大数据时代背景下的事业档案管理探讨

2018-11-14■/

长江丛刊 2018年14期

关键词：利用率事业单位档案管理

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一、什么是“档案管理”

所谓的“档案管理”指的就是关于员工的基本信息，包括学历、工作经历、奖惩情况、工作岗位及业绩等，通过档案可以清楚明了地知道员工的详细信息，档案管理其实质上就是对人才的重要信息进行详细记录。

二、目前事业档案管理中存在的问题

(一)档案管理人员综合素质不高

目前，在很多单位工作的档案管理人才的综合素质并不高，大部分工作人员属兼职性质，更多的精力均投注在原始工作上，这就导致档案管理工作上的创新和优化速度较为缓慢，另外，部分事业单位的档案管理工作者的年龄偏大，本身对于新鲜事物和技术的接受效果较差，日常工作缺乏创新精神，这些都在一定程度阻碍了事业单位档案管理工作的进步和完善。因此，档案管理工作的提升，首先要从工作人员的素质及能力角度入手，为该项工作注入更多的新鲜活力。

(二)档案信息利用率不足

从目前事业单位的档案管理情况来看，对档案管理的信息利用率较低，只是在偶尔需要的情况下对员工档案信息进行查看，这就导致档案管理对事业单位在日常的管理和人员决策方面所起到的作用较小，并没能发挥出原有的功能。另外，对档案管理信息的利用率较低，更加从侧面影响了档案管理工作人员的工作主观能动性以及积极性，影响其在日常工作中的创新热情和工作效率。

(三)员工利益得不到根本保障

在事业单位的档案管理部门，由于其本身工作并没有受到单位的足够重视，甚至被认为是“闲职”，员工本身在工作中获得的成就感较低，周边环境的认知也导致员工本身的工作积极性不强，另外，也由于对工作的界定不够科学，导致档案管理工作人员本身的利益得不到保障，尤其是对薪资、福利待遇的满意度低，这些都直接影响档案管理工作人员的工作热情，以及该部门的人员流动性。

(四)基础设施较为陈旧

目前，部分事业单位的档案管理部门仍然使用较为陈旧的基础设施，直接影响档案管理工作的数字化、信息化水平，具体可以从两方面来说。一方面，硬件设施陈旧，主要指的是档案管理工作中的电子设备，例如计算机，老旧的计算机已经无法满足现代工作的效率需求和存储需求，另一方面，软件方面更新不及时，大多指的是工作人员在日常处理档案所使用的电脑软件，在新技术不断发展的情况下，各种处理软件百花齐放，智能性越来越高，但是工作人员本身对新技术、新软件的接受缓慢，进而影响工作的综合效用。

三、大数据背景下的事业档案管理优化

(一)提升工作人员的综合素质

促进事业档案管理工作的创新，必须要从工作人员的本身素质入手。首先，可以针对工作人员进行定期的工作技能培训，系统地讲授档案管理工作的起源、发展、目的以及应用的主要方法等，让员工能够对该项工作有更加全面地认知；另外，还可以积极鼓励员工参加社会上的相关论坛活动，甚至单位可以为员工举办类似的沙龙活动，方便不同单位的档案管理工作人员进行经验的交流；最后，根据员工的发展需求，单位可以提供不同的培训、深造机会，让员工从自身发展角度获得成就感。

(二)提高对档案信息的利用率

提高对档案信息的利用率，是从工作成果角度出发，对档案管理工作人员的工作进行肯定，进而提升其工作的主观能动性和积极性，也促进该项管理工作的效果能够真正发挥出来。最为重要的是，需要提高单位管理人员对档案管理工作的认知和重视，提高在日常管理工作中对档案信息的利用，尤其是在人员决策、绩效工资制定等方面，通过科学的数据分析来为决策提供强有力的支撑。

(三)提升工作人员的福利待遇，降低流失率

部分单位的档案管理工作人员流失率较高，从员工的基本诉求角度出发，大多是对目前的薪酬待遇水平高满意度不高，尤其是与其他行业相比，档案管理工作人员的整体薪资水平偏低，无法满足工作人员的日常生活需求，更是大大降低了员工的工作热情以及研发热情，影响该项工作的优化和完善。因此，单位需要根据行情的变化来动态调整薪酬体系，合理对档案管理工作设立绩效考核系统，让员工能够在工作范畴内满足自身的生存需求。

(四)定时更新基础设备，提高工作效率

从目前发展情况来看，在档案管理工作中所使用的软件、硬件直接影响该项工作的效率和智能性。因此，需要切实注重档案管理工作的基础设备，包括电子计算机，需要根据时代发展和工作需求进行必要地定期更新，提高设备的运转速度，另外，事业单位可以根据自身的档案管理需求引进相关的档案信息管理软件，通过智能软件的引入和利用，让档案管理工作更加便捷和轻松，为后期对档案信息的查看、加工、分析等奠定基础。