如何利用财务共享信息系统提升大型企业的管理

郎倩

摘要：大型企业经历了快速发展之后，如何提高财务内控水平就变得非常重要，过去企业管理者往往通过选拔财务管理人员的办法解决，但是随着企业的不断发展，地域的不断扩张，标准化的财务共享信息系统的需求变得非常迫切，本文通过研究如何在财务共享信息系统中通过植入标准化的审批流、财务授权和统一的主数据管理等方法，加强企业的财务内控，从而提升企业的管理水平。实践证明，通过财务共享信息系统的建设和应用，不仅可以有效地解决财务共享的问题，对企业的管理提升，特别是企业管理中流程和财务授权的标准化，主数据的统一应用和管控，具有极大的现实意义。

关键词：财务共享 信息系统 大型企业

一、财务共享信息系统建设的背景和意义

随着集团多项目、多基地、多业务、跨国界发展格局的基本形成，给集团财务管理工作带来巨大的挑战。一是集团的快速发展，特别是多业务、跨国界、跨区域的分子公司的增加，导致财务管理难度加大，处在不同地域的公司财务基础工作的规范通过行政管理的方式显然已经不再适用；二是每家公司均设立财务部并配置完整的财务人员，导致公司成本的上升；三是大部分财务人员既做会计核算，又做财务管理，缺乏专业化分工所带来的高附加值，难以在战略财务和业务财务上有所作为。财务共享中心的建设从根本上解决了这个问题。

财务共享中心的建设，不仅仅是实现了人员上的集中，最重要的是建设了一套全电子化的信息化系统。当前国内外的财务共享服务已开始应用，其中以下几个较为典型的实施案例。摩托罗拉公司于1999年在天津成立“亚洲财务结算中心”，随着业务的扩大，更名为摩托罗拉全球会计服务中心，它承担了公司90%的全球应付账款业务。辉瑞公司作为全球最大的制药公司之一，在大连成立了全球财务共享服务中心亚太部分，将会计处理业务集中在此，如此各个国家的机构就能够专注于其核心业务。2008在西安，中兴通讯全球服务共享中心正式挂牌成立。将财务的基础业务向西安集中，将进一步促进集团管理降低成本、优化资源配置，提高效率，增强企业的核心竞争力。

宝钢集团是中央企业中最先实现财务共享的企业集团，中兴通讯在实现了财务共享之后，首先是实现了财务信息系统的统一，其次是财务人员减少了三分之一，有效地降低了成本，财务共享的实施，对宝钢集团规模化经营和提高上市公司的财务报告的质量，也起到了积极的作用。

高度集成各类财务应用软件，区分不同岗位对系统的使用，建立全集团统一的财务共享服务平台是很有必要性的。应用统一的财务共享软件，使财务信息与业务流程融为一体，可以有效地提高企业内部控制的水平。企业通过引进或自行开发的手段，使用财务与业务一体化的财务共享软件，实现对整个集团的经营管理全过程的信息流、财务授权、资金流、支付流的集成和数据共享，保障企业预算、结算、监控等财务管理工作规范化、高效化。财务管理信息系统是整个企业管理信息系统的核心子系统，加快财务管理信息化建设，不仅要对建立财务管理信息系统实行规划，而且，必须对整个管理信息系统进行整体规划。加强和提升会计信息化技术，创新财务管理，加强预算管理，完善成本核算制度，在财务管理方面摸索到了一条发展的有效途径，信息技术将为财务管理腾飞的翅膀。

财务共享信息系统对企业提高内控的管理作用：财务共享信息系统对提高企业内控的作用应该说是明显的，特别是对统一工作流、财务授权管理、主数据统一管理、费用标准控制、会计凭证规范、资金支付安全等方面，具有明显的管理提升的作用。

二、财务共享信息系统提升企业管理的主要途径

（一）统一支付审批模式，为大型企业集团快速发展奠定基础

对于大型企业来讲，快速的扩张，首先带来的问题如何将现有企业的管理文化和程序，快速的复制到新设立的公司或区域中去，并覆盖到全集团，信息化为此带来了可能。在现有的成熟和管理典范企业的管理经验的基础上，总结出一套成熟的审批流系统，并将它迅速复制到新设立公司中去，这样可以将现有的企业文化和管理迅速渗透到集团的企业中去，加强集团对这些企业的影响。财务共享信息系统通过在全集团实现财务共享，推广财务共享信息系统，可以以低成本的方式快速的实现财务支付流程在全集团的规范和统一，因此，财务共享信息系统不仅仅是一个财务的信息系统，更是一个管理的信息系统。

