浅谈高职院校电子文件归档管理实践

颜丽琼

[摘 要]电子档案作为当下高职院校各类档案的重要组成部分之一，在高职院校人事、党政、招生、科研和教学等工作中起着重要的作用，为提高高职院校电子档案利用服务水平及高职院校的长远发展奠定了坚实的基础。然而，由于管理制度、管理技术和管理人才方面的限制，高职院校电子文件归档管理工作中存在一些弊端和不足，严重影响了归档的及时性与规范化。因此，本文在简要概述高职院校电子文件含义和特点的基础上，介绍了电子档案归档的方法及管理策略，然后指出了电子档案管理工作中存在的弊端与不足，最后提出了加强电子文件归档管理的策略，以期为高职院校电子档案工作者提供一些有益的启示。

[关键词]高职院校；档案管理；电子文件

doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2018.16.070

[中图分类号]G275.6；G717.2 [文献标识码]A [文章编号]1673-0194（2018）16-0-02

随着科学技术水平的迅速发展，尤其是互联网技术与办公自动化水平的不断提高，电子文件由于其便捷性和高效性，已成为各类信息存储的主要载体。在高职院校教学、人事、科研等各项工作中，电子文件都得到了广泛应用，电子档案已成为高职院校各类档案的重要组成部分。在这样的背景下，用户对电子档案的需求也发生了巨大的变化，高职院校对电子文件归档提出了越来越高的要求。然而，当下电子文件的管理工作缺乏相应的理论基础和行之有效的管理模式，严重影响了电子文件归档的完整性与查阅的便捷性，成为高职院校电子文件管理工作的一大瓶颈。因此，如何做好电子文件的归档管理工作已成为高职院校档案管理亟待解决的问题。

1 高职院校电子文件概述

1.1 高职院校电子文件的含义

随着科学技术的发展，尤其是计算机技术的发展与普及，推动电子文件广泛应用于高职院校日常工作的方方面面，为开展各项工作带来了方便。具体来讲，高职院校的电子文件指的是以高职院校各项工作活动为内容，以数字设备生成为形式，以计算机软硬盘、磁盘、光盘等化学磁性材料为载体，可通过计算机等数字设备查阅、编辑、传输的文件。

1.2 高职院校电子文件的特点

高职院校电子文件不同于以往的纸质材料，它在存在形式、存储方式、管理模式等方面上拥有不同的特点，概括来讲高职院校电子文件具有以下3个特点。一是存在形式的多样性与灵活性。高职院校电子文件所包含的信息可以以电子文本的形式存在，也可以以表格、图片、影像等形式存在，且可以通过人为编辑或软件处理自由转化，如把文本轉化为表格、把影像转化为图片等。二是存储方式多样、灵活且容量较大。高职院校电子文件可以通过计算机软硬盘、磁盘、光盘等化学磁性材料进行存储，且可以借助USB接口、网络等方式实现信息传递，提高了信息资源的共享程度和效率。同时，相比于纸质媒介，电子文件的容量大大增加，可以为开展高职院校各项工作提供海量数据。三是信息内容易于更改。一方面，高职院校的电子信息可以通过人为编辑、软件侵入等形式进行编辑和修改。另一方面，电子文件的载体易受环境的影响，光盘、磁盘等在温度高、磁性强的条件下容易损坏，导致信息损坏或丢失。

2 高职院校电子文件的归档

所谓高职院校电子文件的归档，简单来说就是电子文件经档案管理人员鉴定为具有保存价值后将其转化为电子档案的过程。电子文件的归档方法与管理模式不一，良好的归档方法和管理模式可以提高电子档案管理水平，有效发挥电子档案的作用，不良归档方法和管理模式则会制约用户的查阅效率和质量，从而限制高职院校档案管理工作的发展。因此，不断健全电子文件的归档方法，不断完善电子文件的归档管理模式意义重大。

2.1 高职院校电子文件归档的方法

由于电子文件具有易于更改的特点，在文件归档的管理过程中，要严格依据《高等学校档案管理办法》的要求，坚持纸质材料与电子文件同步归档的原则，确保电子文件不损坏、不丢失。电子文件的归档方法主要分为以下两种情况：一是脱机归档，即将电子文件保存至可脱机运行的光盘、磁盘等化学磁性材料中存储，并以信息内容类型或保存时间为依据将其集中存放、管理；二是目录归档，即以电子文件的目录信息为依据将电子文件进行整理汇编，这样可以通过计算机检索迅速锁定所需信息位置，并通过技术挂接打开相应文件。

2.2 高职院校电子文件归档的环境

高职院校电子文件的归档工作需要一定的操作环境，概括来讲可分为硬件环境和软件环境两方面。硬件环境指的是电子文件归档过程中所必需的档案管理系统，一般高职院校采用校园档案管理系统，具体操作过程为：档案工作人员通过基于校园网的校园档案管理系统，利用对应模块将电子文件进行数字化处理并分类归档。软件环境指的是电子文件归档过程中所必需的管理制度，即从电子文件最初为保证电子文件真实性、完整性的审核、筛选过程，到中期电子文件纸质版的同步、保存过程，到最后电子文档归档后复核、整理、汇编过程。

