浅析高校声像档案管理模式创新

摘要：高校声像档案管理工作直接关系着学校管理、教学以及科研等相关资料的完整性与安全性，对高校教育管理具有重要意义。但是目前高校声像档案管理当中存在着诸多问题，管理人员管理意识薄弱，管理方式较为落后且缺乏完善的管理制度，对相应档案资料的采集和保存也缺乏有效控制。为了保护高校声像档案以及原件的机密性和完整性，提升档案资料利用率，有必要采取有效措施创新管理模式，改进高校声像档案的管理。

关键词：高校声像档案；档案管理；模式创新

随着近年来科学技术的飞速发展，高校声像档案管理当中的声像资料种类越来越多，除了传统文书档案之外，更多的是照片、录音带以及影像带等为载体的多样化声像档案。随着高校声像档案种类以及数量的不断增多，加强档案管理工作显得愈加重要。目前针对高校声像档案管理存在的较多问题，为了全面保护高校声像档案资料完整性和安全性，要积极采取各种创新管理策略，创新高校声像档案管理模式。

一、目前高校聲像档案管理存在的问题

1、管理方式落后

目前我国高校声像档案管理主要的形式有三种，第一种是在相关活动结束之后，声像记录人员将声像资料移交至档案馆，由档案馆对相应资料实现统一集中化管理；第二种是学校各个部门以及二级学院先进行各自学校和部门的声像资料自我收集和管理，并将整合之后的声像档案资料按照一年一次的频率移交至学校档案馆；第三种是相关声像资料直接保存在记录者手中，或者由学校各个部门进行自行保存和管理。目前我国高校针对声像档案资料，大部分都是处于分散管理状态，基本上没有建立声像档案管理系统，也难以对相关资料实现统一管理，高校声像档案管理也缺乏专门的管理人员。受到传统档案管理模式影响，大部分声像档案属于分散保存状态，大多资料难以及时归档，也没有实现集中管理，直接导致高校声像档案存在不完整、不齐全等问题。

2、管理人员管理意识薄弱

受到传统档案管理模式的影响，高校档案管理人员在实际档案管理工作当中，过于看重对纸质档案加以保存和管理，忽略了声像档案，甚至一些学校尚未针对声像档案实现统一化管理，这种管理意识和管理模式严重影响高校声像档案有效收集和保存。高校的声像记录人员在相关活动当中实现活动记录之后，只是将相关资料应用到新闻报道当中，缺乏对相关资料的保存意识，也没有将其及时保存到高校档案馆当中，将各种声像资料私自处理，当声像记录仪器当中内存满的时候就直接将历史声像资料删除，导致很多声像资料流失，即便目前已经是信息时代，人们对各种声像资料的收集和归档意识还是非常薄弱。

3、缺乏完善的管理制度

国家以及学校在档案管理相关制度建立当中，很少有关于声像档案管理的相关制度，即便学校在调整档案管理制度的时候加入了声像档案管理条例，但是执行力非常有限，很多高校在进行档案管理当中都没有严格按照声像档案管理相关制度进行有效管理。甚至一些高校进行档案管理只是为了应付上级检查，在实际管理工作当中不够重视高校声像档案管理工作，管理模式也较为落后，档案服务过于被动，直接导致高校很多声像档案存在遗失问题，难以有效提升声像档案归档质量[1]。同时，我国高校声像档案管理由于制度不完善，导致声像档案需要进行多个程序才能实现归档和保管，高校声像档案要实现利用也需要走复杂的程序，直接导致声像档案归档率低，利用率也不高。

4、高校声像档案采集与保存困难

一方面，在进行声像采集过程中，本应由专业人员进行活动相关声像资料的采集和录制，但由于目前大多高校在声像采集过程中缺乏专业的工作人员，很多录制声像资料的工作者都是非专业人士，对于相关设备的使用以及录制过程不够专业[2]。同时，管理相关声像档案的工作人员也缺乏专业人士，在对相应声像档案进行收集和整理、保管当中缺乏专业素养，难以实现相关声像档案的全面收集与管理。另一方面，由于收集到的声像资料基本上都是视频格式或者音频格式，在对相关档案进行收集管理当中通常需要对资料进行数字化转化，以数据形式对相应资料实现归类和保存，但是大部分高校对于声像资料储存缺乏充足的存储机制，在硬件配套设施欠缺的条件下，难以实现声像档案的有效归档和管理。

二、高校声像档案管理创新的意义

1、保护档案原件并加强利用

在声像档案管理当中，具有多种以录音带、照片、录像带、影片以及底片等材料作为载体的声像资料，在进行声像资料保存过程中需要对各种类型且数量巨大的载体进行保存，难度较大。实现高校声像档案管理模式的创新，一方面可以对档案原件加强保存，另一方面可以利用各种数字化技术对相关资料进行转化，实现更加全面有效的保存，并方便使用[3]。尤其是高校历史当中较为珍贵的各种影像资料，要建设声像记录管理系统，并不断优化和改善存储环境，利用云技术将各种历史珍贵资料上传至云平台当中，确保其得到有效保存，并能更加方便的利用[4]。

