大型企业办公室的管理创新与实践探讨

2018-11-10张国君

中国管理信息化 2018年16期

张国君

[摘要]随着我国社会经济的快速发展，也带动了大型企业的发展进步，国企的规模进一步扩大，在很大程度上增加了国企办公室管理工作的难度，也给国企办公室人员的工作带来了更大的挑战。同时，由于大型国企的办公室管理工作较为复杂，若工作人员缺乏较强的工作能力与创新意识，不利于国企办公室管理工作的有效开展。本文主要对大型国企办公室管理工作的创新与实践进行了研究分析。

[關键词]大型企业；办公室；管理创新；实践

doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2018.16.038

[中图分类号]F272.9 [文献标识码]A [文章编号]1673-0194（2018）16-00-02

随着经济全球化的不断深入，大型企业也得到了快速发展。在新形势下，办公室工作的重要作用逐渐突显出来，作为综合性的管理服务机构，同时也是保证企业正常运转的关键部门。想要使企业能够得到持续性发展，必须重视办公室管理的创新及实践工作。

1 大型企业办公室管理工作的主要特点

办公室作为一个管理服务机构，具有较强的综合性特征，不仅是企业能够稳定运行的中枢部门，还是建立信息反馈的桥梁。大型企业办公室管理工作的主要特点如下。

1.1 统领全局性

办公室在企业日常的运行过程中，具有中枢神经的地位，发挥着统领全局的作用，所以也使办公室的管理工作具有较强的综合性以及全局性特点。办公室管理工作往往包含了企业发展的各方面，能够保障企业顺利运转。

1.2 协调性

办公室众多职能中的一项重要内容就是开展信息沟通工作，对各部门的工作人员关系进行有效协调。同时，办公室作为企业内外进行有效沟通交流的信息收集渠道。若办公室所具有的作用能够充分发挥出来，就可以避免出现多种矛盾问题，不仅能够为企业员工营造良好的工作环境，也有利于培养员工的团队合作意识。

1.3 辅助服务性

办公室的服务职能与以往相比已经从原来的领导中心向为领导、部门及职工服务的方向转变。因此，当前的办公室不仅需要为经理层提供相关服务，还要能够对各部门之间的关系进行有效处理，保证企业能够高效运转，不仅对服务职能提出了更高的要求，也在一定程度上增加了办公室管理工作的内容。

2 大型企业办公室的主要管理职责及范围

2.1 辅助领导决策

随着现代经济的快速发展，企业领导往往需要对有关企业的重大问题进行正确、科学的决策，从而对办公室人员的综合素质提出了更高的要求。同时，辅助领导决策是大型企业办公室最主要的工作任务，对办公室人员的群体智慧辅助提出了较高的要求。

2.2 协调内外关系

随着现代信息社会的快速发展，企业对于信息技术水平提出了更高的要求，因此必须保证通信渠道的畅通性，而其则与办公室有效的信息管理制度密切相关。在开展具体工作的过程中，必须要清楚了解领导的意图，通过有效贯彻落实想过工作原则，对企业内外关系进行协调。

2.3 完善规章制度

不断完善各项管理制度，也是大型企业保证管理科学性的首要要求，同时也是企业实现更好发展的基础保证。因此，办公室工作的主要内容也包括对于以企业发展为重点的管理规章制度进行组织建设。

2.4 业务档案的管理工作

在信息技术快速发展的背景下，企业的规模不断壮大也给大型企业的办公室工作提出了更高的要求。因此，在企业办公室的管理工作中，必须根据自身的特点对文书、人事、科技等大量的档案管理工作进行有效管理，从而更好地发挥企业档案工作所具有的价值，不断提高企业档案管理服务工作的效率。

2.5 日常事务的管理工作

要想提升大型企业办公室管理工作的效率与质量，就要保证日常事务管理具有较强的条理性。而办公室负责的日常管理工作，主要有值班工作、接待工作、印信管理工作、事记编写以及监督管理工作等。

