标识码 A 文章编号 1674-6708（2018）222-0108-02

信息资源管理主要是在数字时代下发展背景下，依照国内外的各行各业的发展动态预计需求，所展开的信息数据管理、分析以及应用。档案是信息资源管理的主要对象之一，档案信息化管理指的是利用计算机技术手段，展开对档案的规范化管理，实现信息、数据的统筹兼顾管理。当前档案信息化下的信息资源管理主要面临着专业技能不足、管理人员专业性不足以及相关的制度建设不齐全等问题。

1 档案信息化的内涵分析

档案管理是信息资源管理的组成部分，档案信息化是在国家相关的法律依据下，依托于计算机技术、网络技术等，对档案文件资料进行保存、整理、开发和利用。档案信息化区别于档案的数字化管理，即档案信息化管理重在对信息资料的开发应用，其中也可以存在部分纸质档案，也会将其转化为电子文件。而纸质档案文件为网络系统平台的查阅服务提供第一手原始资料凭证。可以说档案信息化是要求能够实现档案信息的最大化使用，并能够借此提供最优质的服务，发挥其档案文件的全部价值。

2 档案信息化的信息资源管理现状分析

归根究底，档案信息化的信息资源管理是要求能够展开电子文件管理、档案的信息数字化管理、档案的网络服务，即能够实现对外相关文件的收集以及归档，从而为单位的发展提供更丰富的资源参考。如政府相关部门将政府工作报告公布在政府官网中，从而为下一阶段该地区的企业的经营发展活动提供一个政策导向；还包括能够实现数字档案馆的建设，最直接的表现就在于当前高职学校的图书馆档案室的建设，其中包含着学校发展的各种档案资料的共享和合理配置。

档案信息化的信息资源管理的内容较为丰富其并非涉及到对信息的数字化保存，还涉及到信息的开放程度管理、应用程度的开发等等。但是当前档案信息化的信息资源管理的信息公开程度以及对于信息的开发利用的程度同实际的发展需求之间有一定的矛盾，严重制约着档案信息化的可持续发展。

2.1 档案信息化的信息资源管理观念落后

档案信息化管理的相关建设观念薄弱，如档案信息化不仅仅是对档案的信息化建设还要求能够构建信息管理系统，这两者之间需要展开科学有效的管理，而非构建档案的数字化就是构建好了信息管理系统。当前较多的单位展开档案信息化建设过程中，对于档案信息化的建设的观念落后，导致管理的内容滞后、管理的制度不完善等等。

另外还表现为对于档案信息化的宏观的调控指导力度的不足，由于档案是包含一个单位在过去很长一段时间的文件资料，可以知道一个单位在過去的一段时间内所展开的各项活动，如以美丽乡村建设为主，从而为该乡村的建设发展制定更加贴切的战略规划，做好今后工作的指导开发，因而要能够对所需要的各种文件资料进行合理有效的归档开发应用。但是事实上我国当前的档案信息化的视野较为浅薄，仅仅按照现行单位的发展要求，或在在未来需要对档案信息进行提取使用时，得不到所需要的科目，将无法展开深入的开发使用。

2.2 档案信息化的信息资源管理制度完善

档案信息化的管理的制度的不齐全主要表现在无法重视档案信息安全的重要性，档案信息化中包含着一个单位许多工作中的各项关键数据，其将会直接影响单位长远发展。单位的产业转型结构优化等带来一定的政策方向性影响，当前实现档案信息化的信息资源管理而无法正确看待其信息的安全性管理，即无法建立档案信息资源管理的安全制度。如任何人都可以登入到档案系统中，而容易在操作中对档案信息进行无意的更改，影响档案的科学性和准确性，而另外就是单位在自身的战略规划发展中并没有把档案信息资源管理当作一部分进行再优化再投入管理。即档案信息资源管理是属于单位的改革中的一个环节，所以在未来发展规划中的一个重要组成部分，就要对档案信息化及时进行更新管理，增强在这一方面直接有效的机制和引导。

