提高医院档案管理工作效率的途径分析

2018-11-14陈路梁山县人民医院山东梁山272600

新生代 2018年13期

陈路梁山县人民医院山东梁山 272600

一、当前医院档案管理工作所出现的问题

随着现代化信息的发展，随之也越来越重视对医院档案的管理，尽管如此，作为医院管理的一个基础工程，医院档案工作仍无法得到完善其原因主要表现在：

1、管理制度缺乏全面性，管理体系缺乏完整性，信息资源缺乏统一性。目前大部分医院针对这一问题做出了一系列的改革整顿，为此制定了较为全面科学的医院管理制度和对各级各类工作人员进行明确的职责分工，加强对他们进行档案管理的考核，使得管理体系能够有个全面的系统性。由于管理制度没法得到落实和明确，没办法把有价值的文件材料很好的利用起来，造成档案收集效率低下，信息资源泄露等情况的发生。信息管理与档案管理严重对不上号，失去了档案管理工作的相关意义，满足不了时代发展的需求，不利于高效的把档案管理利用起来。

2、档案的有关管理意识不强，档案利用率低下。在切实工作当中，相当一部分管理工作人员，甚至领导干部，缺乏落实对档案的重视程度，“重经营、轻档案”的意识还很强把利益放在了第一位而认识不到档案工作在医院管理中的重要意义，由于对档案重视程度不够，使得档案信息资源开发得不到很好的精深支撑，这是造成档案利用率不高的关键因素。

3、档案管理人员素质偏低。目前从事医院档案管理的人员在专业素质、理论水平、文化程度等方面的专业程度还远远不够，表现为人员分配不合理，流动性较大，档案管理人员大多是一人多岗的而专业的档案管理人员也少之又少，正因为这样所以使得专业知识老化落伍，知识面也受到了局限性，知识结构也无法得到合理的分配，学历无法满足社会对人才的所需，在思想观念和管理水平上更成了相互对立的局面，难以满足时代发展的需求，难以适应新形势下的档案事业的深远发展。

4、档案开发利用率及其低下。之所以这样是因为档案系统长期受到封闭或半封闭环境的影响，许多档案工作者仍然停留在传统管理的观念上止步不前，即使档案收集了、管理了，却没有很好的把他们利用起来，使得档案信息的开发和利用无法得到权衡，所以造成了医院档案开发利用工作变得十分的被动。

5、档案工作资源投入不足，管理水平无法满足于信息技术时代的需求。虽然计算机及网络技术在医院管理工作中被广泛运用，但是运用计算机及网络技术管理档案的却少之又少，大多数都还停留在传统档案的收集利用和开发当中，这样一来使得效率变得极其的低下。

二、有利于提高医院档案管理工作效率的方法

档案管理创新是提高其效率的有效途径。现如今我国社会正处于信息技术时代，有些行业的老旧工作方式和规章制度已经无法满足于当今时代发展的需求，国家又陆续出台了新的改革方案我更齐全的配套政策，在这样的大背景下，信息技术在社会的作用显得极为重要，这不仅是新的挑战还是个很好的机遇。为了更好地利用医院档案，让医院在飞速发展的社会中更好的发展，这就需要医院档案管理工作敞开大门来走向创新。

（1）提高档案管理者的意识

需要医院的各级领导首先要从自己做起，时刻更新自己的管理理念做到与时俱进，对档案工作要有个新的认识，改变传统档案管理模式的看法，只有领导大力支持医院档案管理的创新，以及刻苦学习的档案管理人员，并且给他们提供相应的物质奖励激发他们创新的意识，才能尽快尽早地完成创新的艰巨任务。

（2）提升管理人员专业的素质

档案管理员是档案管理的领导者。因此档案管理人员不仅要掌握专业知识，同时也要熟悉计算机技能，尽可能地学习多方面的知识与技能，更好地适应档案管理的的发展趋势。需要他们优化管理档案的每个环节，做到重重把关。医院定时的对管理人员进行相关一系列的考核培训，或者多举行院内学习、对外交流等活动来提升管理员的能力，同时还要在思想观念方面，做做一定的改革，做到爱岗敬业，认真严谨对待工作，养成良好的习惯，以此来让他们管理工作的应付上变得得心应手。

（3）档案管理实现数字化

首先，大大地简化了工作流程，使得工作效率大幅度的提升。数字化档案管理大多采用现代化技术等，数字化的档案信息取代了传统纸质的资源、相比传统的人工整理、登记，节省了大量的人力、物力以及财力。其次，数字化的储存模式可以让资源得到及时的开发利用、有效的达到资源共享，不但能够有效的满足了内部信息交流的需要，而且还接收各方面的资源。灵活、直观性强的数字化管理让我们方便快捷地查询档案的相关记录情况、及时地提取想要的信息。不仅提高了管理人员的工作效率，还大大提高了搜索引擎的准确率。

（4）完善相关的标准、法规与政策

近年来，医疗技术的飞速发展，在一定程度上使得档案管理水平和方式有了一定的提高，传统的管理体制随着时代的发展也开始逐渐的不能满足于社会的需求，为了在管理体制和实际档案管理上得到协调的发展，我们需要与时俱进地完善相关的管理体系。统一的标准能让我们的档案管理更好地开展，还能促进标准化与信息化工作达成共识。相关的制度、法规与法律为档案工作的开展提供了重要的法律依据，有利于工作人员更好地开发与利用档案的信息资源。当档案管理方面有问题出现时，我们还可以根据此相关制度法规来对此进行处理。