大型企业的快速发展，信息化和财务共享是内控的重要手段，特别是面向境外和偏远地区的快速扩张，企业的管理者往往更加倚重财务共享的信息化系统，因为这套信息系统中的审批流系统将使各公司的审批流趋于一致，也使新设立的公司能够迅速到融入企业的管理文化中来，同时也减少了新设立公司的管理成本

（二）统一管控的财务授权，是财务内控的重要手段

财务共享信息系统上线之前，各公司的财务授权主要是依靠人工控制，这样对于运行财务授权相对简单的公司来说，财务共享一般还可以清楚的记得每个部门经理和公司领导的财务授权，但是对于一些财务授权比较复杂的公司，财务人员往往很难记得清楚，例如有一些大型的公司，往往存在一个人有多项兼职的情况，一位领导在职能部门和在项目公司或分公司的财务授权会有所不同，有时在不同的业务领域财务授权也有所不同。在使用财务共享系统之前，往往将财务授权的审核责任赋予了财务核算人员，这样对财务审核人员的要求就非常高，在使用财务共享系统之后，财务核算人员不再需要审核每笔支付的财务授权，回归财务核算人员核算的初始职责。

一般企业的财务授权管理，是财务内控的核心内容之一，大部分企业均有财务授权管理制度，并且按级设置了财务授权体系，财务授权制度一般要经过公司董事会审批，事实上一般公司领导和董事会很难判断本公司财务部门制订的财务授权管理制度是否合理，是否在集团的框架之内，那么财务共享信息系统通过将集团统一的财务授权管理系统植入财务共享信息系统，各公司只需要在现有的框架内调整各岗位或人员的财务授权金额即可，这样做将有效将集团层的财务授权的管理的精神落实到各下属公司，有效地加强了企业财务的内部控制。

（三）统一主数据和财务核算信息管理，是财务信息系统标准化和快速复制的基础

统一的主数据管理是企业加强内部控制、统一管理标准，以及后续加强数据分析的基础，企业多个信息系统，必须要实现主数据的同步管理，从而使各个信息系统的主数据来源一致。

财务共享信息系统一般需要从公司的ERP系统中调用采购类的供应商主数据、客户主数据、银行主数据；财务类的预算主数据、会计凭证相关主数据等，笔者试图将财务共享信息系统变成财务核算系统的辅助系统，即将前端业务与财务核算业务通过一定的逻辑有机的结合在一起，这样可以有效地提高财务核算和支付的准确性和效率，也有效地降低财务作假可能性。经过研究表明，对于采购类、预算类、成本类等大部分的主数据的调用，一般在员工发起申请的时候就应该实现，这样就可以保证在整个流程中数据的一致性，但是对会计凭证和支付相关的主数据同步，也可以在财务核算环节实现。总之，对于主数据的调用，笔者主张在业务发生的第一步就实现。

财务共享信息系统的起点和终点应该都是公司ERP系统，中广核财务共享系统的主数据全部来自于公司ERP系统，包括ERP系统人资系统的组织机构、人员归属、人员级别，商务系统的供应商信息，销售系统的客户信息，财务系统的会计科目、银行信息等，主数据的一致是财务安全性和规范性的基础。

财务共享信息系统与公司ERP系统预算数据的同步，包括预算冻结和释放的功能，是实现财务共享工作的基础。众所周知，财务共享一般共享公司都分布地域较广，人员之间大部分并不熟悉，如果支付申请到了财务共享中心的会计核算环节，才发现记账的成本对象没有预算，再与业务财务或者发起人协调预算的调整，是非常困难的，因此在财务共享信息系统中，必须要设置发起环节预算冻结和会计环节预算释放的功能。

供应商支付信息的自动传输，企业财务共享中心，实际上是一个小型的银行结算中心，供应商支付信息从财务共享信息系统在银行的网银系统的自动传输，可以有效地保证支付信息的准确性，也彻底改变了公司出纳工作的流程，公司出纳将由操作人员，转变为资金审核人员，同时系统自动生成的支付信息，较手工录入支付信息，信息质量也有了质的飞跃。

在大型企业中，统一的主数据和财务核算信息管理，是企业财务核算管理的基础，也使财务信息系统的快速复制成为了可能，因为企业的信息化的实施过程中，将不再需要向一些业务和系统均不太熟悉的人调研所谓的系统需求，从而开发出来一套半成熟的系统，业务财务信息系统的实施已经有了标准版，信息系统实施容易只需要按照标准进行实施，后台审核人员也根据标准对实施的成果进行检查即可，财务信息系统的快速复制，也将极大地降低企业信息化的成本。

参考文献：

朱慧.提升管理水平 财务共享显初效[J].广东核电，2012（12-13），第5版.

（作者单位：中国广核电力股份有限公司）