2、保护档案机密性和完整性

档案资料最重要的性质就是完整性和机密性，实现创新高校声像档案管理模式，能够全面提升声像档案的完整度，并利用现代信息技术加强对相关资料的加密处理，提升其机密管理性。近年来，国家对档案管理机密性越来越重视，但是不可避免还是会由于人为疏忽导致纸质档案流失。由视频、图像以及声频等组成的声像档案，不仅促使档案完整性全面提高，还可以借助现代先进全息影像技术对相关历史场景进行重现。在创新管理高校声像档案过程中，还会借助各种现代技术对档案实现加密管理，提升档案整体机密性。目前，借助先进信息技术，通过数据形式将声像档案在输入和输出过程中实现全面转化，更容易实现档案加密。

三、创新高校声像档案管理的措施

1、强化声像档案工作人员自身管理意识

建立高校声像档案管理创新模式，首先要求声像档案管理人员提升自身管理意识，以观念指导行动。高校全体师生需要加强关注声像档案管理模式，在全面了解之下提升声像资料归档意识，提升资料完整性。同时，档案工作人员要在转变管理意识之下，提升声像档案利用服务综合质量和利用率，树立高校声像档案利用服务的观念。在高校声像档案利用率不断提高过程中，档案管理人员将更加深刻的认识到高校声像档案管理工作的重要意义，在实际管理工作当中更加重视声像档案收集和管理。

2、建立完善的声像档案管理制度

要实现高校声像档案管理模式创新，还需要建立完善的声像档案管理制度，通过制度的硬性约束提升档案管理效率。高校要结合学校自身情况，对声像档案相关管理制度进行完善制定，并贯彻落实，在制度实施过程中及时根据落实情况进行不断的调整和规范。首先，高校制度制定部门要深入到学校基层，对实际工作进行全面了解，并对学校师生进行意见收集，全面制定符合实际情况的声像档案管理制度。其次，在相關制度建立之后，可以先针对学校某一部门进行试点试行，根据试行情况对制度加以调整和优化。最后，学校要针对高校声像档案管理加强管理和监督，建立专门的监督小组对档案管理部门相关工作加以监督，并进行考核制度的同步制定，确保其贯彻落实声像档案管理制度。

3、借助信息技术完善声像档案数据库的建立

随着科学技术的进步，高校的声像档案管理在进行模式创新过程中也要积极利用现代科学技术，要加快声像数据库的建立，将更多先进技术融入到声像数据库建立当中，可以将云计算等各种现代服务终端融入到数据库当中，提升整个数据库的安全性[5]。同时，要对管理模式进行全面调整，通过线上、线下两种重要模式对声像档案进行具体的存档、调档等操作，实现在线浏览和在线检索。为了提升数据完整度，还要积极将各部门以及二级学院相关声像档案资料全面整合到数据库当中，不仅提升资料完整性，还能在同一平台中实现资料的集中化管理，促使资源共享，提高资源利用率[6]。

高校声像档案管理不仅是对各种声像资料的保存，还是各种历史活动的真实见证，相关声像档案在实现有效管理当中还能加以利用，要保护高校声像档案完整性和严密性，就必须积极创新高校声像档案管理模式。高校相关管理部门要全面提升高校声像档案管理意识，在高度责任感意识下积极学习声像档案管理知识，借助各种现代化信息技术实现创新管理，促使高校声像档案更加完整，并不断提升利用率。

参考文献：

[1]左婷婷.物联网环境下高校档案馆智能化管理服务模式的创新[J].山西档案，2017（4）：54-56.

[2]刘岩，赵楠.基于“互联网+”思维的应用型高校学生档案管理创新的路径[J].职业技术教育，2017，38（14）：13-15.

[3]张倩.区块链技术对高校档案信息管理方式创新的可行性探究[J].档案与建设，2017（12）：21-24.

[4]刘永，赵旺，任妍.跨界融合模式创新驱动档案信息化建设探讨——以智慧城市档案管理云平台体系建设为例[J].档案管理，2017（3）：4-9.

[5]田伟，韩海涛.大数据时代档案馆服务创新研究——基于天津高校档案数据变化[J].档案与建设，2016（3）：17-20.

[6]陈晓媛.信息化背景下高校档案利用模式的发展与创新[J].山西档案，2016（5）：47-49.

作者简介：周丹（1981.05）汉族，女，湖南湘阴，研究生，湖南工学院讲师。