浅谈如何做好干部人事档案管理工作

卢晓丽 山西交通控股集团有限公司运城北高速公路分公司 山西运城 044000

干部人事档案是按照党的干部管理政策，在培养、选拔和任用干部等工作中，形成的记载干部个人经历、政治思想、品德作风、业务能力、工作表现、工作实绩等内容的文件材料。干部人事档案全面、真实地记录了干部的成长轨迹和发展历程，是党组织了解干部、考察干部、选拔干部和使用干部的重要依据支撑。这就要求档案管理工作必须做到以实事为依据，如实、客观的记录干部的真实情况，经得起历史的检验。只有这样才是对个人的负责、对组织的负责。因此，必须高度重视，结合当前的新形势要求、新技术发展，切实认真做好干部档案管理工作，不断提高管理水平，为企业选人用人提供有力帮助。

一、当前干部人事档案管理中存在的突出问题

1、基础设施建设薄弱。干部人事档案工作是一项保密性很强的工作，只有很少的员工管理、很少的管理者查阅，因此在实际工作中，容易出现忽视的情况，也或多或少存在着重视不够、投入不够的问题。这也导致基础设施建设上较为薄弱，三室分开、“六防”设施没有完全得到落实，执行档案管理制度不够严格；在硬件投入上明显不足，没有专用的档案室，没有相应的安全保护设施，档案存放在人事部门的办公室内，没有设立防盗门、灭火器等基本的安全设施，很大程度上制约了人事档案保管安全，严格保密的要求。

2、制度落实有待加强。在干部人事档案管理工作中，对档案资料收集、内容鉴别、归档管理、查阅流程以及人员调离后的转接制度，都有着严格的要求，必须做到内容真实、管理严格、全程保密。但是，一些单位没有建立起干部档案管理制度，所有工作只靠具体工作人员的责任心，干成什么样就是什么样。

3、未能配齐配强业务人员。很多单位没有重视档案管理人员的投入，有的单位管理人员设在人事组织部门，有的设置和行政档案管理合二为一，没有配备专职的档案管理机构和档案管理人员，具体的工作人员都是兼职，在档案工作上投入的精力明显不够。而且，这些兼职人员缺少必要的业务培训，导致对档案管理业务不熟不精，造成档案审核中出现的问题较多。

4、个别单位档案卷宗质量不高。卷宗质量的高低决定着干部档案管理的质量。有的单位对干部档案管理不到位，卷宗内容参差不齐。有的内容缺项，该记录的没有记录、该入档的没有入档；有的信息不准，记录缺失或者是遗漏，甚至个别单位还存在着故意篡改的情况；有的在干部档案材料的收集归档过程中，没有按规定收集归档；有的单位填写内容不规范，填写的主要信息与档案其它材料记载不一致，无批准机关的文号、日期、无正反面打印等情况。还有存在档案材料缺失的问题，缺少评审材料、奖励材料、入党材料、考察材料、学习材料等情况。

二、新时期加强干部人事档案管理工作的思考

1、不断提高认识。人事档案管理是人力资源管理工作的重要组成部分，是一项政策性、专业性、连续性和保密性很强的工作。企业各级领导要高度重视，定期听取有关情况汇报，给予必要的关注和支持，建立部门联动协作工作机制，确保档案资料的准确性和完整性。在岗位设置、人员配备上予以优先考虑，选调政治素质好，责任心强，有一定业务技能的党员从事人事档案管理工作，并通过定期、不定期的政治、业务培训，不断提高他们的业务工作能力。

2、确保必要投入。要按照“人事档案三级管理标准”要求，积极加大投入，确保人事档案保管与保护的硬件设备建设经费。档案管理室、阅档室、档案管理人员办公室做到“三室”分开；建立完善了库房“六防”设备（即：防盗门窗、空调、电脑、灭火器、温湿度计、防腐防虫物品）；破损无锁及木质档案柜要及时更换铁质档案柜，确保人事档案保管安全，严格保密，为进一步做好此项工作奠定坚实的物质基础。