3 新时期大型企业办公室管理工作面临的挑战

3.1 工作复杂

大型企业不仅需要处理企业内部管理的相关工作，在全球化进程不断加快的背景下，大型企业还需要处理大量的对外事务。而办公室作为大型企业进行信息中转及调度信息的关键部门，其往往需要承担综合协调性的工作，比较复杂。

3.2 办公自动化水平较低

一些大型企业办公室在开展管理工作的过程中，其所应用的还是较为传统的人力模式，主要由于办公自动化水平较低，导致自动化管理工作无法顺利开展。此外，还有一些办公室管理人员的综合素质及管理能力已经无法满足企业发展的实际需求，从而不利于开展相应的管理工作。

3.3 缺乏较强的服务意识

当前，大型企业办公室中仍旧存在一些服务意识与责任意识较弱的工作人员。办公室管理工作人员工作态度的衡量标准就是其服务和责任意识，如果办公室管理人员没有较强的服务意识，若有问题的发生，就必定会出现相互推诿的情况，从而会影响办公室管理工作的正常开展。

3.4 没有良好的创新能力

在新的发展形势下，信息技术水平快速提升，计算机以及自动化技术在社会的各个领域都得到了广泛应用，尤其在大型企业的办公室管理工作中也得到了广泛应用，也改变了办公室的管理工作。但当前大型企业办公室中的相关人员缺乏良好的创新能力，影响了管理工作的有效进行。

4 大型企业办公室管理工作的创新与实践

4.1 增强大型企业办公室人员的责任服务意识

办公室管理人员要明确大型企业的总体发展形势，通过积极转变观念，明确办公室管理工作的具体责任与任务，不断增强自身的服务意识，充分发挥其所具有的参谋助手作用，帮助企业领导建立更加规范有序的工作流程及秩序，确保能够更加科学地进行决策。此外，企业还要对办公室管理工作进行有效监督。督查同样是办公室管理工作的主要内容与职责，其能够使企业的计划以及工作任务得到有效落实。办公室在开展各项工作时要围绕企业的工作重心，通过构建高效的督查机制，促进企业不断进步。而各项工作的有效开展，都离不开办公室员工自身的综合素质。因此，要想保证各项工作的有效性，就必须重视办公室员工的职业能力及综合素质，特别要不断增强服务意识与责任意识。

4.2 有效处理突发事件，提升应急处理能力

随着现代化企业人性化管理理念的普及与应用，也要求企业在开展办公室管理工作的过程中，要有效落实以人为本的理念，并对思想进行统一，达到凝聚人心的目的。此外，办公室人员还要具备超前的思维意识，通过制订有效的应急预案，确保突发性事件能够得到有效处理。企业办公室还需要组建重大突发事件的应急小组，通过制定科学合理的应急制度与处理措施，为处理突发事件提供足够的保障。同时，在处理突发事件时，企业还要对资源及人员进行有效协调，从而确保突发事件能够得到及时解决。

4.3 落实档案管理工作

就当前我国现代企业发展的趋势与模式来说，企业要想使企业办公室的档案管理工作得到有效落实，就需要对现代化的信息技术进行有效的集合和应用，才能创新档案管理的方法及模式，并认识到档案开发宣传工作的重要性。此外，企业还需要加大员工的培训力度，使其能够更加熟练地掌握现代办公信息技术，不断提升办公室工作的效率以及管理水平。

4.4 提升办公室管理人员的综合素质

办公室管理工作是辅助企业领导开展企业管理的重要部门，因此对于综合管理能力具有极高的要求。因此，企业通过对于多种有利条件的积极拓展，持续开展岗位培训以及继续教育工作，使得办公室人员的主动性与积极性得到充分的调动，提升其自身的综合管理素质。此外，还需要针对当代企业发展新形式的创新与发展，充分的应用现代信息技术，促使大型企业的管理工作效率得到提升。

5 结语

随着社会经济的快速發展，对大型企业的现代化建设提出了更高的要求。同时，由于新型企业管理制度的出现，使大型企业的办公室管理工作面临着非常严峻的挑战。在此背景下，若想不断提升核心竞争力，大型企业就要重视办公室管理工作，通过转变思想观念不断提高办公室管理工作的效率，促进企业实现可持续发展。

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