基于信息化背景下的文书档案管理工作研究

2018-11-13龚娜东方汽轮机有限责任公司618000

新生代 2018年15期

龚娜东方汽轮机有限责任公司 618000

当前，计算机技术得到迅猛发展，信息以及网络化逐渐成为现代化发展的主题。这一背景下，怎样促使文书档案管理工作顺应时代发展，提升文书档案管理水平，是文书档案管理工作应当深入思考的一个问题。因此，相应工作人员必须加强对文书档案管理工作的信息化建设。因此，对基于信息化背景下的文书档案管理工作进行分析，意义深远。

1.文书档案管理工作的信息化管理理念

当前，我国进入了信息化时代，计算机以及网络逐渐被广泛的应用在管理工作当中，这种情况下，对于文书档案管理工作也提出了更高的要求。为了应对时代发展的机遇和挑战，要求先为其配置和时代相适应的信息化管理理念。单位文书档案信息化管理工作，主要是将现代化信息技术应用在该工作中，促使文书档案管理实现现代化进程，并且对文书档案管理工作的人工流程、人员素质以及人机交互等进行适当的转变。对市场资源、网络资源等进行整合，最终进一步提升文书档案管理工作水平以及工作效率。充分贯彻和落实信息化管理理念，对文书档案管理工作的流程以及运行机制等进行科学指导，只有这样才能够促使文书的档案管理工作顺应现代化发展。

2 传统文书档案管理方式的弊端

对于传统文书档案管理工作而言，其主要是通过纸质载体来实现的，多数档案因为存放年代久远，导致档案在具体查阅过程中，容易出现破损现象，从而促使这些档案难以得到较好的保存。同时文书档案管理工作的过程较为繁琐，文书档案管理工作几乎包含整个单位的全部部门的存在保密性的资料，对这些资料进行归档、编目、上架等过程中，可能会涉及不同部门的相关人员，对此在具体管理过程中，可能会涉及不同部门相关人员，所以在对其进行管理过程中，可能会发生人员交错、工作繁杂的现象。

3 信息化背景下的文书档案管理策略

3.1 提高管理意识，创新管理理念

任何工作在开展过程中均需要具备一定的思想和理念，将其作为支撑和引导。对于文书管理的信息化，也需要将现代信息化技术作为载体，通过现代信息管理理念进行引导，进而促使信息技术的优势得到充分展示，进一步提升文书档案管理效率。对此，相关工作人员需要进一步深化对文书档案管理方面的认知，要了解现代化文书档案管理不同以往，在开展工作过程中，需遵循现代化社会的发展。管理人员要对信息化管理理念进行不断创新，制定科学可行的管理计划，制定管理目标，然后有条不紊的开展文书档案管理工作。同时，单位需要适当的增加在文书档案管理工作方面的资金投入，可以将现代化信息设备应用在文书档案管理工作中去，结合文书档案资料情况进行分类，对资料进行收集、分类和整理，最终促使文书档案管理工作实现现代化和信息化。

3.2 建设信息平台，实现资源共享

进行文书档案的最终目标便是对档案信息进行充分挖掘，针对原有档案内容、档案技术或者档案服务等进行充分利用，并且进行有效整理，或者适当的改善，对档案信息进行收集之后，通过相关信息技术对其进行加工和处理，然后借助当前多元化的媒体将其展示出来，方便获取、快速传播，最终实现数字档案应用增值服务，能够促使档案的价值得到充分实现。

以本公司为例，档案文件通过电子流程上传至OA系统，完成线上归档流程的电子文书档案，可在档案归档管理中的归档模块进行查询、利用。同时，其条目数据也应定期同步到航星综合档案管理系统中，并生成移交单，并可在航星综合档案管理系统中进行科研档案组卷、整理、编目等工作。促使本公司的文书档案管理工作效率得到进一步提升，档案管理水平也得到有效提高。

3.2.1 建立文书档案加工系统

结合文书档案管理的实际情况，针对文书档案的初步加工进行科学有效的设计，从而建立起相应的文书档案加工系统。这样做主要是为了对文书档案资料进行收集和整理，主要功能应具备收集、删除、录入等，同时还对不同文件报表进行打印。

3.2.2 文书存储系统

因为文书档案管理工作内容比较繁杂，任务量也比较大，因此要借助信息化设备建立文书档案资料数据库。对预归档、档案管理量大模块进行综合分析，先要将存在保存价值的文件当成是不同类别，然后将其转存到与之相关的文档库当中，对其进行归档处理，从而保障文档具有较高的完整性。此后再针对移交后的文件以及预归档完成的文件作出相应分类，将其存储在文书档案库当中，此后再对这些文件进行收集、检索、整理、统计并打印。通过这种方式，促使信息数据库的创立能够为规范文书档案数字格式提供一定帮助，最终提升文书档案资源的利用效率。

3.2.3 文书档案查询系统和保密

信息化时代背景下，在相应的文书档案管理工作中，面临的最大问题就是对档案资料进行保密，对于这一问题，要求相关人员对软件进行开发以及设计，对于不同类型的档案资料进行针对性的管理，构建相应的文书档案资料查询权限。对档案管理系统当中的相应模块，实现对电子文件的浏览、下载和打印，同时还能够对电子文件实施在线借阅申请，同时还可以添加到收藏夹。