3 高职院校电子文件归档与管理中存在的不足

3.1 电子文件归档管理制度不健全

电子文件虽然经过多年的普及和大力推广，但高职院校档案信息化程度不高，且相关归档管理制度存在不健全、不完善等问题。有的高职院校管理方法或制度混乱，电子文件的归档没有明确的规章制度，从而缺乏科学性、规范性，导致各部门的电子文件流散、随意更改，甚至会发生丢失现象。有的高职院校电子文件的归档流程虽然明确，但没制订相应的责任制度，工作责任不明晰，导致各相关部门互相推诿扯皮，不是纸质档案不能同步，就是归档工作随意、盲目，影响了电子文件保存的完整性、归档的准确性和查阅的快捷性。

3.2 电子文件的收集与保存不到位

校园数字化建设的高速发展在提高实际工作效率的同时，也提高了电子文件收集的难度，具体来说有以下几个原因。第一，各部门工作过程中会产生大量的电子文件，这些文件在网络及办公软件中自由传递，虽然有的工作人员会按要求留一份存档，但是仍有大量电子文件散落在办公系统的各处，再加上部分工作人员的重视程度不够、归档意识不足，难以及时、完整地实现归档。第二，高职院校的工作大多交叉，难以界定电子文件的职责部门，导致各部门之间将电子文件归档的责任相互推诿，给电子文件的收集带来不便。第三，各部门工作人员对归档的时间及流程了解不够充分，有的没有养成及时将电子文件归档的习惯，有的虽然有及时归档的意识，但不清楚电子文件归档的步骤和要求，导致电子文件归档的不及时性和不规范化。另外，部分高职院校对电子文件的保存工作做得也不到位，有的不能明晰电子档案的归口管理部门，有的电子文件存储媒介的存储场所简单随意，导致电子档案会受到不适宜湿度、磁场、光线的影响，从而会遭到破坏。

3.3 电子文件的可信度不高

传统纸质档案可以直观体现出文件的原始性与真实性，具有法律效力，而电子文件档案不同于纸质档案，它在形成、传输和保存过程中易被人为或软件修改，且修改痕迹不会留存。同时，电子文件在传输、读写过程中由于载体的不稳定性容易导致文件信息被改变，高职院校电子档案的可信度也会因这些因素的影响而降低。另外，电子文件的真实性与原始性难以鉴定，也影响了电子文件的可信度。

4 加强高职院校电子文件归档管理的策略

4.1 健全电子文件归档管理制度

完善的归档管理制度是高职院校电子档案科学化、规范化的根本保证，所以为了做好电子文件的归档管理工作，各高职院校要依据我国有关电子文件档案管理的相关法律法规，并结合电子文件归档的软硬件环境、电子档案载体等自身实际建立健全电子文件归档的管理制度。管理制度一方面要对电子文件归档的方法与流程、归档部门与分工、归档具体要求和责任主体有详尽的规定，另一方面还要落实责任制度，确保各项归档要求在各个部门都能得到严格地落实与执行，最大限度地保障电子文件归档的及时性与规范性。此外，高职院校还要做好电子文件归档管理方式的更新与创新，通过引进档案信息化软件、调研学习新方法等方式，及时推进电子文件归档的高效性和管理制度的科学性，使电子文件发挥出应有的作用。

4.2 优化电子文件归档方式和保存环境

为解决电子文件收集困难的问题，高职院校应积极建立档案信息化管理系统体系，实现电子文件归档的科学规范化。首先，要明确电子文件的归档工作，不能简单地认定为是电子文件产生部门或者电子文件档案管理部门的责任，电子归档工作是一项过程复杂、涉及面广的工作，需要协调好电子文件产生部门和档案管理部门的关系，两个部门要通过及时沟通、定期检查等方式，保障电子文件能够及时、完整、真实地上传。其次，档案管理部门要严格按照本校制订的电子文件归档制度的要求与办法，将电子文件的格式按要求统一数字化后归档，以确保数据的通用性与可共享性。最后，高职院校要优化电子文件存储载体的保存环境，投入专项资金建立存放房间，并定期安排相关工作人员检查维护，保证电子文件存储的安全性与永久性。

4.3 提高电子文件可信度，完善使用记录制度

为提高电子文件的可信度，高职院校还要做好电子文件形成、使用过程中的记录工作，为此可以开通电子文件归档专递网线，通过建立依附在信息管理网上的归档专用子系统，将电子文件通过此系统传输给档案部门，并在此过程中通过设定登录权限、文件密碼等方式保证电子文件的原始性与真实性。此外，高职院校还需要完善电子文件使用记录制度，通过购买软件、服务等方式对电子文件从最初的审核、筛选过程，到中期归档、保存过程，到最后的复核、整理、汇编过程中的每一个环节都有记录可查，从而真正实现电子文件真实性的可鉴定。

主要参考文献

[1]柴坤.论高职院校电子文件的归档管理[J].开封大学学报，2013（10）.

[2]戴婷婷.高职院校电子文件及其归档管理研究[J].漯河职业技术学院学报，2015（11）.

[3]刘晓燕.如何做好高职院校档案管理中的电子文件归档工作[J].四川职业技术学院学报，2014（12）.

[4]赵东华.高职院校电子文件归档工作的实践与探索——以伊春职业学院为例[J].黑龙江档案，2014（12）.