3、定期检查和业务培训相结合，不断提高管理水平。在自查整改的基础上，定期对业务工作检查指导也尤为必要，对检查出的人事档案保管硬件设备不足、档案材料收集与鉴别不及时、档案归档整理不规范、“三龄两历”等信息前后不一致、档案利用与转递方面存在制度执行不严的现象等方面的问题有针对性地下达书面整改通知，要求限期进行整改，并跟踪落实。同时，根据检查中发现的问题，有针对性地进行业务培训，通过工作研讨，强化实务操作，为规范整理人事档案提供标准，增强档案管理意识，解决业务上存在的问题，提高档案管理人的业务技能，切实促进企业人事档案管理工作的有效开展。

4、健全制度，规范程序。建章立制是做好一切工作的前提条件。做好干部人事档案管理工作，就必须不断建立健全干部档案规章制度，做到有章可循，有据可依，为档案规范运作提供制度保证。在制度完善的基础上，要强化日常管理工作，健全工作流程，规定工作手续，从办理干部调入方面入手，坚持先审核材料，再办理相关手续，确保干部人事档案工作的有序可控，维护干部档案的完整和安全。

三、建立干部人事档案审核的长效机制

发挥档案审核工作在档案管理工作中的主体作用，定期审核档案，把审核能力提高作为一项业务基本功来抓，积极推动审核工作与日常管理的有机结合，变查漏补缺的应急处理为管理的优化创新。增强档案管理行为的内在驱动力和工作主动性，研究解决制约档案建设的突出问题，通过审核，实现管理素质和管理方式的优化升级。

1、建立标准化管理长效机制。干部人事档案管理工作是一项久久为功的工作，需要长期抓、抓长期。因此要建立干部人事档案审核制度，并且形成长效机制、长期工作，确保干部认识档案管理工作全面受控。要从建章立制上下功夫，在干部人事档案管理的管理制度、工作流程、岗位职责等的修订时，建立审核标准，确保各个工作都在体制要求之内。要坚持以结果为导向，从材料规范作为出发地点，逆向梳理档案管理合格流程的工作，诸如，在归档过程中做到内容规范、整理规范、装订规范、送档规范；在借阅过程中，做到转递规范、手续规范、查借阅规范等，形成标准化的工作流程，提高干部人事档案整体质量。

2、建立创新长效机制。通过档案审核工作方案的试运行，确立符合本单位实际的干部人事档案审核工作方案，体现方案制订的科学性和针对性；在补充完善过程中，打破以卷为单位集中补充的程式化操作流程，采取同类材料集中补制、同类问题集中处理的归类补充方法，保证审核的工作进度。在审核工作全程，要坚持不断总结工作经验，研究、探讨、解决新问题，一边整改，一边反思。“以审核促改进，以改进促提升”，以追求“标本兼治”为主旨，一方面完善“送档”工作机制，一方面明确“索档”工作职责，建立归档材料层层把关制度，实现干部人事档案管理水平质的飞跃。

3、建立监督管理长效机制。干部人事档案审核工作是档案管理一项长期、持久，立足现实，着眼长远的战略工程。在干部人事审核工作中，根据不同阶段的工作重点，认真落实有关规定，将干部人事档案审核工作的管理性要求和监督检查要求传达到各个层面管理主体。各主体干部人事档案协调小组各司其职，逐级上报档案管理基本情况报告、档案审核工作自查报告、档案整改工作方案、档案审核工作情况汇报。协调小组负责综合的督导、检查下一级协调小组的运作，保证干部人事档案审核要求的贯彻实施，政令畅通。

4、建立协同发展长效机制。要始终坚持把同步推进、协同发展作为做好档案审核工作的重要抓手。各管理主体要在审核中进一步明确档案管理工作方面应履行的职责，在人力资源投入、先进设备运用、科学档案管理等层面给予应该的保证；通过集中培训、集中作业、集中研讨，取得思想认识一致，审核标准统一，整理装订标准化的可喜成果，改变长期以来企业管理水平不平衡的局面，促进企业整体管理水平的提升。

因此，要从管理意识、管理模式、管理制度、管理手段、管理人员等加强干部人事档案管理工作，不断提高人事档案工作质量和服务水平。