2.3 档案信息化的信息资源管理人员不够

档案信息资源管理的过程中，主要呈现出两大难题，第一是实现档案信息系统的构建，第二是实现档案信息的开发应用。前者需要拥有专业的信息资源管理专业知识，能够站在宏观角度展开对档案信息系统的构建，实现各个档案的有效归档应用，而后者需要具有一定的大数据开发技术，对系统库中的各个数据信息进行开发应用，提取出当下当地经济、文化等各个层面上的发展计划制定以及发展预算编制所需要的一切数据，提高档案的使用效率。这些都需要依靠专业的档案信息化管理人才，但是当前对于档案的信息化管理的人才数量和质量都呈现出不足的现象。如在质量方面，档案管理人员实践操作能力有限，无法根据各行业的不同发展阶段发展需求展开信息资源的开发利用，可以说当前的档案信息化管理人才的实践操作能力不足。

3 档案信息化的信息资源管理建设对策

3.1 正确树立档案信息化观念实现统筹管理

正确树立档案信息化观念要求能够站在各行业的法律法规和标准下，确定档案信息资源管理的重要性，从而能够正确对待档案信息资源管理的四大内涵，而非是将档案信息化管理进行浅薄的各个部分的整合发展。另一方面是要求能够站在长远的角度来看待档案信息化管理，即能够导入第三方管理者对于各行业的档案管理进行指导验收。

如由当地财政出面实现档案信息管理单位的招投标，对当地的档案信息化建设管理提供专业人力（即提供专业化的档案信息资源管理人才进行档案信息化管理的指导工作），并健全档案信息化管理下的计算机硬件设施建设、相关的档案部分的人力柔性管理，最终帮助这些行政单位能够展开全面系统科学的档案管理工作，提高档案信息化建设的步伐。

3.2 改善档案信息化的基础建立安全保障体系

提高档案信息化的安全保障体系在于能够实现制度上的建设，如采用档案信息系统进入的权限设定制度，即如档案信息化管理是一个单向系统，只能进行录入，确定不能进行资源的更改，从而避免档案信息系统受到不明人士的更改，影响档案信息资源的准确性。其次是通过档案信息库的系统升级优化，企业行业内的不同职业的人员对于档案信息的提取查阅的资源是有限的，不同的账号所披露的信息是有限的，由此来控制档案信息库的安全。最后是要求能够优化档案信息化计算机的网络安全维护，避免人为的网络安全行为的发生，导致行政单位的档案信息库的资料收到损害，造成经济损失和社会损失。

3.3 基于行业需求培养具有较高实践操作能力的档案人才

信息资源管理专业是当前高校的一门学科，其主要是通过对档案信息管理下的国内外资讯、法律、技术以及基本理论的学习。但是由于当前信息资源管理专业是基于理论化的教学培训，导致所培养出来的档案管理人才不能够按照不同企业所需要的档案信息资源情况展开有效的档案信息库的建设，甚至在档案信息的开发利用的程度有限。

这就要求高校能够根据市场实际的档案人才需求，如在大二阶段能够实现方向的划分，其创新型企业、事业单位以及传统产业的档案信息资源管理方向，从而使其所展开的教学活动是具有较強的实践应用性的，其能够快速的进行档案的数字化管理，展开档案信息库的优化升级，针对行政单位、企业等不同单位发展的实际需求进行档案信息的开发，提供最有效的信息数据。

4 结论

综上所述，档案文件管理是信息资源管理的重要组成部分，当前各行各业内对于信息资源管理这一模块较为重视，但是却忽视档案的信息化建设发展。作为信息资源管理的一部分，档案信息化面临着管理认识不足、管理制度不健全、管理人员专业性不足等各项问题，严重制约着信息资源管理整体发展。因而要求依照信息资源管理的专业发展情况树立正确的档案信息化建设观念，加强对档案信息化建设的统筹管理，从国内外行业信息发展的要求入手健全行政单位档案信息化的法律法规，并且能够培养高素质的企业档案人才，实现档案信息化的安全性和科学性。

参考文献

[1]邓滨华.档案信息化建设与档案管理的探讨[J].管理观察，2018，38（12）：74-76.

[2]任越.再论我国档案信息化建设的三个问题[J].山西档案，2017（1）：54-57.

[3]张丽娜，夏庆利.高校人力资源管理的现实困境与对策——基于大数据思维下高校人事档案信息化建设的探讨[J].学术论坛，2016，39（4）：157-161.